您是否想知道如何每天节省一个小时或更长时间来处理您的电子邮件收件箱？ 这很简单：写简短的电子邮件。 不只是短而短-最多不超过几句话。
实际上，没有太多情况需要新颖的电子邮件。 我认为，在任何合理的情况下，要求发送电子邮件的时间都不得超过一两段。 超出此范围的所有内容都应包含在附件中，而不是电子邮件正文中。
你知道谁写短邮件吗？ 这里是一个简短的列表：非常忙碌而没有时间写长回复的人。 同样，花了大约15秒钟的宝贵时间来回复电子邮件的人，您几乎可以保证，在发送回复后，他们再也不会想起特定的电子邮件了。
而且您知道谁写了很长的电子邮件吗？ 通常，它的人无所事事–一封漫长的电子邮件简直就是无用的礼物，发件人在电子邮件的主题，发送电子邮件的人或两者上都有大量的额外时间和情感投入。 找出您认识的人，他们会继续向您发送长电子邮件，您将开始注意到一种模式。
问问自己：在您的商务生活中，您想成为以下哪些人？
撰写短电子邮件还有很多其他好处。 如果您向某人发送一封很长的电子邮件，他们很有可能会将您的电子邮件放入某种“稍后回复”文件夹中，在该文件夹中，它可能会随同他们收件箱中其他被遗忘的电子邮件一起腐烂，这意味着您要么不会得到答复，或者可能不会像您希望的那样迅速得到答复。
写短电子邮件是一种技能。 简短地写任何东西都是一种技能。 如果您的电子邮件简洁明了，人们将逐渐认识到在撰写电子邮件简洁信息方面的技巧。 在当今世界，人们比以往任何时候都更加重视清晰和简洁。 他们在等待交通信号灯或公共交通工具时在移动设备上阅读电子邮件，并且真的不想在浏览过程中一页一页一页地向下滚动。
有时我们会被问到一个我们不知道该如何回答的问题，因此直接跳入一个漫漫的回答，而实际上并没有解决眼前的问题，这只是拖延的另一种方式。
因此，当您制作电子邮件时，在单击“发送”之前，请想象一下收件人在浴室时正在智能手机上阅读电子邮件。 您是在几行中清楚地指出了观点，还是想象它们在向下滚动时会斜视？
美国戏剧制作人戴维·贝拉斯科（David Belasco）居住在1800年代末和1900年代初，曾一度精打细算，传达了简洁的信息：“如果您不能在电话卡的背面写下您的想法，那么一个明确的想法。”
现在您已经知道编写简短电子邮件的好处，是时候将其付诸实践了。 不知道如何写一封简短的电子邮件？ 这里有一些指针。 首先，简短的电子邮件不是不礼貌的电子邮件。 它必须仍然包含当今社会所期望的所有美好之处：适当的问候，友好的语气等。
不要乱逛，相反， 在写之前要三思 。 假装您回到了过去手写或在打字机上打字的往昔的美好时光-可以回去删除页面上已有的内容的空间较小，并且为了获得完美无瑕的结局，您需要在第一时间正确处理所有问题。 这意味着在输入之前要花更多时间思考您要说的话。 考虑一下您想说的话，然后用最少的单词说出来。
为什么这样
有时我们会被问到一个我们不知道该如何回答的问题，因此直接跳入一个漫漫的回答，而实际上并没有解决眼前的问题，这只是拖延的另一种方式。 它使您感觉好像自己正在富有成效，而实际上您只是在绕开真正的问题。 首先考虑一下您要说的话，这会迫使您保持直率，而又不会无所事事。 这是一个没有做到这一点的人的令人讨厌的例子：
如果您不介意，请在抽空后查看所附报告，并让我知道您的想法吗？ 我真的很感谢您能提供的任何帮助或建议。
啊！ 这令人沮丧，甚至更糟！ 相反，请尝试以下操作：
请查看所附报告并发送您的反馈。 谢谢！
您仍然同时请了一个“谢谢”和“谢谢”，因此您既要礼貌又有礼貌，并且要直率而简洁。 在我看来，“谢谢！”上的感叹号使音调变浅，因此不会显得生硬或有力。
