首先，让我说一个成功的时间管理系统更多的是思维方式，而不是工具。 设定正确的期望比跟踪日期更重要。 我在随附文章“ 通过满意度实现生产力”中对此也有自己的看法，该文章也链接在本文末尾。
这里列出的时间管理过程简单，免费，并且已很好地集成到我们许多人已经在使用的工具中。 目的是制定一个完整，简单且令人满意的过程，（或多或少）任何人都可以立即使用。
纪念任务和承诺。
任何体面的时间管理系统背后的基本思想是将我们身上出现的所有“东西”变成可行的任务，然后以逻辑方式有效地处理这些任务。 在“简单时间管理”中，每个“东西”都变成了任务，变成了便笺或被丢弃。
基本任务有两种：“项目”和“背景”。 将我们推进到特定目标（例如“找到工作”或“完成我的任务”）的任何事情都是“项目任务”，并最终成为我们的项目任务列表之一。 这些往往是一次性的和临时的。
我们维持自己的位置所要做的事情是“后台任务”。 这些通常捕获诸如“纳税”之类的外部需求或诸如“换油”或“运动”之类的维护任务。 后台任务通常是重复执行和计划的，因此最终出现在日历上。
最后，我们想记住但没有立即采取行动的内容将降为注释。 我们将其包括在我们的系统中，因为注释是由生成任务的相同输入生成的，因此它们自然地会合并在一起。 同样，有效的执行需要专注，将随机的想法从头脑中转移到音符中是提高专注力的关键技术。
1）项目任务的四个半清单。
- “下一个机会”列出了我确定接下来需要处理的1-3个项目。 保持此列表很小是能够快速回答“下一步是什么”的关键。
- 很快列出了不超过8个需要留在我的雷达上的物品。
- 中期业务和中期个人是我想在“过长的时间内”完成的一到两个项目的列表。 我发现将这两个部分分开很有用，因为我知道我最终会为每个个人任务推进大约四个业务任务。
- Deep Freeze适用于“某天”的事情。
在每个列表中，将根据粗略的优先级对项目进行排名。 在“中期”和“深度冻结”列表中，优先级通常是宽松的，对于“下一个机会”和“很快”列表而言，优先级更为关键。
2）时间敏感的承诺和定期任务的日历。
我使用事件来阻止时间来执行特定时间的承诺，例如会议和家庭承诺。 某些人可能还会发现，在日历上推迟特定项目或任务的时间作为视觉提醒和推动和/或宣布“无干扰”时间段很有用。 就我个人而言，我更喜欢将任何不受阻碍的时间都视为进入任务列表的时间，但是个人的喜好和环境会有所不同。
我还将周期性定期“任务”用于所有定期背景任务，例如“服用维生素”，“更换AC过滤器”和“检查电子邮件”。 将这些任务放在日历上，就可以看到我们每天所承担的后台/开销负荷。
3）外部存储器。
最后，我记下“故事创意”，“乐在其中”，“观看电影”等内容。在这里放置不是特定任务的思想，但在某些时候可能会导致或融入任务。
的过程。
1）早上入住。
这里的想法是感受一天，选择我们的第一个任务。 这涉及查看“下一个机会”任务的非常短的列表以及日历中安排的任何特定时间的承诺。 开放空间提供了我需要花多少时间从事项目的想法。
2）过程输入通道。
“输入渠道”产生任务或承诺。 我的个人频道主要是我自己的想法，电子邮件，面对面的互动，Slack，专业文章（大部分来自Medium）以及一些社交媒体。
尝试触摸每个输入项目一次并对其进行分类：
- 这是我可以忽略的东西吗？ 还是无事可做？ 删除输入项目，不执行任何操作。
- 这是我需要立即处理的事情吗？ 采取措施并删除输入项目。
- 否则，这是我需要或想要解决的问题。 捕获任务的下一步，或记下笔记并删除该项目。
检查每个频道都是我日历上的提醒。 这样，我可以直观地管理输入处理的频率和时间。
3）策划项目列表和日历。
定期整理任务和承诺很重要。 最明显的是，随着项目任务的完成，我们将需要推进新项目。
您还希望偶尔清除不再相关的长期任务，并查看并重新平衡经常性承诺。 目标是使所有内容保持比例。 每天都可以做的承诺，并有适当大小的积压。 （确切的外观取决于您的个人风格和背景。）
4）花时间在流程上。
您的时间管理过程决定了您的效率。 它本身应该是低开销的，并且始终可以产生良好的结果。 您是否花费太多时间来管理流程？ 您是否一直在寻找下一个任务的“下一个机会”列表之外的对象？
然后改变一切！ 在时间管理过程中，存在很大的差异性和个人品味空间，可能要花费数月甚至数年才能最终适应对您而言合适的事物。 关键是要开始。
推荐工具。
以下工具非常适合此处介绍的过程。 它们彼此之间以及与许多其他第三方工具很好地集成在一起。 每种都有Web和移动版本。 因此，它们是一个很好的起点。
Google日历具有事件，“可用块”，并集成了特定时间的任务。 周期性的周期性任务非常适合诸如“检查GitHub通知”，“替换AC过滤器”之类的后台任务。在典型的一天，我最多会有两个事件和12–20个针对时间的任务。
与不同组（例如部门或不同客户）进行调度时，多日历功能也很方便。 Google日历与其他Google和第三方产品很好地集成在一起。
Google任务是一种将任务组织到不同列表中的简单方法。 非常适合“ 4.5列表”方法，使您可以轻松地在列表之间移动任务。 此外，我将所有计划任务（定期任务和一次性任务）保留在单独的“计划”列表中。
Google Keep是一个简单的记事组织工具。 它对于维护前面讨论的“外部内存”非常有效。
尽管电子邮件是该过程的关键输入，但GMail并不严格涉及时间管理本身。 我之所以推荐它，是因为GMail除了是出色的常规邮件阅读器之外，还与Google Tasks，Keep和Calendar集成良好。
最后的想法。
那里有大量的时间管理系统。 我在这里介绍的是对我有用的方法。 它简单，免费，并具有许多其他良好的品质，但是这种事情主要取决于口味。 随时尝试并找出您喜欢什么以及对您有用的东西。
实施成功的时间管理实践不仅仅在于这里讨论的基本要点，还在于思维定势。 因此，如果您还没有的话，您可能想看看配套文章“ 通过满意度实现生产力” 。
本文经过编辑以反映Google应用程序生态系统中从（基于收件箱和日历的）“提醒”到（基于任务的）“任务”的转变。
