许多人认为电子邮件已损坏。 他们收到太多电子邮件，其中大部分是垃圾邮件，他们害怕看着它。 通常，他们认为电子邮件对他们的生产力有害无益。 打开电子邮件比较麻烦 。
如今，电子邮件替代品非常丰富。 Slack，Microsoft Teams，WhatsApp，Facebook Messenger……有很多非电子邮件通信方式。 有时它们是一种进步，而其他时候则不是。 您可以像处理电子邮件一样轻松地被Slack消息淹没。 不良的交流习惯是不良习惯，无论适用于哪种应用程序或媒介。
电子邮件并非对所有人都有效，但对您而言却可能不可靠。 我自己不是电子邮件的狂热粉丝。 我的工作是不阅读电子邮件。 阅读更多的电子邮件不会为我赚更多的钱。 除少数例外，阅读电子邮件不会给我带来更多的快乐。 我花在电子邮件上的时间越多，花在我的业务上的时间就越少，而花在使自己感到高兴的事情上的时间就越少。
电子邮件是必要的功能。 但是，只有正确使用它，才能为我提供个人或商业价值。 对我来说，这意味着：
- 收到更少的电子邮件
- 花最少的时间处理电子邮件
更少电子邮件的自由
最近，我们将业务转移到了新办公室。 就像任何搬过办公室的人都会告诉你的那样，搬办公室需要做一千件事。 我们的搬迁花费了数月的计划，最终花了整整一周的时间来打包办公室。 每天凌晨4点起床，这对我来说是新的一天。 尽管我们设法在午餐时间启用了新的办公室并投入使用，但仍然需要花费周末的时间来完成设置。
在搬迁的最后一周，我几乎没有碰过计算机，每天只花了几分钟时间对手机上的电子邮件进行了分类处理。 通常，当您将某人从他们的计算机和他们的正常职责中移开时，他们会返回一大堆未读的电子邮件。
不是我。 我花了不到30分钟的时间才能“追上”。 然后我回到工作。
我不是在吹牛。 相反，我想与您分享我如何到达一个中断的一周，这使我没有处理大量未读电子邮件的地步。 我的日子不花在处理收件箱上。 电子邮件是一项每天仅花费不到一个小时的任务。 那是忙碌的一天。
这不是一夜之间发生的。 实际上，我花了大约一年的时间才取得稳定的进展。
这是我的方法。
删除不需要的电子邮件
减少花费在电子邮件上时间的最明显的解决方案是减少接收电子邮件的时间。 要接收更少的电子邮件，我们必须：
- 在被问到之前先回答问题 -为您的用户提供针对重复请求的自助服务选项。 提供您的支持人员文档，以便他们无需与您联系。 在您的网站上放置一个常见问题解答。 并非所有人都会使用它，但是您将大量减少收到的电子邮件数量。
- 取消订阅您不需要的内容 -摆脱那些您没有阅读的新闻通讯。 如果您几个月没读过一本书，那么对您来说显然并不那么重要。 如果您确实需要紧跟行业新闻，请只订阅一到两本高质量的精选电子邮件，而不是几十个单独的来源。 无论如何，最重要的信息将冒泡到表面。 您可以在Google上找到的所有其他产品，或者在实际需要时询问同行。
- 关闭不需要的功能 -电子邮件警报和通知通常会浪费时间。 在支持和运营角色中，我不需要知道已经为我分配了优先2或3张票。 当我进入工单队列执行下一个任务时，我会看到它。 关联的电子邮件通知是不必要的。 即使优先权1的机票也不需要电子邮件，因为它们也会收到SMS / txt和电话的警报。 其他通知（例如社交网络）也是如此。 我每周几天检查一次LinkedIn。 我在晚上或白天短暂休息时查看Facebook。 我会在应用程序中看到通知。 因此，整天在收件箱中接收通知也没有任何价值。
- 将工作直接输入工作队列中 -大多数企业在网站上都有客户服务电子邮件，销售表格或生成电子邮件的内容。 将这些项目直接发送到它们所属的工作流程中，并省去手动处理。
- 杀死冗长的电子邮件链 -如果您的电子邮件会话在没有结论的情况下来回弹跳，请拿起电话并以这种方式解决。 或者安排与合适的人举行简短会议以达成协议。
