电子邮件仍然是最普遍的商务沟通形式。 实际上，随着更多工具（聊天，任务管理，客户支持）进入市场，我们收到的电子邮件数量继续增加。 收件箱满了就像负债累累。 它隐约可见，不断地被安装，需要清除。 就像债务一样，如果可能的话，最好完全清除收件箱。
管理电子邮件也有点像锻炼。 这是关于保持良好习惯，避免不良习惯并留出时间充分注意它。
以下是我们在2019年进入零号收件箱的注意事项：
要做
进入“收件箱零”的第一步是仅关注重要内容，并将其他所有内容存档。 考虑电子邮件是否值得保留在收件箱中的一种简单方法是问自己三个问题：
- 我需要回复此消息吗？
- 我在等待对此消息的回复吗？
- 这封电子邮件是否包含一些知识，可以帮助我完成工作？
如果对这三个问题中的任何一个回答为“是”，则将电子邮件固定（或加注星号）。 如果您对所有三个问题的回答均为否，请立即将其存档。
2.分流和暂停
固定和存档后，您现在已经拥有需要处理的电子邮件。 您有需要回复的电子邮件，正在等待回复的电子邮件以及可能提供有用上下文的电子邮件。
您需要回复：
如果您需要回复固定列表中的电子邮件，请问自己一个快速的问题： 这是快速的回复，还是我需要在思考之前进行思考？ 如果是快速消息，请立即回复。 不要拖延或让它污染您的收件箱。 只需快速做出反应即可。 无论谁正在阅读它，无论如何都可能不想阅读很长的电子邮件。
如果这是一条长消息，请在日历上安排一段时间，以便您回复较困难的电子邮件。 延后电子邮件，直到此日历块为止，然后您将进行回复。
您正在等待回复：
如果您正在等待某人回复电子邮件，请暂停电子邮件直到您期望得到答复为止，或者如果该时间已经过去，请对该人执行ping操作。
3.分批处理电子邮件
随着我们在工作场所使用的工具和应用程序数量的增加，很容易淹没在通知中，并打破了您在工具之间的专注切换。
如果您允许自己在收到电子邮件时进行答复，则每次都将支付上下文切换的费用。 研究表明，当您中断另一个任务（阅读或回复电子邮件）时，您的工作效率降低40％。
一些简单的处理电子邮件的方式：
- 如果您在火车上通勤，请使用通勤来固定和存档
- 在办公室的前10分钟或午餐中，进行分类和小睡
- 在日历上安排不连续的时间，以响应您处理过的较长的电子邮件
4.在工作中打开“请勿打扰”模式
正如我们已经讨论的那样，上下文切换是生产力的巨大障碍。 如果您已存档了无关紧要的内容，将其余内容进行了分类，并浪费了大量时间来处理电子邮件，请不要让您的手机通过发送通知来分散您的注意力。 在工作时关闭移动通知，或打开请勿打扰模式。 如果有人迫切需要您的答复，他们会打电话给您或找到您。
5.无情地过滤和退订
如果您要在工作中维持“收件箱归零”功能，请为所有促销和社交电子邮件设置过滤器。 您不需要响应他们，您不需要等待响应，它们可能对您的工作没有帮助。
放在一起
不要
就像睡个好觉一样，您永远不要贪睡太多次。 仅在等待回复或预留特定时间来回复电子邮件时才暂停。 除此之外，您可能只是在拖延。
2.不要过度组织
从理论上讲，对您的所有电子邮件进行完美分类听起来不错，但浏览复杂的文件夹和标签迷宫可能不值得。 您在每封电子邮件上的每次触摸或标记都会使收件箱归零难度成倍增加。
3.不要保留超旧的电子邮件
如果30天内没有回复，则可能是没有回复。 您可以将电子邮件暂停到计划实际响应的时间，或者将其存档。
想要付诸实践吗？ 专论者可以提供帮助
我们构建了Monolist，以帮助您管理从工作中使用的所有工具（包括电子邮件）中获得的似乎永无止境的任务列表。 在某种程度上，这意味着帮助您进入Inbox Zero。 不仅用于您的电子邮件收件箱，而且还用于所有工具。 我们将其视为“ 全球收件箱零” 。
使用Monolist进入“全局收件箱零”：
- 同步您所有工具中的任务，无论是您需要回复的文档中的注释，还是在其他应用中分配的任务。
- 固定重要的任务和电子邮件，使它们位于收件箱的顶部。
- 暂停任务或稍后处理或响应的电子邮件。
- 当您需要跟进某人时，无论是电子邮件，过期任务还是Slack消息，都会收到智能提醒 。
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