我从没想过我会做项目管理工作。 我一直以为我必须组织好强迫症，热爱生活黑客是一种人格特质，而不是一种职业优势，但我在这里。 因为现在我经常被问到“我的系统”是什么，所以我认为是时候专门为该主题投入一些写作精力了。 公平的警告-这是一种相当利基的热情，因此您要么认为我疯了，要么想比较笔记，并且我对两者都很满意。
问题背后的心理学
在进入实际系统之前，我想澄清一下为什么我完全关心任务管理。 毕竟，我们大多数人在没有完善的系统的情况下就足够体面地管理我们的生活。 完成任务的步骤很直观，也很容易练习。 但是，它仅对简单或常见的事物确实有效。 我们生活的复杂性会很快破坏我们的最大努力。
这种破坏会开始影响您的心理。 令人讨厌的心理提醒突然冒出，使您无法专注于工作。 这是您已编入目录的所有问题，但尚不确定该怎么办。 这是您尚未定义后续步骤的所有开放循环。 这是您知道应该做但没有做的所有计划和前瞻性思考。 当您停止查看待办事项清单时，因为它们会提醒您您推迟执行的事项。 当您在工作中承担更多责任时，收件箱突然变得不堪重负。 这些事情会动摇您的稳定感。 所以-
我开发此系统的原因有两个：
- 我不喜欢接下来要做什么。 所有那些烦恼不安的人都破坏了停机带来的幸福感。 您在假期中感到的大多数平静不是因为天气好或与办公桌的距离太远，而是因为在离开之前，您不得不控制一切。 为了从多个角度对生活进行盘点，请确定优先级，绑紧松散的末端并放心地烧掉其余部分。 我希望每天每一分钟都有这种感觉。
- 我想考虑的不是我的东西，因为我们的思想比坚持这些思想更擅长提出想法。 我越能保护我的大脑免受其不擅长的事情的侵害，从我擅长的事情中得到的结果就越好。
如果我们为存储而连线，您会记得昨天在商店时买了电池，而不是回家或走过烟雾探测器时……然后在会议中间无故地随机购买电池。
您花费在分析生态系统以决定花费时间上的精力越少，实际做这些事情所需的能量就越多。 所以说真的，我们应该让我们的大脑去做自己最擅长的事情，并将其他所有事情都外包出去。
解决方案背后的哲学
我的系统可以归结为三个想法：
1：优化处理事物时涉及的两种不同的心理过程：有想法并决定如何处理它们。
您的大脑在环顾四周并提出要考虑的事情方面非常有效。 如果您不立即捕获它们，则稍后会浪费精力尝试记住它们。 因此，要优化这种类型的创意思维，您需要一个在遇到想法时能够顺畅使用且随时可用的系统。
您的大脑还善于处理和组织这些想法，但它需要完全不同的思维方式和工具。 如果您因为有人正在评估每个想法而见过集思广益的会议，那您就会发现有必要区分这种想法。 但是，完全跳过此过程是导致无效列表的原因。 写下“牙医预约”将使您的主意浮出水面，但是当需要做时，您会花精力弄清楚实际步骤是什么， 要求安排预约。 这种类型的思维需要结构，这种结构在您处于捕获模式时会适得其反，这就是为什么大多数生产力工具都无法做到这两种方法而失败的原因。 尝试将“牙医预约”添加到列表中，同时还决定您需要给他们打电话，然后查找电话号码，通常意味着您只会将“牙医预约”留在待办事项列表中，并与其他几个顶部混合心事。 这是不理想的，因为…
2：您所做的澄清和整理工作的前期工作越多，实际完成工作所需的摩擦就越小。
您越容易使自己将来做某事，完成的可能性就越大。 例如，作为项目经理，我努力推动我们的产品经理用未来时态完整地表达需求。 当工程师试图建立一个“登录页面”与“建立一个新用户可以注册一个帐户并登录到系统的登陆页面”时，似乎个人的OCD最终节省了30分钟的会议。与您自己的列表。 与其说“和玛丽亚一起喝酒”，不如问您实际要做的事情。 电子邮件/电话/短信？ 首先检查您的日历是否有一些选择？ 将实际操作放在列表中意味着您可以在执行模式下进行自动驾驶。
3：您需要一种在正确的时间提醒正确的事物的方法。 没别的。
