首先，我绝不是生产力专家。 地狱，远非如此！ 我倾向于拖延。 很多。 像其他人一样，我在截止日期之前表现最好，并且在所有通宵工作中都做到了应有的贡献。 更重要的是，我估计时间很糟糕，这甚至导致了出名的延迟-即使按照希腊的标准！
“所以…… 为什么要写这篇文章？”您可能会感到奇怪。 很高兴你问。 事实是，我在Doodle的上一份工作陷入了深渊，以某种方式不得不弄清楚如何更好地管理自己的工作时间。 随着时间的流逝，我制定了一些策略来帮助我克服不良习惯。 我在这里分享这些技巧和技术。
处理各种任务的人以及对其工作时间表有一定控制的人最有可能从此职位中受益。 最后，每天增加工作时间并不一定会提高我的工作效率，因此，我不会陷入玛丽莎·梅耶（Marissa Mayer）疯狂的（如果是真的）每周工作130小时的情况，也不会关注其他CEO的“极端”生活方式，就像醒来一样凌晨4点。
这是必须的。 如今听起来很普通，但并不是每个人都使用日历，更不用说数字日历了。 您很有可能在工作中使用Microsoft Exchange / Outlook。 我使用Google日历，但是您可以选择可以从其他设备访问的任何内容（如果您经常在旅途中），这些内容可以提供很好的视觉概览（颜色🌈！）。 我特别喜欢使用不同的日历/颜色将任务分组在一起并使用单独的日历。
当然，仅仅拥有日历是不够的。 您需要真正使用它。 一个好习惯是在早上（甚至之前的晚上）检查日历以准备一天。 在其中输入内容，如果它们发生更改，请不要忘记对其进行更新。 坚持要与您见面的同事在您的日历中创建一个真正的约会！ MeetMe（由Doodle编写）是一个有用的小工具，尤其是在使用其他日历提供程序的情况下。 或者，您可以直接与他们共享日历（如果在您的工作场所还不是这样）。 最重要的是，将您的日历视为神圣：“ 如果它在我的日历中，那就在发生 ”。 将会发生异常，但实际上它们应该是异常。 我将介绍如何处理它们。
我们都知道这种感觉。.一天快要结束了，您想知道您所有的时间都去了哪里？！ 跟踪您实际花费时间的方式并核对您的期望，将会发现有趣的发现。 至少当我意识到自己花了多少时间在繁琐的管理任务（我们都喜欢吗？）而不是真正的核心工程上时，这就是我所经历的事情。
该建议来自彼得·德鲁克（Peter Drucker）本人，他在《有效的执行人员》中（敬请期待）。 正如德鲁克指出的那样，您拥有的最宝贵的资源就是时间。 了解大部分时间都花在了哪里，这是更好地管理时间（以及您自己和他人）的第一步。
这样做的关键是在“ 当下的热度 ”中进行此操作，而不是前后一两天。 否则，您将判断一个任务实际花费了多少时间，甚至忘记了任务（通常是“次要的”，但仍然很关键）。 毕竟爱因斯坦说得最好：
“将您的手放在热炉上一分钟，这似乎是一个小时。 和一个漂亮的女孩坐在一起一个小时，似乎只有一分钟。”
我在足够长的时间内（1-2周）每30分钟检查一次自己，将任务捆绑在4-5个更广泛的类别中（例如，工程，人员管理，产品过程和管理）。 您可以在单独的日历上输入它们（以免混淆实际约会），也可以使用简单的电子表格，Toggl之类的网络工具，甚至是真实的硬件。
根据结果检查是否超出您的期望。 您是否将大部分时间都花在应该花的时间上？ 您可以在哪里为公司（或您自己）带来最大的价值？ 如果没有，请先优化任务，这将占用您的大部分时间。 在那里，您可能会更快地看到最大的回报。 有些指针会自动执行您经常执行的任务，委派任务或处理徽章中的任务，但确切的“解决方案”取决于您和您的任务。
当您的工作量随着时间推移而变化时，请不要忘记定期重复该实验。 我大约每6个月这样做一次。 跟踪自己也要花费时间，因此更频繁地进行跟踪可能是一个过大的杀伤力。
根据您的任务复杂性或任务量，您可以从简单的记笔记应用程序，更高级的待办事项应用程序甚至项目管理工具中进行选择。 对我来说，Trello，Basecamp或Blossom效果最好。 我发现Asana（甚至更糟糕的Jira）太复杂了，而Evernote之类的笔记应用程序却太简单了。 还没有尝试过Todoist。 我还尝试了Slack提醒，但缺少日历的“可视”概述（是的，Slack是基于文本的）。
我的Trello板在某些时候看起来像这样：
这些列给出了“紧迫感”（其中没有严格的截止日期-对于那些我使用日历预订的人，请继续阅读）。 目标是将任务从右移到左，并首先处理左列中的任务。 此外，使用颜色代码（在“传奇”中进行了解释）可以快速概览哪些任务类别使您忙碌。 如您所见，那时我的大部分任务都与招聘有关，用indicated表示。 当然，任务的数量与它们实际需要执行多少无关，但这可以表明。