- 将工作与娱乐分开 -这似乎是常识，但请不要将个人生活留在工作邮箱中。 使用Gmail或Outlook.com的个人电子邮件地址是免费的，使用2FA具有良好的安全性，并且具有不错的垃圾邮件过滤功能。
- 发送更少的电子邮件 -是的，您也是问题的一部分。
剩下的大部分应该是必要的电子邮件。 可能还有很多。 这意味着能够有效处理电子邮件非常重要，我将在后面介绍。
提高电子邮件处理效率
人们常说， 电子邮件是其他人将自己的优先事项注入您的日常生活的一种好方法 。 这是事实，主要原因之一是我们倾向于按最新到最旧的顺序对电子邮件进行排序。 最近发邮件给我们的人将成为收件箱中的头条。 因此，为什么烦人的营销人员会频繁发送后续电子邮件。 他们想收回您收件箱中的最高位置。
先进先出
因为我们有条件认为所有电子邮件都是重要的，并且需要及时周到的答复，所以我们允许自己将所有注意力集中在最可见的电子邮件上。
问题是，最老的任务被不断发送的新电子邮件推到收件箱的下方，从而使他们失去了执行任何操作的机会。 眼不见，心不烦。
这就是为什么我提高您的电子邮件处理效率的第一条建议是对收件箱进行反序排序（从最旧到最新的顺序）。 除非其他信号告诉您最近的电子邮件更重要，否则请先处理最早的邮件。
如果这样做使您无法及时处理收到的所有电子邮件，那么您仍然会收到过多的电子邮件。 回到我先前关于减少收到的电子邮件数量的建议，或者继续阅读并尝试更有效地处理您的电子邮件。
将任务放在所属位置
从最早到最新的电子邮件排序解决了旧项目被忽略的问题。 但这并不能使您的收件箱成为待办事项清单。 实际上， 收件箱是存储未完成任务的最糟糕的地方 。 任务管理没有优先级，紧迫性，截止日期，花费的时间，状态或其他任何东西。
不要将任务留在您的邮箱中，等待您“以后再回来”。 特别是您无法立即完成的任务。 如果有什么需要快速答复或两分钟的工作，请继续并立即进行。 您已经打断了其他检查电子邮件的工作，因此您最好立即完成快速消息的操作。
如果需要更长的答复或需要更长的时间进行处理，请将其从邮箱中移出，并进入任务管理系统。 不要挂在那封电子邮件上，因为鲍勃的举报要求您需要在下周开始工作。 将其添加到您的任务/待办事项系统，以便在适当的时间和日期弹出您的列表。 然后将电子邮件存档，以免您分心。
听起来可能很奇怪，但这是我处理需要一些时间来考虑和回复的电子邮件的方式。 阅读完电子邮件后，我将创建一个待办事项，例如“回复有关数据库更新的Julie电子邮件”，并将其设置为在以后的适当时间弹出在我的任务列表上。 我将在其上附加电子邮件（如果系统支持），或者只是将其归档并在时间到时再次搜索它。 不必记住要重新获得该电子邮件。
积极过滤
我的电子邮件很少收到我的收件箱。 它的大部分被一系列将邮件移动到文件夹的规则过滤。 例如：
- 我网站上的客户服务请求转到特定文件夹
- 销售查询转到另一个文件夹
- 诸如备份作业完成之类的事件的自动通知将进入一个单独的文件夹（失败留在我的收件箱中）
- 新闻稿进入两个文件夹之一（一个用于商业新闻，一个用于技术新闻）
- 我抄送的电子邮件转到其自己的文件夹
- 我作为通讯组列表成员收到的电子邮件进入其自己的文件夹（一些DL赢得了自己的专用文件夹，但大多数集中在一起）
我不是喜欢复杂邮箱文件夹系统的人。 除了我上面过滤的消息之外，我所有其他电子邮件都进入我的收件箱。 处理时，将其存档。 Outlook具有一个“存档”按钮，该按钮仅将邮件移至“存档”文件夹。 Gmail具有类似的存档功能，具有相同的作用。
无需考虑电子邮件的去向。 只需存档即可。 如果以后需要，可以搜索此人的姓名或几个关键字，然后在几秒钟内找到它。
批量处理
最小化电子邮件量可以减少整体工作量。 然后，进行激进过滤可以为我的下一个技巧做准备，这是批处理。
每天早上，当我坐在电脑旁时，我都会处理隔夜收到的电子邮件。 我先从已过滤到文件夹的电子邮件开始。 客户服务和销售电子邮件是优先事项，因此优先。 之后，我花了几分钟检查系统通知中是否有异常。