优化捕获和处理材料后，您可以将其切碎并在适当的时间（ 且仅在 ）重新铺装经过过滤的零件。 在标记为#phonecalls的列表上有“打电话给牙医安排约会”和“打电话给Maria询问饮料”后，下次有20分钟空闲时间和一些私密性时，您可以将其调高。 这就是系统的魔力。 您可以将任务的上下文与您的情况的上下文进行匹配，无需进行决策即可优化时间。
系统
我可以整天谈论神经科学，但这是它在实践中的实际作用。 有两个组成部分； 体系结构和评论。 由于架构使评论成为可能，因此我将解释这些评论，然后深入探讨。
评论
评论是不同列表的清单，可让我根据需要经常查看。
评论在“海拔”之间移动。 每日评论为跑道，0英尺高。 每周开始查看10,000英尺的视图。 年鉴进入50K领域，着眼于个人价值观和原则。
当您检查电子邮件（也许是早上的待办事项列表），每隔几个小时的短信等内容时，您已经在进行轻量级的评论了。诀窍是确保您可以根据需要检查所有内容，始终处于控制之中，永远不会比需要的多。 您无需每天查看存储区列表。 您也不能等到周末结束才能查看电子邮件。 这是为了找到平衡并确保循环闭合。
所有评论都遵循相同的模式。 它们是每个人都知道如何做的直观事情：捕获信息，决定如何处理信息并进行组织以备后用。 清单的好处是增加了结构，因此当出现混乱时事情不会崩溃。
每日评论
这就是我一天开始（有时结束）的方式。
第1步：捕获所有我关注的东西，并将它们放入“收件箱”。 （您的“收件箱”可以在任何地方存储来料。有些人给自己发送电子邮件，创建清单，有些人使用工具。无论如何您将其捕获，收件箱只是存储未处理内容的地方）
- 审阅日历-了解当天的概况，并将任务添加到收件箱中，以查看我在审阅时想到的任何内容。 这些可能是“准备1/1会议的准备”，“在路线图审查之前先审查指标”或“浪费时间让Luca审核。”
- 复习笔记-检查moleskine，iphone笔记，imac笔记以查找前一天的任何隐藏任务。 将这些作为新任务添加到收件箱中。
- 检查电子邮件-如果我可以在2分钟内将其删除，请执行此操作；否则，请将其添加到收件箱中。
- 看看今天到期的内容-这是我先前标记为今天到期的内容的另一篇景观回顾。 确保没有时间安排今天要做的任何事情。
- 查看每周计划-对照本周的总体计划查看我的发展趋势。 视需要移动周围的东西。 这是我在星期二收到我说过星期五要做的事情的提醒。 有时会发生很多大火，我已经可以在星期二之前告诉我一些事情将会发生。 如果我能看到这一点，我可以将事情推迟到下周，委托，或者至少提前通知人们正在等待我的事情。
- 回顾等待中-我是项目经理。 我的工作是不懈地这样做🙂您可能不需要每天这样做🙂
第2步：获取清晰度。 通过一次澄清，组织和标记事物来弄清楚收件箱中的事情。
- 找出是否需要采取措施。 如果您适当地使用“收件箱”，则很多东西最终将不需要实际操作。 这些通常是餐厅推荐，读的书，关于我的歌的想法。 这种类型的东西要么放在“引用”下，要么我将其丢弃。
如果有行动…
2.弄清楚“完成”是什么样子，“正在做”是什么样子，并将其重写为身体动作的结果。 在这里，我采取“妈妈的生日”之类的方式，将其澄清为“给父亲发送电子邮件以寻找生日晚餐的晚安。”
步骤3：整理。 决定将这些内容放在系统中的何处。
- 将任务归入正确的类别：“个人，工作等”（稍后会详细介绍）
- 使用时间，依存关系，能量水平和状态等上下文标记它（稍后会对此进行更多介绍）。
步骤4：计划行程。 找出我的日程安排中哪些地方有很大的差距，然后决定要执行的操作，然后使用预设过滤器。
- 对于午餐前的任何空白，我单击一个筛选器以执行“早上的任务”。这将列出我标记为需要大量精力，尚未安排并花费超过30分钟的事情。
- 对于午餐过滤后用于“下午任务”的任何巨大差距，这些都是我标记为需要创造力的东西，尚未安排好，且需要30分钟以上。
每周评论
