状态更新会议的声誉令人怀疑。 他们可能会花费太多时间，比其他人更需要一些团队成员，并且会通过静态的单向演示文稿来烦扰参与者，这些演示文稿可能已被电子邮件或共享文档取代。 根据Clarizen进行的一项调查，“就业的美国人平均每周花费4.6个小时准备状态会议，并花费4.5个小时参加一般状态会议。”状态会议会浪费人们的时间和精力，因此，会浪费公司的财务资源。
另一方面，联席会议为兑现人们的时间并推动工作前进提供了更多希望。 协调会议在目标和设计上与状态更新会议根本不同。 在这里，我们分享了Meeteor从每周举行一次状态会议到拥有更多动态和更少频率的统一会议的历程。 我们希望我们的学习可以帮助您将员工会议转变为团队成员期待而不是恐惧的事情。
寻找合适的全团队会议
作为一家提高会议流程和效率的公司，我们希望设计最有效的会议，并且花了我们几次迭代才能到达那里。
寻找举行团队会议的最有效方法。
与所有会议一样，我们在Meeteor中创建会议议程以构建对话框架。 我们开始使用Trello进行前期工作。 Trello是一个项目管理软件，可以跨开发的时间或阶段显示信息，而不仅仅是列表，并且已经由我们的产品开发（dev）团队使用。
为了为我们的团队会议做准备，每个部门的每个工作流负责人都会发布其团队正在努力或已经完成的工作。 我们要求所有人在会议之前查看更新。 会议本身将是一次全面审查，并将深入探讨需要实时对话的特定问题。 我们发现，尽管Trello在开发团队中表现良好，但最终并没有成为使我们每周的团队会议更具生产力的合适平台。 原因如下：
- 它捕获了每周的快照，但是很难看到随着时间的推移以及我们如何接近目标。
- 尽管跨工作流的任务通常是相互连接的，但每个工作流看起来都与其他工作流分开。
- 该页面无法提供简单的方法来提问或分享对内容的反馈，因此每个工作流负责人仍需要花时间在会议上解决问题。
“每日站立”可以代替状态会议吗？
我们还尝试了完全取消团队会议，并以“每日站立”代替它们。由于我们是虚拟团队，因此我们在在线聊天室中进行了这些日常工作共享。 每天早上EST（美国东部标准时间）上午9点，每个团队成员都会花几分钟时间发布以下三个项目：
- 我们前一天完成的工作
- 我们计划今天完成的工作，以及
- 妨碍完成今天任务的任何事物，例如我们需要其他团队成员提供的帮助或信息。 我们会将这些对话带到单独的聊天室中，以解决与同行的问题。
每日站立会议的目的是促进跨团队协作，而无需花费时间在定期的实时会议上。 但是，随着我们的团队和工作复杂性的增长，跟上所有更新变得越来越具有挑战性。 例如，尽管开发团队成员相互了解彼此的更新，但这些信息对市场部门的成员没有帮助，反之亦然。 偶尔会有一些跨团队任务可以通过站立的方式解决，但是这并不能证明每天分享的努力是合理的。 最后，这种直立的细节并不能说明Meeteor的进展情况。
那么我们现在在哪里？ 从状态更新会议到团队调整会议
从那以后，我们开始采用公司里程碑驱动的方法，每两周进行一次45分钟的团队调整会议。 团队调整会议的目的是帮助每个人根据每个团队的进度采取行动，并就重要主题进行实时对话。 例如，当产品团队准备发布新功能时，营销和客户成功团队将通过我们的营销网站，新闻稿和帮助文章将这些功能传达给客户。 或者，客户反馈可以帮助产品开发团队确定任务的优先级。
您可以将7项学习应用于团队联合会议
在努力提高团队会议效率的过程中，我们发现了以下7种经验。 我们希望他们能帮助您的公司会议变得更有用，更省时！
1.提前分享进度和状态
现在，我们取代Trello，使用Google文档中的表格来填充团队里程碑和进度。 每个工作流负责人在会议之前更新其工作状态。 会议负责人会提前向小组发送议程，并提醒您审阅文档。 这样，我们甚至可以在会议召开之前就看到团队的进度并对彼此的工作发表评论。 我们将开会时间用于澄清，集思广益和解决问题的讨论，而较少用于报告。
2.使其互动
每个工作流负责人都以高级别的回顾开始他们的部分，然后我们将其开放以征询整个团队的问题和建议。 召开会议而不是仅仅依靠Google文档的目的是吸引我们团队的伟大思想并获得有关问题的反馈。 每个人都应该参加会议，问：“我看到/听到的东西如何影响我的工作？ 为了使我的工作前进，我需要同事们提供什么？ 我有什么问题或想法可以帮助他们推进工作？”
3.如有必要，取消
经过几次实验，我们的团队每隔一周会见一次会议。 我们将时间保留在日历中，作为一个经常性事件。 但是即使这样，如果没有重大更新，或者在会议之前我们已经解决了大多数问题，我们将取消会议并让人们有时间回来。 永远不要为了聚会而见面。
4.每个声音都很重要
我们的团队成员遍布5个国家和4个时区，我们确保虚拟参与者在会议期间进行口头交流。 会议主持人发表这样的声明：“让我们从虚拟参与者的反馈开始”，或“阿列克，您对此主题有何看法？”
为您的虚拟会议选择视频而不是音频。 确保每个人的脸都在屏幕上可见，以便人们也可以使用彼此的肢体语言。
5.使狭窄或详细的主题脱机
有时，只涉及团队中少数几个人的话题开始展开全面的讨论-这不是充分利用整个团队时间的最佳方式。 我们有一个规范，可以使每个参与者在主题过于详细时都可以发表讲话。任何人都可以要求小组将对话脱机，这样团队结盟会议才能如期进行。
6.花一些时间赶上
由于我们的团队分散在世界各地，因此团队结盟会议是我们同时聚会（即使是虚拟聚会）的少数机会之一。 尽管我们在在线聊天室中共享个人新闻和有趣的故事，但是听取人们的声音并进行实时对话仍然是团队联系的重要组成部分。 我们经常在这些会议的前几分钟里，快速分享工作以外生活中发生的事情。
7.迭代并改善团队协作会议的格式
正如您可能从本文中了解到的那样，我们将尝试使用不同的会议格式，以最好地满足公司在特定时刻的需求。 我们共同反思我们的工作，并据此调整流程。 而且，我们鼓励团队成员随时挑战我们目前的会议方式。
您的团队会议的状态如何？ 这些学习中的哪些可以改善它们？ 您还发现了哪些其他可以提高团队会议效率的知识？ 请在下面的评论部分告诉我们！
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