经营一家公司或一家初创公司，您可能需要密切关注公司的每个细节。 如果您雇用软件开发人员，设计师和项目经理，则跟踪工作时间可能就是您每天的工作。 这可能不是您最喜欢的工作职责，可能令人生畏和沮丧，但在大多数专业服务中，这已成为必须。
时间跟踪可以管理员工的生产力，监视在给定任务上花费的时间，最后可以帮助更好地优化公司未来的劳动力分配。
更重要的是，它有助于向客户显示他们实际支付的费用。
“对于按小时计费的专业人员来说，时间跟踪是必要的” — Fast Company
好吧，至少这是这样做的主要原因。
为什么时间跟踪很有意义
研究表明，不利用时间管理的公司平均每年损失超过18,000美元。
根据“小型企业趋势”，如果实施正确，时间跟踪可以帮助您的公司提高团队和客户的效率和透明度：
“正确的时间和项目跟踪软件可以帮助公司理解并说明员工的贡献，尽管现在必须采用更具挑战性的指标来衡量这些贡献。”
理想情况下，时间跟踪可以减少分配工作人员或估算未来项目时的猜测，从而有助于公司更好地计划预算。
但是，正如麦肯锡公司的报告所述，现实情况大不相同。
“平均而言，大型IT项目的预算运行超出预算45％，而随着时间的推移则下降7％，而交付的价值却比预期的少56％。 软件项目的成本和进度超支风险最大。”
因此，您现在可能正在考虑：
为什么，如果必须跟踪工作时间，您是说对我不利？
我马上解释。
当时间跟踪没有意义时
为此，许多公司都实施时间跟踪。
在他的“时间跟踪项目经理指南”中，MichałBielak关注了一个非常重要的案例：
“…如果没有正确实施，时间跟踪可能会使您的员工不知所措，甚至生产力甚至没有提高。”
这是开发人员社区中的一个实际问题，由Anne Dev先生在“我是一个糟糕的开发人员，这是唯一合理的解释”中很好地表达了。 他描述了自己所面对的时间管理解决方案如何使他感到害怕，恐惧甚至羞愧：
“我感觉很烂，也很生气。 我感到团队负担重。 而且我觉得将与客户进行的四个小时的午餐与四个小时的编码进行比较是胡说八道。 但是他们对我的表现不佳是正确的吗？ 还是我否认自己的自我价值和生产力？”
您可以在他在Medium和Hacker News社区获得的回复和评论中看到此问题的严重性。 资深的开发人员对他感到满意，因为他们对自己的工作也误判了，并且那些不了解软件开发是棘手的人，不能总是用严格的时间来衡量或与其他项目进行比较。
时间追踪的危险
那么，如何最大程度地利用时间跟踪，而不是同时惹恼您的员工呢？
最好的方法是避免以下五个常见错误：
1.浪费时间进行时间跟踪
对于许多员工而言，跟踪时间是一种干扰，他们不得不花额外的时间来填写时间表。
有许多软件工具可用于项目经理，例如Harvest或Basecamp，但它们要求用户记住填写特定表格以跟踪他们的工作时间。 这样的报告可能不准确，我将在稍后详细说明，但对员工而言也很耗时。
但是，有诸如Toggl之类的实时跟踪工具，它们根本不需要填写任何时间表。 相反，员工可以在需要时启动和停止跟踪器。 这使他们实际上可以完成工作，并避免了一些挫败感。
2.不追踪一切
我们并不完美-让我们承认这一点。 我们确实会犯错，说谎或忘记。 那么，基于追溯填充电子表格的时间跟踪如何准确？
另一项研究表明，跟踪工作时间时，我们根本不计入多少事情，这仅仅是因为它们无法负担：这些主要是团队中的电子邮件，会议或交流。 例如，不计算电子邮件会导致严重的金钱损失。
根据《哈佛商业评论》，美国经济的生产力损失了5000万小时，即每天74亿美元。 发生这种情况仅仅是因为人们忘记将花在阅读和回复电子邮件上的时间作为工作时间来跟踪。
3.不激励团队追踪他们的时间
跟踪时间不是我们想要做的事情。 对于我们许多人来说，这是不自然的，甚至是没有道理的。
对员工进行时间跟踪的重要性的教育，并向他们展示如何正确地进行，这是经理的职责。
正如MichałBielak在其PM指南中所说：
“ [您不能]仅将您的团队成员聚集在一个房间里，然后说：“从现在开始，我们将使用此IT时间跟踪软件来查看您的工作进展情况。 单击此处，现在单击此处，完美，谢谢，会议结束了。”
缺乏上下文可能导致类似本文前面提到的Anne Dev先生所描述的情况：人们可能会开始对时间表投入时间感到不满，他们会对整个过程感到沮丧和生气。
4.完成任务后的跟踪时间
我之前已经讨论过这一点-员工在完成任务后倾向于填写时间表，这导致猜测和假设。
基于不精确的时间跟踪的报告具有误导性，从而给公司带来管理和财务方面的麻烦。
更糟糕的是，有9.1％的工人每周填写一次时间表，而3.6％的工人每月填写一次，从而导致输入的数据更加不准确。 提醒您的员工定期填写时间表，或切换到实时跟踪工具。
5.创建误导性报告
如果从时间表获取的数据不准确，该如何分配资源？
不知道您的员工到底要花多少时间来完成某些任务，您可能低估或高估了未来的项目，这甚至可能影响公司的预算。
正确的项目预测在项目管理中至关重要，因此您不想基于错误的数据做出那些决策。
考虑资源管理
时间跟踪使您可以密切关注员工在任务上花费的时间，而资源管理则可以根据工作能力和可用的团队成员来有效地分配资源。
这样，您将确保您不会因过多的工作而使员工不知所措，从而避免了其他团队同时停机。
基于这个简单的想法，我们创建了teamdeck-简单的资源调度工具。 在软件开发方面拥有扎实的背景，我们了解在近期和即将进行的项目中正确分配员工数量，确保公司的流程以及员工和客户的满意度是多么重要。
实施资源计划工具的原因是开始专注于整个过程，对您的团队有一个高层次的了解。 使用这样的工具，您可以一次控制所有雇员，监视他们分配给的项目，假期和休息日。
任务驱动的时间跟踪可能导致忽略全局，而资源管理不仅可以帮助他们更好地分配劳动力，不仅因为他们花在给定任务上的时间还在于他们的可用性和工作能力。
找出最适合您公司的方法
由于我不想说服您选择时间跟踪或资源调度（两者都非常合理），所以我希望您更多地了解时间跟踪的风险，尤其是在组织中未正确实施时。
如果您想充分利用公司中的时间进行跟踪，请记住遵循以下几个步骤：
- 尽可能简单地不打扰员工
- 教育您的团队跟踪每项活动，包括可计费和不可计费
- 提醒您的团队定期跟踪他们的时间
- 确保您跟踪准确的数据
阅读完所有这些后，您有什么想法吗？ 请在下面发表评论！
