这是我为学生写的一篇文章，旨在帮助他们控制收件箱。 我从学生那里获得的反馈意见鼓励我将其添加到“中型博客”中。 所以，就在这里。 希望它可以帮助您更好地控制电子邮件。
当前的统计数据显示，普通上班族每天平均会收到80封电子邮件，并且有望快速有效地处理和处理这些电子邮件。 但是，这没有发生。 有很多工作要做，早上要检查电子邮件，然后通过会议，演示文稿创建，报告撰写和更多会议来开展当天的业务。 这意味着电子邮件堆积在收件箱中，在其中很难从所有废话中找到重要邮件。
输入收件箱零2.0。 这个概念是由Merlin Mann在2006年创建的原始InBox Zero建立的。InBoxZero 2.0为原始思想增加了一点灵活性。
与原始的InBox Zero一样，InBox Zero 2.0背后的想法是您的电子邮件收件箱是神圣的领域。 查看电子邮件后，永远不要在其中保留任何电子邮件。 您只需要查看收件箱中的一封电子邮件，然后立即确定它是什么，需要做什么以及去哪里。 使用InBox Zero 2.0，只有四个地方可以发送电子邮件。 删除，存档，等待或“今日操作”文件夹。
两个简单的问题。
问自己： 这是什么？ 那我该怎么办呢？ 然后，去做。 很快问这两个问题将成为一种本能，将帮助您在瞬间做出决定。 一旦您能够更快地提出这些问题，您将发现处理电子邮件完全没有时间。
垃圾
这是显而易见的。 如果这不重要，对您没有任何价值，请立即将其丢弃，不要再三思。
封存
您可以在此处放置不需要采取任何措施的电子邮件，但以后可能包含一些重要信息。 例如，产品信息更新，公司新闻通讯或团队成员的简单更新。
今日行动
您的“今日操作”文件夹用于处理您确实需要处理的电子邮件。 那可能是一个答复，或者包含您正在进行的工作所需的一些信息，或者可能是您以后想要阅读的内容。 如果您需要对电子邮件进行处理，则可以将电子邮件放在此处。
等待中
对于正在等待答复的电子邮件，您将发送的电子邮件副本放入名为“ Waiting For”的文件夹中，并在一天中的某个时间检查该文件夹。 回复电子邮件后，您可以删除等待的电子邮件并将其放入垃圾箱或存档中。 （此过程不到10秒！）
其他临时文件夹
如果您正在处理一个特殊的，复杂的项目，则可能希望创建一个临时文件夹来保存相关的电子邮件，以便更轻松，更快捷地获取相关信息。 但是，一旦项目完成，就可以将电子邮件移至存档中并删除项目文件夹。 这些只是临时文件夹。 最近的一个例子是我的圣诞节购物订单。 我将确认电子邮件放在一个特殊的文件夹中，一旦包裹到达，我便删除了该电子邮件。 这帮助我更轻松地跟踪订单。
收件箱归零的关键是您每天花费几分钟来清理和管理您的电子邮件，其余时间则用于从事重要工作。 您应该计划每天给自己20至30分钟的时间来维护系统。
没有最佳的管理方法，让电子邮件变得一发不可收拾，这会造成压力，因为您总是想知道其中是否藏有重要的东西。 通过保持简单的托管系统，您将避免不必要的压力，并且始终能够找到所需的内容。
搜索功能
从Google Gmail到Microsoft Outlook的几乎所有电子邮件程序都具有高级搜索功能。 这意味着您不再需要为不同类型的电子邮件创建单独的文件夹。 您需要做的只是将以后可能需要的电子邮件放入存档，并且可以在需要时进行搜索。 查找所用电子邮件程序的搜索公式是一个好主意，因为这将帮助您从电子邮件中获得更多收益。
电子邮件不必是一场噩梦。 受到控制非常容易。 但是，与需要控制的所有内容一样，您确实需要采用一些最佳实践来帮助您维护系统。 这样的最佳实践之一是养成总是问“ 这是什么？ ”发送到收件箱中的每封电子邮件，然后决定在那儿进行处理。 随着时间的流逝，这变得很自然，当您知道需要将电子邮件放入“今日行动”文件夹时，将电子邮件留在收件箱中会感到不舒服。
每隔48小时清空“今日行动”文件夹。
将电子邮件移至“今日行动”文件夹非常好，但是如果您在48小时之内不执行任何操作，则系统将崩溃。 您需要将“今日行动”文件夹中的任何电子邮件都视为重要邮件，必须予以处理。 如果您需要48小时以上才能获得必要的信息以回复电子邮件，请向发件人发送一封快速电子邮件，以便他们知道您正在为此做些事情。
如果您没有正确处理“今日行动”文件夹，则它将变成收件箱中的另一个怪物。 不要让这种事情发生。 对自己要严格。
两分钟法则
最后，如果您可以在两分钟或更短的时间内处理一封电子邮件，请执行此操作。 如果只需要两分钟的回复时间，那么使这些电子邮件散漫是没有意义的。 执行并归档。
就是这样。 这就是您控制电子邮件的一切。
要开始工作，请选择收件箱中当前的所有电子邮件，然后将其删除（强制破产）或创建一个文件夹并将其命名为“ Old Inbox”并将其放置在其中（软破产）。 然后，如果有时间，您可以遍历并处理这些电子邮件。 以这种方式进行操作意味着您可以从一个全新的收件箱开始，并且可以消除所有电子邮件压力。
为了帮助您开始使用Inbox Zero 2.0，我创建了一个pdf文件，您可以在此处下载（或仅使用下面的图片）作为快速参考指南。
祝好运！
卡尔·普莱因（Carl Pullein）是《 数字生活》 的作者 ：使您的生活井井有条并使技术为您服务所需的一切 ，这是一本有关如何在二十一世纪使自己井井有条的书
