我们所有人都生活在不断增长的消息和交流中。 围绕我们的技术越多，它就更容易吸引我们，吸引我们的注意力并要求我们的答复。 我们中的某些人处于极端情况下，每天有成百上千甚至数千封新电子邮件充斥我们的收件箱。 其他人则只需要处理日常工作，通常由几十条消息（SMS，WhatsApp等）以及Facebook，Twitter等社交帖子组成。无论如何，压力在所有平台上均存在，并且持续增长……呈指数增长。 这就是最近在行业中被称为信息超载综合症的信息，还没有为战斗提供真正的解决方案。
我将为Microsoft Outlook提供切实可行的生产力提示，以减轻电子邮件过载的困扰。
关于我的一些知识，作为Microsoft Cortana团队的组工程经理，我一直被发到收件箱中的电子邮件不断淹没。 在通常的一天，我会收到250多封新电子邮件，并且必须回复很多信息以跟上目标和正在进行的任务。 正如大多数跨国组织的企业员工所知道的那样，进入收件箱并继续做我们的“实际”工作是极具挑战性，令人沮丧和压力很大的。 我想分享一些我多年来一直在使用的个人技术和方法，这些技术和方法可以帮助我非常有效地解决收件箱泛滥的问题。
通过这些技术，我每天都可以达到“绝对零”收件箱状态，而不会跳过任何重要消息。 我还可以向许多人发送许多电子邮件，并有效地跟踪他们的响应和进度。 最重要的是，尽管消息大量涌入，但我仍然能够保持“处于事物之上”的精神状态。
注意 ：由于我的技术被证明是非常有效的，并且可以产生真实的结果，因此我亲自负责了Microsoft内部频繁的生产力研讨会，指导和指导员工如何控制其Outlook收件箱。 尽管如此，每个人都必须自己决定使用哪种方法，如何使用它们以及在哪里使用。
警告 ：这些技术需要实践和纪律。 您应该像平衡预算甚至使用牙线那样对待它们。 他们确实很容易被忽视，并回到原来的习惯，但是如果您设法使它们养成新习惯，您将获得巨大的价值……对于工作效率和工作生活平衡。 他们被证明对我有效，但可能需要进行一些调整以适合您的需求。
总之，我有3条规则（或步骤）来攻击您每天的电子邮件。 在这里，我们将从规则＃1开始，并将相应地发布以下规则，因此您可以了解需求并进行相应调整，而不会增加信息过载。
规则1：统一收件箱
我们必须记住，我们的电子邮件收件箱只是用于消息通信的一个管道。 我们还会收到语音邮件，文本，社交更新，走廊上的评论，冰箱上的便笺，在显示器上添加便条纸以及其他许多方式来管理需要我们关注的事物的全球“收件箱”。 我的尝试是将它们全部合并为一个收件箱，这是我的主要电子邮件收件箱。 我使用Microsoft Outlook，并确保所有其他“收件箱”都可以进入我的一个Outlook收件箱。 当他们要求我做某事时，我经常请朋友和同事“在电子邮件中给我发送快速笔记”，因为“当我坐在电脑前时，我已经永远无法记住它了”。 对于所有“其他”电子邮件帐户，我都有自动转发规则到我的单个帐户“收件箱”中。 我还在会议期间在笔记本上记笔记，但很快便将它们记录到发送给我的电子邮件中，以便以后进行进一步处理。 至于将不同项目放在不同文件夹中的Outlook规则，我有一个非常严格的规则：我只允许将不重要项目放在其他文件夹中的规则。 所谓不重要，是指我可能永远不会阅读的项目，因此不会造成任何伤害。 如果我极有可能需要阅读甚至回应某件事，那么它的适当位置将在我自己的且唯一的“统一收件箱”中。
目的很明确。 很难完成所有工作，因此至少要确保所有需要完成的工作都放在一个地方，而我并不需要追逐它。
对于第一步，您必须确保了解什么是重要电子邮件与不重要的电子邮件，以便可以使用适当的过滤器。 这第一个障碍需要仔细考虑和采取行动，但是它将立即将您的收件箱设置为仅包含您应关注的项目，而不是开始摆弄所有电子邮件只是为了了解优先事项。
从这里开始，将其实施到您的日常工作中，然后我们将转到下一步，即何时清洁收件箱以及如何清洁Outlook收件箱。
[此文章最初发布于Knowmail，这是一种针对电子邮件的个性化人工智能解决方案，可帮助专业人士专注于最重要的事情，以更少的精力做更多的事情，并平衡工作和生活。 了解有关Knowmail解决方案的更多信息]
