前一段时间，我安装了RescueTime，并开始跟踪我的工作时间以及是否可以做得更好。 让我惊讶的一件事是，我在“通信”类别中花费了多少时间。 过去，我甚至花了10％至15％的时间，但现在我设法使这些数字介于6％至10％之间。 这是我12月份报告的屏幕-与客户和其他开发人员沟通需要大约10个小时。
我的时薪是50美元，因此通过改善沟通，我每月为客户节省了250美元左右 。 但是，我们的电子邮件，电话和其他计划仍需花费500美元。 而且这还不包括在重要工作中收到消息时发生计划外中断的成本，或者由于描述欠佳而不得不花时间研究如何重现此错误的时间。 因此成本肯定更高。
最重要的是，我的大部分沟通都是针对单个开发人员到客户端环境的。 当您有更多的开发人员时，一天中的交流会很大，因此潜在的节省会更大。
让我们来看看如何减少这些费用并改善我们的沟通渠道。
设置不同场景的通讯渠道
让我们从基础开始。 保持您的沟通渠道井井有条。
相信我，当我通过电子邮件收到一个错误报告时，在一个闲暇的渠道中收到了另外两个错误报告，而在通话结束时偶尔提到了一个错误报告-我很可能会错过其中的一些错误报告。 我还需要一些额外的时间来写下详细信息。 因此，解决漏洞的第一步是为项目中可能发生的各种情况设置所有通道和流。 他们来了：
- 任务委员会（Trello，Jira，Asana）
围绕任务和错误报告的异步通信 - 实时聊天或通话（Slack，Skype）
团队成员之间的一对一对话 - 预定会议（环聊，缩放，Skype）
使您的团队与当前问题和工作计划保持同步 - 私人通讯员（电话号码，Facebook，Twitter，WhatsApp，Snapchat）
团队成员不在身边的紧急情况。 仅在发生火灾时使用。
列表不大，对不对？ 但是您是否注意到缺少电子邮件 ？ 只能说永远不要使用电子邮件，它是邪恶的，已经使用了30多年，并且没有任何价值。 我不想花太多时间争论这个问题，所以让我分享一下典型对话的样子。
这封电子邮件涵盖了大约10种不同的内容。 我花了20分钟来处理它并写出答复。 更不用说将事物保持在适当背景下的所有意志力。 当我要处理这些项目时，我仍然需要回到这里以确保我不会错过任何东西。 因此，最终， 它的成本约为20美元-昂贵，对吧 ？
通过任务沟通
如果您只需要从此博客文章中删除一件事，请接受此内容。
您应该将大部分沟通保持在任务板上。
我在远程环境中工作，但对于任何团队设置而言都是如此，因为没人喜欢在重要工作中被打扰。 停止我当前正在做的工作以回答一些问题，然后再接再做剩下的工作，这很耗时。 因此，我们应该尊重彼此的时间，并尽可能通过任务板进行交流。 此通道的典型方案是：
- 应用中发现新问题/错误
- 客户对当前构建功能的反馈
- 开发人员对任务的疑问
如果您没有任何系统或不喜欢您当前使用的系统，我建议您使用Trello-它是免费的，易于使用的，并且很多人都知道。
使您的消息简短准确
可以帮助您改善团队沟通的另一件事是使您的消息和评论准确而简短 。 任务描述和注释应该准确—考虑他人完成任务并将其提供给他所需的信息。
“应用有时会在订单屏幕上崩溃”
与
‘当为user=user@example.com订购ItemId = 33时，应用程序崩溃。 他正在使用iPhone 6’
第一个不是很有帮助，肯定会引起开发人员更多的问题。 第二个显然更好，它将减少要处理的消息数量。 也许附加您与客户之间的电子邮件通讯，以便提取更多信息更加容易。
您还应该使消息尽可能短，以便其他人可以专注于真正重要的事情。 无需为特定的错误或功能提供详尽的背景故事，因为它们只会使图片模糊。
听起来似乎有些琐碎，但请相信我， 发现错误很耗时，而且由于沟通不良，我有很多次在完全错误的地方寻找错误。
在所有人都可用的情况下就聊天/通话时间达成协议
到现在为止，您希望与我达成一致意见，即中断某人的工作成本高且不利于他们的工作流程，但您仍然需要选择讨论有关任务，项目等的事情。对我而言，最好的解决方案是使用2–3一个小时的交流窗口，当每个人都可用并准备直接交流时 对我来说最好的时间是下午2：00–5：00。 早晨，当我有新主意时，我可以处理许多繁重的工作，而下午，我通常会处理一些较简单的任务，因此我也更容易处理沟通。 我想这是让您的团队遍布全球的另一个好处-因为我的项目尊重沟通窗口确实很容易，因为在美国，我的大多数客户比我晚6个小时，这是我们唯一可以联系的时间。
限制会议数量并提高会议质量
当我阅读其他人的博客和Twitter帐户时，经常看到的另一个漏洞是会议。 没有人真正喜欢他们并从中受益，但令我惊讶的是，仍然有许多团队使用它来同步。 会议是最昂贵的交流方式-算一算。 让4×50 $的开发人员聊天1小时会花费您250–300 $左右 。 不，我没有误算-我只是增加了停下来恢复工作的时间。 而在会议的最糟糕的部分中，大多数情况下只有两个人在讨论某些与坐在那里的其他人无关的东西。 因此，这里有一些节省会议费用的技巧：
- 明确会议主题并坚持下去。
- 只邀请对此主题感兴趣的人。
- 保持简短的会议-15分钟的通话没错。 我个人的喜好是每次会议15-30分钟。
- 尊重其他时间，不要迟到。 我们所有的时钟都是同步的，因此3:00 PM会议从3:00 PM开始，而不是3:04 PM。 每分钟的费用。
- 使用视频使每个人都专注于会议。
- 并且请确保所有人都有正确的互联网连接。
分享紧急联系方式
到目前为止，我们已经涵盖了您项目中的所有常规通信场景，但是我们需要为意外做好准备。 偶尔会发生一些非常糟糕或重要的事情，您需要紧急联系您的团队。 在这种情况下，请确保您拥有所有可能的通信者ID（短信，电子邮件，WhatsApp，Facebook Messenger，Snapchat），当您的服务器关闭且客户感到愤怒时，一切都很好。
但是请记住， 这是一个紧急通道，请不要太频繁地使用它，因为它会失去目的，人们会开始无视它。
摘要
团队沟通是项目的重要组成部分，需要花费一些时间才能正确完成。 尽力而为是有益的，最终可以节省很多钱，所以不要担心花费时间来固定您的通信流程-刚开始时可能很困难，但是值得为此而烦恼。 这里的基本规则是尊重彼此的时间 -一旦将所有内容放在这种背景下，所有事情都会变得更加容易。
因此，让我们总结一下：
- 停止与团队一起使用电子邮件
- 通过任务板上的任务进行沟通
- 设置直接通讯时间窗口
- 更少和更短的会议，更高的质量
- 设置紧急联络渠道
阅读本文后，您觉得这有帮助吗，并与您的团队进行了一些更改？ 如果是这样， 请分享并让我知道如何进行 。
谢谢阅读！
仅供参考： 这篇文章最初出现在我的网站上 。
