如何使用敏捷工具来管理个人计划小小书 XXshu

在与IT项目中的Agile和Scrum紧密合作之后，我发现用于软件团队开发的原理和价值观也适用于个人项目。

工作中的敏捷是什么？

敏捷是将大型项目分解为较小的阶段，测试假设，进行短距离试验和工作。在敏捷中，错误不是世界的尽头。正面和负面的经验都很重要。通过获得负的中间结果，可以得出结论，快速纠正进一步的动作并改变运动到目标的向量。

如何将敏捷应用于生活？

确定目标，将其分解成短距离，定义清晰的动作，观察过程中的感受并分析中间结果。现在，我将告诉您我为自己选择了哪些工具以及如何将其用于个人项目。

步骤＃1-项目的目的。 高水平的目标。

众所周知，实现正确的目标比实现数十个目标重要得多。人们经常跳过计划阶段，立即抓住工具，以在最短的时间内完成最大数量的案件。我也是那样。我没有在初始阶段就此时此刻需要什么以及将来要达到的目标进行思考，而是写了疯狂的待办事项表，并尝试将它们全部塞进去：健美操，英语，驾驶，风格，个人品牌，宠物坐着和一百万个家务活。

步骤＃2-确定时间储备和限制。

我们经常说，在周末，我们将完成所有未完成的任务，甚至征服世界。但是，这永远不会发生。为什么？因为我们在计划自己的时间时过于乐观。

说实话，我使用了一个时间跟踪应用程序一周。现在我知道我花了几个小时睡觉，花了几分钟时间，花了多长时间洗澡，花了多少时间上网，以及我真正投入了多少时间。

之后，我将分配给个人项目的时间与我的高级目标进行比较。如果我有一个目标“要达到世界统治地位，到年底时拥有数十亿美元的收入……等等”，并且每天只有1个小时专门用于这一目标，那意味着我设定了一个无法实现的目标。这合乎逻辑吗？

然后，我查看我的时间成本，并尝试为优先目标找到更多时间。毕竟，即使当我们说我们什么也没做时，这种“任何”都不是“任何”。我们一天24小时工作，他们都忙于一些事情！因此，为了腾出时间来做某事，必须取材于“某物”。

在时间跟踪中，我发现即使我几乎没有时间在社交网络，YouTube和其他娱乐频道上，但我每周仍在电视节目上花费大量时间。每天几乎都难以察觉，但是超过7天它就累加了。我的节目不只是在后台播放；他们都“有意义”。我只用外语观看它们，以保持语言水平，但是尽管如此，这段时间还是可以花在更重要的任务上。当然，没有休息就不可能生活，但是为什么不将观看时间减少一半。下班后晚上应留一个系列，而在周末则不应花时间观看，因为没有必要下班。

我们还能找到哪些其他储备？如果您没有明确的每周计划，则可以减少准备食物的时间，减少早上的例行时间，还可以填写排队等候和运输中的“窗户”。您还可以考虑如何在不损失收入的情况下优化当前工作的时间。

因此，我可以看到一张图片，我可以花多少时间来实现主要目标，以及在最近的将来可以找到多少。

步骤＃3 —定义积压任务。

接下来，我概述了所有需要完成的任务。例如，我的第一个项目是敏捷教练。我需要与客户L约会，安排时间致电客户M，在博客中写文章，写信给N组织，并询问志愿服务的机会等等。我在周日晚上进行此操作，以热情地开始周一的早晨。

我喜欢纸质笔记本和贴纸，但对于那些喜欢应用程序的人，我建议Trello或Asana服务。

待办事项与常规任务清单有何不同？在待办事项列表中，记录了所有内容（甚至与美发师约会并取出垃圾）。积压仅用于项目任务。待办事项列表没有结构和时间限制，但积压列表却有。

每个项目都有自己的待办事项。任务不会相互混合。任务应明确定义并划分为子任务。例如，短语“准备演示文稿”无效。确定执行此任务所需的时间以及制定最终结果非常困难。

如果将此提法分解为一系列子任务，则计划变得更加容易。例如：定义演示文稿的目标，定义为演示文稿分配的时间和幻灯片的数量，提出结构，找到幻灯片的内容和图片等等。通过这种格式，动作变得简单，可度量和可理解。

步骤＃4 —确定每个任务的时隙。

如果您希望自己的计划切合实际，则需要确定完成每个任务所需的大概时间。人们往往会低估他们在每个任务上花费的时间，因此我总是写下估计的时间，然后再加上30％。我知道有些人需要将估计时间增加200％或300％。

它有助于估计项目所需的实际时间，然后将其与我们在步骤2中确定的时间进行比较。如果在一天中您取消了会议或在特定任务上花费的时间少于预期，则可以轻松确定列表中可以在此期间执行的任务。

步骤＃5-优先级排序。

MoSCoW（必须，应该，可能会很高兴）

宁愿创建列表而不是分析图表的人也会喜欢这种技术。

MoSCoW作为一种优先级排序方法，用于决定先完成哪些需求，哪些必须随后完成，哪些要排除。一切“必须”都是不可商量的。因此，有一种诱惑将您的一半任务标记为“必须”。不建议这样做。例如，如果我们正在谈论学习英语，那么我需要付钱给一位英语老师，否则将没有人可以与之共事。这是“必须”。我需要买教科书。这也是“必须”。另外，我“必须”每周至少两次注册课程。其他步骤不被认为是“必须”，因此我将它们分为“应该”，“可以”和“很高兴拥有”。

