如何与各种各样的志愿者一起下达任务，设定截止日期并跟踪进度。
管理社区事件通常意味着与一群人一起完成一个目标。 很多时候，您正在与志愿者以及已经拥有全职工作和义务的其他人一起工作。 每个人的时间表都有所不同，可用时间有限。
您的工作是找到协调参与人员的方法，以使工作完成并确保活动成功。
那不是小事。
Teamup可以帮助您委派任务，设置截止日期并与所有相关人员交换信息。 它还可以帮助您查看大图以及详细的片段。 当您准备开始向周边社区推广活动时，Teamup也可以提供帮助。
为每个人创建一个主事件日历
首先创建一个每个人都可以访问的主日历。
添加事件本身以及导致该事件的所有主要里程碑和目标。 确保在注释部分中包含重要信息：位置详细信息，地图链接，具体说明。 您还可以上传文档或照片。 例如，如果您在活动的前一天安排了“舞台设置”，请上传清单，这样就没有人想知道到底需要做什么。
通常，将共享链接设置为只读权限是一个好主意：避免任何意外的更改或删除。 与所有相关人员共享链接。 随着事件的临近，他们可以看到每周和每天的计划任务和优先级。
使用子日历执行任务和分配
您可以为参与事件的不同委员会或工作组设置子日历。 也许您有一个“设置人员”和“清理人员”。为每个人员创建一个子日历，并将编辑权限分配给负责人。 机组管理员可以将特定的任务以及说明和位置详细信息添加到日历中，并与整个机组共享只读链接。
或者，如果您有多个独立的团体和/或个人作为志愿人员，则可以为每个人分配一个子日历。 他们可以使用其子日历添加其可用时间。 然后，在创建和安排任务和活动时，可以将每个任务和活动添加到可用组或个人的子日历中。
交流信息和更新以保持正常
如前所述，您（或使用日历并具有适当权限的任何人）可以向每个事件添加信息。 从清单到照片，以及指向地图位置，网站表单等的链接，都可以是任何东西。 您甚至可以根据您的特定需求自定义事件字段。
将所有材料附加到日历活动中可确保每个参与人员在需要时都能找到所需内容。
仅此一项功能就可以节省时间，并消除了数十种“您可以将链接发送给我吗……？”电子邮件和文本消息。 轻松访问所需的所有信息可创建自治权。 自主性使更快乐的人可以做更有效率的工作。
当小组和个人处理日历上的任务和事件时，您还可以获得小组和个人的反馈。 对单个事件的注释功能有助于分配任务和制定详细信息。
这是一个例子：
另一个简单的想法是创建一个“完成的”子日历。 任务完成后，负责人可以将其添加或移动到“已完成”日历中。 所有注释，评论和其他信息都保留在该事件中，但是每个人都可以看到它已经完成。
向社区推广活动
有两种使用Teamup推广社区活动的好方法。
首先，您可以创建一个面向公众的日历。 对于发生在多天之内且有很多选择的复杂事件，这是共享事件信息的好方法。 您还可以自定义事件字段以仅提供正确的信息。
将整个时间表放在日历上，其中包含每个单独事件的相关信息（描述，地图，需求等）。 然后，您可以通过只读链接共享日历。
或使用众多共享选项之一在任何社交媒体上通过电子邮件或短信以及博客和网站上推广活动。 与其他人共享也很容易，因此对事件的了解可以保持增长。 还将链接包括在任何活动传单或其他材料上，以便与会人员可以随时访问日历。
请注意，您可以将一个事件共享为网页。 这是推广的好工具，也许可以在一个大型的，为期多天的社区活动中，用于较小的单个活动（例如研讨会或晚餐）。 您还可以通过社交媒体，电子邮件等邀请其他人参加活动（请参见上面的屏幕快照中的列表）。
或者，您可以在网页上嵌入事件或活动的列表：
这是嵌入式日历的另一个很好的例子。
创建一个持续的社区活动日历
在这篇文章中，我们主要关注一次性事件，但是您也可以使用Teamup（就像许多小组一样）来创建一个正在进行的日历。 您可以安排重复活动，通过网站访问日历并在社区中共享日历。
请查看我们的灵感页面，以获取社区日历的更多出色示例。
