作为软件开发人员和前Scrum Master，他拥有10多年的行业经验，我参加并组织了无数次会议。 有些是有生产力的，有些则没有。
评估和改善会议文化是一项非常艰巨的任务。 这主要是因为不同的同事对如何召开会议有自己的看法。 他们的观点将受到许多因素的影响，包括他们以前的经验和开放性。
尽管如此，改善某些方面的第一步是要公开讨论。
由于会议文化是一个巨大的话题，因此让我们讨论一种特殊的会议：定期会议。
通常安排定期会议，因为它提供以下便利：
- 安排会议系列比按需连续安排单个会议要容易得多
- 设定每个人都必须遵守的固定时间要比在每个人的会议的日历上查找空白时间要少得多
- 一次预订会议室要比每次会议预订都容易
尽管给组织者带来了方便，但定期会议的费用却很高。 它鼓励某些负面影响生产力和工作满意度的行为：
它鼓励等待“同步”会议之间进行交流
状态会议是定期会议的一种常见形式，可以组织团队成员在固定的预定时间交换信息。
固定时间交换信息的动机从根本上来说是有缺陷的。
我注意到团队成员倾向于等到会议彼此同步。 我还注意到，对于人们在地理位置工作的分布式团队来说，这种影响甚至更糟。
能够在正确的时间获得相关信息是高效工作的关键因素之一。 等待“同步”点有以下缺点：
- 人们在任务执行过程中由于缺少所需信息而被阻止，因为他们等到会议上获取信息
- 人们做出次优的决定。 如果他们可以访问直到会议之前保留的信息，则决定可能会更好。
轮流参加状态会议很容易失去重点
通常，在状态会议中，会议中的人员会轮流通知团队其他成员有关任务进度的信息。
一些同事趋向于进入“报告模式”并在更新其他同事时提及不重要的事情。 一些同事会将会议作为自我提升的机会，尤其是在有经理在场的情况下。
当从事相同任务的不同同事重复相同的信息时，也会浪费时间。
当一个同事讲话时，并不能保证其他同事正在注意。 等待轮流发言时，只需进行分区即可。 我对此感到内。
当状态会议是在线会议时，更容易引起注意。 人们在电话中收听另一个同事时可以尝试执行多任务。
没有议程就逃脱
对于我们来说，向某人发送不带议程的会议请求会很奇怪，其描述为“让我们弄清楚会议开始时我们想说些什么”。
不幸的是，定期会议并非如此。 人们出席周期性会议是因为日历条目已经存在，即使议程不存在或不清楚。
人们出现，然后互相看，看看是否有人要说什么重要的事情。 有时候，人们说一些不重要的事情只是为了填补计划的时间。
仅抱怨重复会议的弊端而不提供其他解决方案是不公平的。 这里有2条建议：
建议1：根本不安排状态会议
取消状态会议将鼓励团队成员在需要时主动相互沟通。 该团队将发展和制定临时交流策略。
理想情况下，它将导致信息推送和信息拉动。
当团队成员需要相关的信息（例如他所依赖的另一个任务的状态）时，自然就会产生信息拉动。 团队成员将通过与其他同事联系来积极寻找信息。
信息推送更多是需要建立的最佳实践。 当团队成员具有相关任务的状态更新时，他们应主动将信息推送给其他团队成员。
立即更新跟踪工具（例如Scrum Board）也是使其他人了解进度的一种好方法。
建议2：仅在需要时安排活动的工作会议
会议并不都是邪恶的。 在某些情况下，会议比异步通信方法（例如电子邮件）更有效。
在积极参加会议的水平很高的情况下，例如在以下情况的会议中，会议是有效的：
- 讨论具体问题
- 做出决定
- 集思广益，寻求新想法
在这种情况下召开会议，并避免在主动参与水平较低的情况下安排会议。
改善会议文化是对我们的工作产生巨大影响的事情之一。
在组织会议时，我们可以问自己一个问题：我们这样做是因为它对我们作为组织者来说是方便的，还是对整个团队来说都是方便的？
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