尽管所有审核都很重要，但我认为每周签到的影响只是反映每周工作5天。 我们倾向于将一周视为提高生产率的自然节奏。 因此，此审查倾向于使整个系统成败。
步骤1：捕获
- 在上周，下周和下周查看日历。 令人惊讶的是，上周的会议能有效地激发您尚未捕获但潜藏在某个地方的许多任务。 看看几周也很有效，这样“找人看门狗”之类的事情就不会造成最后一刻的压力。
- 查看电子邮件
- 审核说明
- 回顾社交媒体 –这是我本周乐于忽略Facebook和非紧急短信的方式。 这并不是说我在一周内不阅读邮件，但是我很高兴忽略那些需要思考的邮件，直到我一次查看所有邮件。 确实需要一些工作来设定期望值，并与我的朋友和家人一起定下来，但是值得控制我所挣扎的最大干扰之一的努力是值得的。 专家提示-如果您使用闲暇，请了解并喜欢“稍后提醒我”功能。 如果有人希望自己构建此程序，那将改变游戏规则。 kthx。
- 审查活动项目 –这是另一个“肉和土豆”审查项目。 完成您的项目，并找出下一步可以采取的物理措施。 我将提到我将一个项目定义为需要完成多个步骤的任何事情，因此它是rrrreeeaaaalll粒度的。 此步骤的另一个优点是将内容重新排入“某天/也许”队列。 破坏大多数系统的一件事是在同一列表中混合了可操作项和不可操作项。 当列表变得陈旧时，您将失去对系统的信任，因为当您处于“工作模式”时，您必须自觉地评估并确定优先级。 在项目闲置几周后，最好将其置于非活动状态，并相信您会在几周/几个月的时间里视情况对您进行重新审核。
- 评论Soon Lis t。 我已经提到了“某天/也许”清单。 实际上，我将其进一步介绍了一下，因为我需要以不同的节奏回顾不同的作品。 请记住，所有这些标记的全部目的是让您日后获得过滤的好处。 我有3个“某天/也许”水桶。 很快将要解决的事情本周可能无法解决，但最终还是会完成的，他们将在此步骤中进行审核，并根据优先级而进入“下一个”。 总有一天我会做完这些事情，但是除非有什么改变，否则可能很快就会完成。 这是我保留假期时段清单，餐厅/酒吧的地方。 我每月审查一次。 也许是我想做的事情，但不确定我是否真的会做到。 诸如“上网球课”或“购买三角钢琴”之类的东西。我每季度都会对这些内容进行审查。
步骤2：处理“收件箱”
- 澄清，组织，标记和归档捕获第一步产生的所有内容。
步骤3：计划周
- 查看并清理所有#Next任务 -在这里，我查看标记为“下一步”的所有内容（在组织步骤中），或者在我的日历上1-排除我必须在特定日期完成的事情的时间， 2-决定我会在上下文允许的情况下联系他们，并让他们没有约会，或者3-将他们踢回某天/也许。
- 计划一周 –在这里，我查看了一周中的大部分时间，并仔细检查了每周例行程序清单，例如“排定芭蕾舞班”，“单独时间”或“我想和之共进晚餐的人”，并阻止了时间我的日历。 如果您发现自己似乎总是在周日下午4点收到我的邀请，现在您知道为什么🙂
架构
下面有一个名为Todoist的工具的屏幕截图，但是我对此不太强调：使用哪种工具无关紧要。 实际上，纸张和文件可以正常工作。 该系统的功能不是工具，因为整个系统只是很多列表。 不同的工具以不同的方式帮助实现流程中特定步骤的自动化，但这与哲学是正交的。 显然，我对使用的工具抱有虔诚的态度，但这完全是主观的。 好的，这就是所有这些工作原理：
项目：
在dodoist中的项目会导致直觉难题，因为您本能地希望使用此层次结构按上下文组织事物。 例如，一个项目用于电话，一个项目用于差事等。但是！ 如果让标签和过滤完成组织工作并使用层次结构来做其最擅长的事情，那就更强大了：建立关系。
以这种方式进行设置的好处是，您可以轻松跟踪日常操作如何汇总到更高级别的目标和价值观。 它可以让您看到您在哪里花费过多时间或不足。 这是一个很棒的反馈循环，可以帮助您使自己陷入幸福。