然后，我看看我的收件箱。 不可避免地会有一些不需要的东西到达，如果我是第一次看到它，我会删除它，或者如果它是重复出现的麻烦，我会取消订阅。 您必须将这些东西压在萌芽状态。
如果还剩几分钟，我会处理其他消息，但是当我分配的批处理时间到时，我的日历会提醒我该是早上开始实际工作的时候了。
直到午餐时间之前，我不会再查看电子邮件，然后在一天结束之前再查看一次。 通常，这些批处理会话只是对不需要响应的其他电子邮件的快速分类，例如在等待咖啡时浏览手机上的通讯组列表电子邮件。
一次处理电子邮件
在关于处理电子邮件超载的博客文章中，Wes Bos写道：
…您可能没有电子邮件问题，但有决策问题。 避免做出决定或推迟更好的时间是人性，这是您认为自己可以做出更好选择的时间，是您现在不那么忙碌的时间。
决策超载是现代生活中的问题。 决策的精神负担使我们一次感到疲倦。 我通过提前整周计划饮食来减轻决定晚餐吃什么的负担。 我通过指定特定的锻炼日期和时间来消除决定何时锻炼的负担。 我以类似的方式消除了我生活中的许多其他决策负担。
当我批量处理我的电子邮件时，我想在那里处理。 我想做的最后一件事是匆忙浏览所有电子邮件，并在脑海中为自己做出一堆决定，这些决定我以后需要记住。 快速电子邮件会立即生效，其余邮件将进入我的任务列表。 时间用完后，其余的将等待我的下一个批处理窗口。
同样，如果直到明天仍未处理过多的电子邮件，或者队列中的任务太多而无法在一周内处理，那么问题可能出在开始的工作太多。 在雇佣更多人来处理工作负载之前，您只能做很多优化 。
生产力系统呢？
如果您已经阅读了这么多内容，那么您可能会在我的工作方式中了解到不同生产力系统的要素。 过去，我曾对GTD（入门），收件箱零，个人看板以及其他各种使我不知所措的东西进行了表面研究。 一些是通用的生产力系统，而另一些则针对电子邮件。
无论我从那些系统中获取并制作自己的系统，大部分都是潜意识的，在某些情况下可能只是巧合。 对我来说，这是提高生产力的最好方法。 从这里一点点，从那里一点点，然后将它们合并到一个适合您的系统中 。
这就是为什么我不推荐一种特定的系统的原因。 对您而言有意义的与对他人有意义的有所不同。
方便您说
某些人可能正在阅读此博客文章，并认为我的建议不适用于您。 也许您觉得减少电子邮件或以不同方式处理电子邮件是不现实的。
我不再从事典型的IT工作。 我是自雇人士，但我仍然会回答别人。 我有客户，员工，与我合作的其他业务，供应商等等。 人们通过电子邮件发送我想要的东西，我必须像对待您一样处理这些电子邮件。
如果您始终如一地应用建议，则该建议适用于许多情况。 例如，如果人们直接通过电子邮件发送您的请求，请不要回复他们。 如果您做出响应，则会产生对电子邮件做出响应的期望。 这邀请了更多的电子邮件。 相反，请继续进行您的高价值工作，并保留电子邮件，直到下一个批处理窗口为止。 如果是快速答案，请处理一次。 如果请求比较复杂，请将其添加到任务列表中，并等待其轮换（先进先出）。
减少电子邮件创建的不舒适空间
当您摆脱自己发送的大部分电子邮件时，会发生一件奇怪的事情。 突然之间，您不确定自己下一步该怎么做。
电子邮件给您一些反应。 当您收到太多电子邮件时，收件箱中总会有东西要花时间。 您可以像检查他人的Facebook或Twitter一样检查电子邮件，从而使您不必进行其他操作。 电子邮件成为最终的拖延工具。 它浪费了空闲时间，使您无需处理实际上需要引起您注意的事情。
没有电子邮件的回应，您需要做出更艰难的决定，例如“下一步我该做什么？”的好消息是，您可以将注意力集中在深入的工作上。 这需要一些时间来习惯，但是一旦为实际工作创造了空间，习惯就会变得更容易。 您无需坐下来打开电子邮件来查看下一个任务是什么，而是可以坐下来规划一个有成效的一天。 然后，当您早上的电子邮件处理完成后，将时间花在高价值的工作上，这可以使您，您的工作或您的业务向前发展。
