通过 艾莉森高斯
非营利性专业人士（或与此相关的所有专业人士）需要什么？
时间。
在我们操纵时空连续体之前，我们需要更好地管理自己的时间。 许多人认为多任务处理是答案，但是研究表明，人们在多任务处理方面并不如他们所想的那么好。 实际上，大多数根本不是多任务处理。
《今日心理学》杂志的吉姆·泰勒（Jim Taylor）说：“实际上，您不是在同时执行任务，而是从一个任务迅速转移到另一个任务。” “当您将重点从一项任务转移到另一项任务时，这种过渡既不迅速也不顺利。 而是有一个滞后时间，在此期间您的大脑必须从初始任务中抽出自己，然后沉迷于新任务。”这个问题是某些工作任务的核心，这些任务正在损害您的生产力。
尽管您可能无法完全削减这些任务，但仍然可以进行一些简单的更改以完成更多工作。 重新评估这些工作任务，看看您是否在浪费精力，并使用以下提示在一天中为重要的事情腾出更多时间。
1.电子邮件
没有电子邮件我们该怎么办？ 它使我们免于打印大量文件，大量蜗牛邮件以及无休止的电话标签游戏。 但是，尽管电子邮件具有所有不可否认的优势，但它也分散了您需要全神贯注的任务的注意力。
问题的一部分是FOMO（害怕错过）。 您不想错过重要的消息，并且当您看到新的电子邮件通知时，好奇心经常使您转身去执行任务以查看最新消息。
通常，您会脱离主要重点，而只是看新闻通讯或其他不紧急的消息。
您多久需要立即回复电子邮件？ 能等一个小时吗？ 因为这就是打破电子邮件成瘾的全部方法。
听起来可能很吓人，但是要提高工作效率，最好的办法之一就是关闭电子邮件，并仅在一天中的特定时间进行检查。 即使您每小时检查一次，您也可能会减少数十个小转移和干扰。 没有这些干扰，您就可以投入工作并全神贯注。 在大多数情况下，您可以更快地完成任务，甚至可以做得更好。
为了有效地使用此策略，请让您的同事了解您计划检查电子邮件的频率。 极有可能的是，如果他们必须等待一两个小时才能做出响应，那么没人会惊慌，但是让人们知道如何在真正紧急的情况下与您联系始终是一个好主意。
2.即时通讯（Slack，Google Chat等）
即时消息传递也是一把双刃剑。 它使您免于无休止的电子邮件事务，但也使您脱离了优先事项。
如果即时消息不断打扰您的工作流程，请考虑为自己节省一些安静的时间。 例如，如果您要完成一个演示文稿或报告并且需要全神贯注，则将状态更改为“不可用”。 同样，如果他们确实需要您，他们可以亲自与您交谈。
如果您的办公室依赖这些消息进行即时讨论，则对于一天中的大多数时间来说，离线状态可能都不起作用，但是您还可以调整通知以在某些情况下触发。
尽管即时消息传递平台可用于与同事签到，但并非所有消息都值得分心。 更改设置以帮助您避免失去注意力，因为有人要求午餐建议。
3.会议
在发送电子邮件和即时消息之前，有会议。 面对面的会议对于培训，集思广益和协作仍然很有帮助，但是它们也可能使您的日程安排不堪重负。
减少日程安排上不必要的会议数量的第一步是问一个非常重要的问题：“我需要为此花些时间吗？”某些任务（例如，集思广益和培训）确实需要亲自预约，但要进行查找可以被快速聊天或电子邮件代替的会议。
说到快速聊天，您是否注意到会议安排了很多时间，但会议往往会变得很忙？ 这就是为什么如果必须安排会议，那么您应该三思而后行预定时间。 在可能的情况下，将几个小时的会议缩减为半小时，以腾出一周的时间。 为特定的议程和目标做好准备，以便您可以追逐并避免过长的约会。
要进行有效的会议，最后要考虑的事情是安排会议的时间。 您什么时候感到最精力充沛？ 如果您在开会时感到筋疲力尽，则最好将其置于需要集中精力的艰巨任务之后，而不是之前。
4.社交媒体
社交媒体是大多数组织的营销必需品，但是如果您的员工人数很少，它通常会被推到某人已经吃饱的盘子上。 社交媒体非常适合捐助者关系，保留和获取，但前提是您要最大限度地提高投资时间的回报。
像电子邮件一样，您不必每天都关注Twitter。 尽管平台运行迅速，但您不应该全天候24/7。 设置提醒以检查您的主要平台，从每天一次到每两个小时一次。
要用一块石头杀死两只鸟，请设置您的社交媒体帐户，以便在有人与您的品牌互动时向您发送电子邮件通知。 如果您检查电子邮件，并且没有新的通知，则无需滚动Feed。
最后，有效使用社交媒体的明智方法是在可能的情况下提前计划和安排帖子。 事先创建内容并使用计划工具可以节省您可能花费的几分钟来处理副本和字符数。
每个人每天都有相同的小时数。 最重要的是如何使用有限的时间。 对于经常缺乏资源的非营利组织，时间管理绝对必要。 您不需要更努力地工作，只需变得更聪明。
要确定您的时间花费在哪里，最好检查一下您每天所做的事情。 当您在这里和那里节省几分钟的时间时，总共可以花几个小时，从而使您可以更有效地执行任务。