- 重点领域 –最高层是生活中最高层。 个人，专业，社交和娱乐。
- 角色和责任 –这些都是我致力于的领域内的工作。 对于Personal ，这是我致力于管理自己的生活，保持健康，照顾我的家并成长为人类的承诺。 对于工作 ，我使用我的水平评估指南的核心价值观（以及有关办公室政治的注释，即软技能）。 人际关系是我所致力于的重要对象。 而乐趣是我致力于保持精神满足的方式。
- 参考 –这是它自己的项目，因为它完全是拉动的，永远不需要推动。 规则是-如果我永远不需要提醒某件事，因为我相信自己会记得在需要时找到它，请参阅参考资料。 例如，“ Napa酿酒厂”是参考，但“餐馆”。在“探索的东西”下标记为“某天”。我喜欢每月查看我的餐馆列表，因为我并不总是记得看它，并且最终去了相同的地方。 但是，我通常不会没有计划就在纳帕结束，所以我可以相信，当我计划进行品酒之旅时，我会记得咨询这一点。
标签：
这就是它开始变得复杂的地方，因为它包含大量数据，请不要害怕！ 捕获数据使您可以构建功能强大的过滤器，我将在下面进行解释。
在“收件箱处理”阶段，每个任务都被标记为以下4类：
- 精力 充沛是我完成一项任务所需的特殊关注方式。 简单的事情我可以完成多任务，不需要太多批判性思考。 专注是任何需要专注于任务的能力。 这是我大多数任务倾向于完成的地方。 创造力是一种特殊的注意力，留给需要重点但又需要一定水平的灵感的事物。 诸如写博客文章，为旅行创建播放列表，为聚会查找服装之类的东西。
- 但是时间是很多时间，我认为我需要完成一项任务。 使其有用的技巧是知道哪个存储桶对您有意义。 我有15分钟的时间，因为我的团队通常以15分钟为增量安排会议，因此我经常有15分钟的空闲时间。 同样，一个好的经验法则是，很少有什么事情应该超过几个小时。 如果是这样，最好将它们分成较小的块。 因为您很少有空的8个小时。 例如，这篇博客文章花了我大约5个小时来撰写，因此我将其分解为“完成大纲”，“完成初稿”和“完成终稿”。
- 依赖关系是我执行任务所需的任何工具，人员或物理位置。 我需要由未婚夫或上司管理的事情，我用他们的名字标记，以便下次有几分钟的聊天时间时可以得到一份很好的清单。 如今，大多数事情都需要一台计算机，但是当我乘坐没有wifi的航班或公共汽车时，能够将它们过滤掉是很好的选择。
- 状态打破了正在积极处理的事情（下一个），我可能会解决的问题（可能很快（有一天），或者我正在等待别人做的事情）。 这主要是因为我可以区分可执行和不可执行的任务。
筛选条件：
最后，一旦准备就绪，您就可以建立列表的不同视图，以确保您以正确的频率查看正确的信息，并且仅此而已。 这些分为两类：
- 定期审核的过滤器包括我每天，每周，每月和每年的审核所需的所有视图。 这些都是直截了当的，例如“今天到期”或“等待中”。还有一些过滤器可以帮助我维护数据管理。 每月一次，我将使用“缺失”过滤器来查找缺少标签或似乎不在正确队列中的任务。
- 特定情况的过滤器很有趣。 在这里，您可以完全自定义系统，以便对下一步的操作做出快速的战略决策。 我在5分钟之内可以进行所有后续操作的“快速获胜”，标记为“简单”，没有日期。 对于那些全天隐藏的微机会，例如等待会议开始或提早完成一些事情，这非常有用。 我有用于“无聊的会议”，“下午的食物昏迷”，“有启发性！”，“我一个小时都没有站起来”或“为内向时间充实”的过滤器。 首先要确定上下文然后发现的背后力量完成与之匹配的任务，您可以更好地利用自己的精力。
尽管您可能不会在乎高生产率，甚至可能会争辩说它重视数量而不是质量，但我要说的是：无论您的系统有多好或多坏，向任何方向移动总是比停滞更好。 对我来说，快速完成很多错误的事情是找出正确的事情的最快方法。 因此，从根本上讲，这可能根本不涉及生产力或控制力，而只是精心设计的变相策略，在面对混乱的情况下破解个人成长growth
