“我真的需要为此吗？”“那是什么意思？”“我生命中还有一个小时无法回去。”“哦，不，请，请不要问另一个问题。”
如果您曾经因为另一场乏味的团队会议而无声无息地喃喃自语，那么您并不孤单。 根据内布拉斯加州大学的研究人员*，每天举行超过1100万次工作会议，仅在美国的企业每年因无效会议而浪费的资金超过370亿美元！
遗憾的是，所有太多的会议都浪费了预算，时间，精力，士气和动力，但事实并非如此。 如果您采用一些最佳实践，则团队会议可以是高效，有效，有用和激励人心的。 而且，Infolio可以提供帮助。
使用Infolio可以通过以下四种方式减少所需的会议数量，并帮助您充分利用自己的会议。
＃1 将会议计划为“协作目的”中的积极练习
运作良好的企业了解有效的会议不仅仅是向被动的听众“仅传输”信息交流。 会议绝不是一个人“滑鞭打”一个充满演讲的会议室的机会。 相反，会议应该是具有协作目的的对话。 高效的会议通常需要事先分配议程，满足目标和背景信息，并要求团队成员预先阅读信息并积极参与会议的协作目的，而不是被动地听。 会议的结果应该是在会议结束之前，每个与会人员应采取的一系列行动。 这些动作通常包括制定计划，记录和发布注释以获取新见解，做出决策以及任务的分配或执行。
使用Infolio，无论是视频，白皮书，原始数据，以前会议的笔记还是更多内容，共享会议前信息都非常容易。 任何对会议的协作目的至关重要的材料都可以加载到项目的可视化板上，以供团队成员在开会之前进行摘要和讨论。 通过促进会议信息和目标的提前共享和讨论，以及使重要的见解和行动易于记录，Infolio允许团队成员有效，实时或异步地参与，以实现会议的协作目的。
与此相关的是，任何团队成员都不必经历被迫参加他们本不需要参加的会议的那种令人毛骨悚然的挫败感。 除特殊例外外，团队负责人仅应邀请对实现会议的协作目的至关重要的成员。 使用Infolio，仅可以根据需要引导会议邀请。 而且，通过促进提前共享和讨论会议信息和目标，Infolio还可以在团队成员完善会议的协作目的时无缝地添加或减少会议参与者。
＃2。 根据需要存在的基础邀请团队成员
由于Infolio是会议信息，见解，任务和决定的唯一真实来源，因此它使您可以限制“实时需要”发送实时会议邀请。 其他团队成员可以在日程安排允许的情况下根据需要提供对时间不敏感的输入，并通过进入Infolio会议工作区来保持最新。 团队成员永远不必经历被迫参加不需要参加的会议的痛苦感觉。
＃3。 记录会议记录，以供所有人使用，而不仅仅是别人重新阅读
在良好运行的会议上做笔记时，绝不应仅限于记录团队成员所说的话。 是的，这是开会笔记的目的，但是借助Infolio的协作工具，他们可以完成更多的工作。 Infolio将会议参加者从其记录笔记孤岛中拉出来，并将其从字面上和功能上放在同一个页面上，以实现他们的协作目的。 结果是功能性，交互式的信息收集，团队成员在会议期间当场贡献了这些信息（例如，分配任务，设置期限等）。 此外，在会议结束后，可以协作使用Infolio工作区来跟踪进度并共享后续想法和问题。
＃4。 异步通信并随时随地跟进
当您的团队成员处于不同时区或不同时间表时，从任何平台进行异步协作的能力特别有用。 持久的协作工作空间是团队成员虚拟出席会议的焦点。 Infolio的自动通知功能还打破了物理距离和时差可能造成的通信障碍。 在iPad / iPhone上甚至可以脱机使用Infolio项目工作区。 Infolio的集成聊天功能还使您可以在不中断会议流程的情况下一对一，详细地跟进问题。
简而言之，会议不再是单调乏味且徒劳的。 要了解有关Infolio将如何帮助您举办更有成效的会议并释放时间的更多信息，请立即联系我们。
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