还有其他一些指针可以传达对电子邮件编写的掌握。 对于初学者，每封电子邮件始终坚持一个主题。 在一封电子邮件中讨论多个主题可能会导致混乱和延误，因为收件人只有在他们可以回答您发送的原始电子邮件的每个部分后才会回复。 如果您在一封电子邮件中问了五个问题，则必须等到收件人可以信心十足地回答所有五个问题（直到他们觉得自己有时间和足够的空间来解决您的长清单），然后才能得到答复。
该技术还使您可以很好地利用主题行。 许多人通过将主题行留为空白或写一些类似“嗨！”之类的东西来丢掉主题行，但这是收件人收件箱中宝贵的空间。 它与发件人的姓名以及日期和时间一起，是收件人在打开您的电子邮件之前将获得的唯一信息，并且它将构成他们决定是否首先打开您的电子邮件的基础。
如果您发现自己一遍又一遍地编写相同的内容，则可能是时候使用模板了。
因此，主题行成为唯一的变量，您必须在收件人收到邮件后立即影响收件人决定使用电子邮件的决定。 由于每封电子邮件的正文中仅包含一个主题，因此请继续将该主题放在电子邮件的主题行中。
假设您向同事发送一封电子邮件，其中包含五个问题：四个简单的问题和一个复杂的问题，收件人无法立即知道答案。 如果您将所有五个问题都放在一封电子邮件中，则可能必须等到收件人可以回答一个难题后，才能对任何一个问题进行答复。 您也可能会收到包含四个简单问题答案的答复，并承诺还会有包含第五个问题答案的其他答复。 由于您的电子邮件已被标记为已回复，因此这实际上可能永远不会发生。
另一方面，如果您发送了五封单独的电子邮件，每封电子邮件都包含一个问题，则收件人将能够回击简单问题的答案，并会提醒他们仍然需要回答第五个问题，因为该特定电子邮件尚未发送已回复。
是的，您可能会一次傻傻地创建全部五封电子邮件，但是稍后您可以在一个电子邮件线程中跟踪与每个不同主题相关的整个对话时，会感到很高兴。 您可以打赌，收件人会赞赏您的组织和远见卓识。
一个有用的工具，可以帮助您节省时间并在编写电子邮件时保持井井有条，是利用电子邮件模板。 根据您的工作和使用电子邮件的原因，您可能会发现多次发送同一封邮件的变体。 也许您从事客户服务工作，发现您一次又一次地回答了相同的问题，或者由于您要生孩子而您的家人，朋友和同事不断通过电子邮件向您发送更新信息。 无论如何，如果您发现自己一遍又一遍地编写相同的内容，则可能是时候使用模板了。
我非常乐于尽可能简化事务。 大多数电子邮件客户端将允许您创建一个模板，您可以自定义该模板，然后单击几下鼠标即可发送出去。 如果您想探索这一点，那么简单的Google搜索将向您展示如何设置适合您的模板。
我更喜欢使用老式的记事本文档来创建，存储和访问我的模板。 每当我发现要一遍又一遍写相同的答复时，就会将电子邮件的文本添加到模板文档中。
任何需要个性化的内容，例如收件人的姓名，日期或其他详细信息，我都用“ XXXXX”代替，这样我的眼睛会立即被这些空格所吸引，并且我不会无意间不经意地发送电子邮件个性化它。 之所以使用可自定义的记事本文档电子邮件模板，是因为我担心预制的模板（例如可通过Outlook或Gmail使用的模板）可能会在未正确自定义的情况下发送出去。
如果有人抱怨订单交付太晚，而我使用了预制模板，其中包含指向反馈表单的链接，该怎么办？ 我想要的最后一件事是让不满意的客户留下反馈，然后我才有机会解决问题并将其重新变成满意的客户。 因此，我更喜欢逐案粘贴在自己的模板部分中，同时仍然以与其他电子邮件相同的方式编写电子邮件回复，以便始终对电子邮件内容保持严格的控制。 如果您很乐意尝试将一封预先编写的邮件转换为电子邮件客户端中的模板，则一定要这样做。
简而言之，写一封简短的电子邮件是双赢的。 现在您知道该怎么做，您可能每天最多可以节省一个小时来处理您的电子邮件收件箱，同时看起来像是思想领袖。
