大约二十多年前，当电子邮件首次流行时，商业世界很快意识到了它的价值。 向同事发送几乎即时的消息，以便他们在方便时阅读，这可以节省大量时间。
当然，随着时间的流逝，电子邮件系统已经发生了变化，而不仅仅是向某人发送简单的消息。 但是，尽管电子邮件如此美妙，但我们对电子邮件的依赖却暴露出一些低效率的情况。
显然，普通工作人员无法对电子邮件应用程序本身可能缺少的内容做任何事情。 但是，如果您想使您的电子邮件更有效，则可以采用多种方法。
问题：经常检查电子邮件
解决电子邮件效率低下的首要问题之一是过于频繁地检查电子邮件。 像其他工作人员一样，您可能与其他人保持经常沟通。 计算机，手机和其他电子设备通过使消息传递变得简单和便捷而始终处于关闭状态。
实际上，根据您的设置，电子邮件通知可能每隔几分钟弹出一次。 因此，停止检查每个人确实会干扰工作流程和生产率。
阅读电子邮件，回复并完成相关职责需要花费时间。 但是在不同的应用程序和思维过程之间来回切换也是如此。
每次您停下来查看手机或计算机时，都会浪费宝贵的时间。 无论电子邮件是与工作有关还是与个人有关，这都是事实。
修复：安排电子邮件“中断”
要解决检查电子邮件过于频繁的问题，可以安排电子邮件休息时间。 除非您正在等待紧急电子邮件，否则不要在每次听到通知时都进行检查。
另外，也可以尝试定期检查电子邮件。 假设您上班后立即检查电子邮件。 解决了需要处理的问题后，将手机放下直到上午中旬。
在早上的电子邮件休息时间再次检查手机后，将其放在一边，直到午餐。 在下午中旬和一天结束时再次发送新电子邮件。
可以理解，该计划并非对所有人都适用。 尽管如此，采用这样的方法可以使您的电子邮件更有效，并让您完成更多工作。
问题：发送长而无序的电子邮件
您是否曾经读过某人发来的电子邮件，该电子邮件冗长，重复且混乱无序？ 不要让您的电子邮件反映它们。
如果您的电子邮件不够用，则会浪费您的时间来编写它们。 接收它们的人也可能不欣赏它们的长度。
另一方面，某些电子邮件太短且缺少信息。 发生这种情况时，收件人可能会破坏您的电子邮件，或者它可能会发送垃圾邮件而根本看不到。
修正：组织您的想法
如今，时间就是金钱，而富有成效的工作可能意味着继续工作。 因此，您必须尽一切可能节省时间，并确保阅读重要的电子邮件。
在发送电子邮件给某人之前，请花一点时间整理您的想法。 如果需要，请以编号列表格式进行制作，并对每个要点进行简短说明。
确保您包含主题行，并且您的电子邮件地址正确无误。 信不信由你，多花费几秒钟或几分钟，从长远来看将节省您的时间。 结果，您将花费更少的时间浏览或重新发送电子邮件。
问题：在电子邮件中断期间花太多时间
如上所述，定期进行电子邮件休息可以帮助您提高效率。 但是，如果您的电子邮件中断时间不超过30分钟，则并不会真正有帮助。
当您花费大量时间在电子邮件中进行筛选时，它将减少进行更多富有成效的工作所需的时间。 这可能导致您至少被标记为拖延者或懒惰。 在最坏的情况下，您可能会被晋升，甚至最终被解雇。
这听起来可能很麻烦，但是如果电子邮件失控，其他工作可能会被搁置一旁。 这将使听起来荒谬的问题变成一个非常现实的问题。
修复：设置提醒或计时器
您是否充分利用日历的潜力？ 否则，您可能会错过节省时间的机会。 此外，谈到电子邮件，您可以使用日历更好地进行管理。
每天中午，午餐时间，午后和一天结束时间隔15分钟。 可以设置提醒以提醒您电子邮件约会。 15分钟后，创建另一个提醒以返回其他任务。
另一个想法是设置老式计时器或使用手机。 无论您选择哪种设置时间限制，都将使您的电子邮件更有效。 它还可以使您更快地浏览电子邮件，从而提高工作效率。
问题：电子邮件使您压力大
对于某些人来说，听到电子邮件通知而没有回复它们是很压力的。 他们觉得无论多么琐碎，他们都必须立即处理每封电子邮件。
但这也会以其他方式引起压力。 它使您一天24小时都处于通话状态，并且不允许您在下班时间真正放松。
每个人都需要断开连接并恢复活力，这样他们就可以在第二天开始工作。 如果没有，您的工作将开始受苦，您可能会感到疲劳和烦躁。
修复：在非工作时间关闭通知
为了使您的工作和电子邮件更有效，请在非工作时间关闭通知。 这样一来，您便可以得到所需的其余信息，以便第二天快速有效地做出响应。
如果您不给自己造成停机时间，则有冒着工作倦怠的风险。 这不会对您，您的企业或雇主或可能依赖您的亲人有所帮助。
问题：重复响应
即使对不同的人重复相同的响应也会很烦人。 如果您发现这种情况发生了，那么输入这些电子邮件感觉就像是在浪费时间。
这是有原因的：实际上是在浪费时间。
修复：罐装电子邮件响应
您可以使用固定的电子邮件回复来提高电子邮件的效率，并更快地答复它们。 只要有时间，您就可以自动处理电子邮件，这将使电子邮件更有效，更快捷。
花时间探索您的电子邮件系统可用的设置和选项。 您也许可以设置流程，以节省大量时间，并使您更快地通过电子邮件。
问题：接收方缺乏响应
有时，等待您发送的电子邮件的回复可能会令人沮丧。 当您需要快速解答时，情况甚至更糟。
等待其他人可以暂停项目，直到收到答案为止。 但这并不意味着您不能对此做任何事情。
修复：发送后续电子邮件
当您无法收到发送电子邮件的答复时，请考虑发送后续电子邮件。 使他们吸引注意力，积极向上，并取得更好的反应。
如果您必须发送大量电子邮件，则可以帮助您创建跟踪电子表格。 这样，您可以记录发送电子邮件的时间和对象。
显然，电子邮件是一种流行且有效的通信方式。 话虽如此，但是有多种方法可以使您的电子邮件更有效，从而使您成功。 如果您想成为生产力最高，效率最高的工作人员，请使用以下提示使您的电子邮件更有效。