尤其是对于具有真正截止日期的任务，请抵制诱惑，只需将其输入待办事项列表中（并将其放置到最后一刻），然后在日历中分配时间即可。
老实说 ：即使是“琐碎”的东西也不要犹豫，例如“研究/研究X”，“尝试Y”，“为演示文稿Z做准备”，甚至“回复电子邮件”等。这些都是耗时的真实任务。 在您的计划中忽略它们并不意味着您可以简单地将它们剔除。
当然，当需要执行任务X时，您现在还需要处理其他更紧急的事情，老板会下气，或者您根本不想切换任务。 抵制跳过X的诱惑。如果您真的无法重新安排X的时间，至少现在您知道紧急情况会发生。 您可能希望跟踪此信息，并在将来的一天中尽量减少使用这些东西，以便为此类事件留出空间。
输入日历项有2个严重的副作用：它向他人表明您被阻止，使您分心（以后会更多），并且还迫使您估计一项任务应该花费多少时间 。 后者在许多级别上都是有用的。 如果您擅长预测：好消息！ 您的一天很可能会轻松无忧，并且在完成了您计划要完成的工作后，您将能够带着温暖的成就感离开工作。 如果您不擅长预测（像我一样），请从错误的预测中学习。 例如，我倾向于对时间过于乐观，这会导致始终低估我将需要的时间—我认为我正在进步，但要摆脱这种不良习惯还需要一段时间。 为适应这种系统性偏见，我试图有意识地考虑比我的大脑告诉我更多的时间。
这是有据可查的：人类在多任务处理和上下文切换方面表现不佳。 有些比其他的要好，但平均而言，我们还很差。 由于敬虔的身份，埃隆·马斯克（Elon Musk）每天只有5分钟的时间不算在内-他如何完成工作？
对于我们其余的人：首先安排下线时间 。 是的，确实要在日历中插入一个插槽。 离线意味着真正的离线，而不仅仅是将手机置于静音模式。 从字面上看，即使要拔掉路由器，也要自己做很多工作才能再次上网！ （不幸的是，这对我来说从来都不是一种选择）。 这意味着也要关闭该电子邮件选项卡，关闭所有正在使用的Slack / Skype /即时消息，即使它与工作相关。 注意事项：根据您的位置，您可能需要调整“隐形”的时间。 成为经理只是为了消除同事的干扰和障碍，因此，通常应该使他们更容易接近同事，同时还要确保您有时间处理需要照顾的事情。
关于上下文切换：常见的建议是不惜一切代价避免上下文切换。 对我来说，上下文切换确实有一个目的，那就是使事情变得有趣，并为您提供“人为”的截止日期感。 有些人喜欢经常切换任务，而另一些人则喜欢分配更大的块（3小时以上）的时间。 我倾向于站在更大的块上，尤其是对于需要更深入思考但又不是太大（通常为1至2个小时）的工程任务。 我还喜欢处理徽章中较不愉快的任务（应答电子邮件，管理任务等）。 但是，再次将太多无聊的任务捆绑在一起，您会发现自己一直在推迟执行这些任务。
移动 -如果可以的话！ 这对我来说是一个重大的生产力提升。 它使事情变得有趣，并刷新了我的观点。 我还没有全职工作，但很多人建议将“工作”与“私人”空间分开，这听起来像是个好建议。 实际上，我是从咖啡店写这篇文章的。☕噢，是的，我可能应该在有关生产力的帖子中提到咖啡！
奖励自己 ：完成一项令人恐惧的任务后，请休息一下。 不过，这必须是一个真正的休息，不要检查电子邮件，不要在相当长的时间内讨论工作。 之后，您可以切换到更有趣的任务（您已赢得任务！），或者如果滚动得很好，为什么不从列表中剔除另一个无聊的东西呢？
您仍然觉得自己没有充分利用时间吗？ 与某人交谈 。 仅仅通过与同事，合伙人，朋友甚至您的经理交谈，可能会让您感到困惑。 他们可能会提出您所缺少的解决方案，或者为您指明正确的方向。 也许您的生产力足够高，但是首先您不应该做很多事情。
请记住，每个人都有不同的问题：有些人（包括我自己）觉得很难上手，而另一些人则很难坚持下去。 确定您的身份，保持耐心，不要放弃。
请记住，每天都会略有不同，昨天的工作可能不适合您今天的心情。 聆听并调整策略。
如果您内心的声音一直困扰着您（“我应该做X而不是Y”），请听：现在就做一件事！ 压力不会帮助您集中精力完成任何事情。
与自己合作而不是与自己对抗 ：有些人是早起的鸟儿，其他人是夜猫子。 如果可以，请调整工作时间。 否则，请在一天中安排适合您的风格和精力水平的任务。 有些人喜欢一天轻松的开始，另一些人则喜欢先解决困难的事情。
生产力和时间管理可能只是工作中的圣杯，当然没有灵丹妙药。 最后，这是找到最适合您和您的任务的问题，并需要一点自律和技术的帮助。 我希望其中一些技巧和技巧将有助于您追求生产力和内心的平静🤞