“应该”比“必须”硬一些。我应该每周至少有5个小时学习一门外语，进行基本练习并每天学习最少的单词。否则我不会有理想的结果。

在“可以”中，您可以编写需要完成的任务，但是，如果今天或不久的将来未能完成任务，则不会发生任何致命的事情。例如，除了主要任务外，外语导师还给了我一本原始语言的书。在下一堂课之前先阅读它是非常可取的，但是最好先完成基本练习，并在完成“必须”和“应该”列表中的所有项目之后阅读本书，即使这可能发生不迟于下周结束。

“愿意”包括我想做的愿望，但现在没有必要了。这可能会在将来延迟。例如，我想每天看一部外语电影，但是如果我不得不不断地牺牲睡眠或运动习惯，最好把它放在不那么忙的时候或完全放弃。

艾森豪威尔矩阵
我更喜欢列出列表，但是对于那些喜欢图表的人，我建议使用艾森豪威尔矩阵。这是一个出色的可视化工具，可帮助您确定哪些任务优先，哪些只是分散注意力。

艾森豪威尔矩阵如下所示：

帕累托原理或先吃甜点。

帕累托原理（也称为80/20规则，少数人定律或因子稀疏性原理）指出，在许多事件中，大约80％的影响来自20％的原因。

在确定了每个任务的重要性之后，我便开始根据工作量和结果的平衡来评估任务。例如，我已经说英语很好，而且我很容易记住电影中的短语。下周，我有几个优先事项：做语法练习，阅读文章和学习10个短语。首先，我会看一场电影，很有趣，也许我会毫不费力地记住多达20个词组。这意味着在1.5小时内，我的词汇量中至少会获得10个短语。我将最后阅读该文章，因为它花费了我更多的时间来完成它，并且结果需要更多的精力。

周日计划和周五审查

很多人在星期一早上做计划，但是我最喜欢的时间是星期天晚上。

我一般喜欢晚上计划。即使当我睡觉时，我的大脑也可以下意识地执行我的计划，而我会为新的一天感到兴奋。如果我在晚上计划，我会比计划早起，为实现拿破仑的计划充满力量。我什至有一种感觉，在睡觉时，有人会向我内倾泻能量，所以我有足够的精力去做打算做的事情。如果我晚上什么都不打算，早上不准备，那么我醒来会很头疼，并且渴望整日徘徊。感觉好像没有计划就没有必要为身体补充能量。

我以前讨厌星期日。一切在周日晚上关闭，您不能去电影院或迪斯科舞厅，即使它是开放的，也很少有人愿意陪您，因为前一周的工作非常艰辛，每个人都需要节约能源。

后来，我得出结论，星期日可以理想地用于计划。我坐下来，放松，想象一下我将在五天内完成的工作。在清楚地看到了未来之后，我回到现在，并就如何在星期五之前实现预期结果制定详细计划。为了现实，我通常会选择一周中的三个主要任务。星期五到了，我总结一下一周。我分析已取得的成就，失败的事物，最重要的是出于什么原因。我定义了2–3个领域，其中一切都很好，或者2–3个客户都处于理想状态，而2–3个区域或2–3个客户，情况并不理想。我在计划下周的周日考虑这一点。

步骤＃6 —冲刺。

为了计划冲刺，我使用看板。看板是我桌子前面的墙。

我将隔离墙分为四个部分：“待办事项”，“处理中”，“外包”和“完成”。我使用代表每个项目的不同颜色的标签。
我计划每周冲刺。在星期一，我将所有任务放在“待办事项”列中，理想情况下，所有内容应在星期六前移至“完成”列。为了跟踪完成一项任务真正需要多少时间，我使用Toggl或Clockify时间跟踪器。

我每天都从修订开始。我问自己3个敏捷问题 ：

我昨天做什么？
我今天要做什么？
我看到障碍了吗？

之后，我分析我的积压工作，清理一些任务，并添加一些新任务。星期五，我进行回顾。我问问题：

一切顺利吗？

什么不好

我如何改善自己的进步？

有时我不等到星期五。在与客户会面后或收到评论/信函或评论后，我将立即进行回顾。这些简单的工具集可帮助我在工作与个人生活之间保持平衡，并与自己保持和谐。

钉是一种实验。

在敏捷软件开发中，高峰是一个故事，直到开发团队进行有时间限制的调查后，才能估算出来。峰值的输出是对原始故事的估计。

在我的个人计划系统中，我会定期安排实验。例如，如果我参加运动，为什么不尝试一个星期的新饮食或新运动，突然之间，它将帮助我以更少的精力来达到预期的效果。如果在一周中我知道这些运动不适合我，那么我将在星期一恢复原来的饮食和运动。这不会是世界末日，我只是得出结论，这种饮食或这些锻炼不适合我。

我在这里写了很多关于工具和技术的文章，但是所有这些的目的不是仅仅专注于成就，而是相反地，将最少的时间花在任务和项目上，而将最大的时间花在现实生活上！

原始出版物https://hundreddares.com