您已经阅读了此博客的标题，并且您可能认为这是不可能或荒谬的。 但这只是一个提示： 安排您回复他人的时间 。 说的很简单，但是很难做到。 人们对此有很多抵抗。
启发该博客的是我亲身经历的经历，并且我相信你们中的许多人也有过。 可以这么说，在我们的工作生活中，人们常常觉得我们的职务是“ 专业消息响应者”。 ”
你知道我的意思。 您滚下床检查您的消息。 您开始回复这些消息，而在不知不觉中，这已经是您工作的一天了，然后您说：“刚刚发生了什么？ 我所做的就是整天回复邮件！ 我怎么没有完成任何“实际工作”？”这可能意味着您要在一天中的晚些时候开始“实际工作”，一直持续到深夜，然后在第二天再次开始相同的循环。
如果这是您的经验，请听听我的声音。
“我必须一直有空-这是不可能的。”
作为律师，我从其他律师和服务专业人员那里听到了很多借口：“我必须时刻时刻保持对客户的回应。 如果我不这样做，那么[在这里插入可怕的灾难性后果]。人们常常强烈感到，如果他们对所有消息都没有回应，他们将会失去客户，犯下渎职，倒闭，失去工作或毁坏声誉。时间。
如果那是您的感受，请允许我询问现实是否真的如您的恐惧所暗示的那样极端？ 如果您有30分钟的延迟才回到工作岗位，您会丢掉工作还是失去客户？ 有什么方法可以设置一个系统，使您收到有关紧急消息的警报？ 尝试一个小时，一个早晨或一天。 如果您进行此个人实验，您可能会发现它并不像您认为的持续可用和响应那样重要。
根据我作为专利律师的经验，我拥有许多客户和自己的业务，以下一些实践对我有帮助：
1. 安排约会检查电子邮件
我在日历中安排了一些约会以检查电子邮件。 对我而言，在我的企业中，电子邮件是我与包括客户在内的人们进行交流的主要方式。 可能是Slack，Facebook或短信给您，但关键是要在日历中将“消息”作为约会，就像在与其他人开会一样。 您必须真正坚持下去。 这需要一段时间才能习惯，但是如果您滑倒，也不要踢太多。 继续尝试。 经过几年的努力，我注意到我仍然对此并不完美。 我滑倒了，我仍然不时检查那些时间以外的消息。 在某些情况下，我确实需要经常待命。 但是，请记住，任何改进都比持续担任Professional Message Responder更好。 即使我有一半时间坚持执行消息检查计划，与不断检查消息相比，这还是一个巨大的进步。 在一周的过程中，如果您不太坚持，请注意它是否确实有所改善。 注意任何改进，并坚持自己的座右铭：“不要让完美成为善良的敌人。”
2. 消息获取消息
响应“预定消息传递”的想法，许多人想到的第一个想法是，如果一天中只有三到四个消息传递时间，这意味着消息将堆积成如此之多，以至于最终，您将没有时间对所有人做出回应。 不一定是这样，因为您发送的消息越多，收到的消息就越多 。 您检查消息的频率越低，收到的消息越少。 例如，如果您收到一条包含错误的消息，并且您立即询问该错误，则很可能会收到快速答复，这很可能是不完整的或包含另一个错误！ 相反，如果您等待，您可能会发现向您发送问题消息的人可以纠正自己并纠正他们自己的错误，从而消除了您对他们进行回复的需要，并且（根据我的经验）实际上增加了他们思考的可能性稍等片刻，然后再次与您联系。
当我在一周中休假一天而不检查电子邮件，并且回到收件箱中发现的邮件数量比通常的工作日少得多时，我就开始注意到这种现象。 原因是通过向人们发送较少的回复，我收到的回复也较少。 最后，由于交换的消息数量减少，所有需要完成的工作都没有任何问题，而且通常效率更高。
3. 群组讯息
如果您总是立即响应消息，则可能是响应其他人可以代替您响应的消息。 您可能会发现别人的消息已得到答复，如果稍等片刻，可能不需要。 另外，连续读取一个小组线程中的5、10或20条消息会更有效，因为在阅读时，您会一直在牢记有关线程的上下文信息。 已经发现上下文切换（例如，从一个消息线程到另一个消息线程）需要时间和精力。 当您必须记住并回忆起其他对话的内容时，可能需要15秒钟，但是一整天一遍又一遍地进行会增加很多时间和人才流失！ 如果将所有这些消息“批处理”在一起，则可以放大所有这些消息并提高效率，因为您将专注于该对话，而不是在一个对话之间来回跳动。
如果您从事高压工作，例如在销售或市场营销中，事情总是飞速发展，那么风险将大打折扣。 根据我的经验，我常常不相信或担心我需要多快地回应别人。 我将计划设置为检查电子邮件1-2小时（具体取决于当天）。 如果我在此时间范围内（100分之99）对他人做出回应，则“延迟”不会造成任何问题，也不会造成任何损失。
根据您的生活实际需求，为自己测试消息计划，并查看对您有用的消息。 您可能会惊讶地发现，您并不需要真正地随时待命并能不断做出响应。 请记住，即使没有消息的一小段时间窗口也可以帮助您变得更加镇定，专注和高效。
