您有没有看过那些以转盘为生的表演者之一？ 首先将一块盘子放在一根高高的细杆上旋转。 然后将第二个板和杆移动，然后再移动第三个，依此类推。 在某个时刻，表演者需要保持的盘子太多了，它们都开始坠落到地面上。
那就是我和我的项目管理风格。 我从一次会议到另一次会议都跑了，有时候是。 我会在每个空闲的时间检查电子邮件，通常是在会议期间甚至在家中，我每天的工作时间通常为10或12个小时。
尽管付出了所有这些努力，板块还是跌落了。 任务要迟到才能完成，质量通常不合格，预算超支几乎可以正常使用，（虽然不能接受），我的工作非常努力，但项目仍然无法进行，压力很大。
就是这样，但今天却不是这样。 那么，什么改变了？
是的 更准确地说，我想出了如何更好地利用自己的时间。 如果生产率是产出与投入的比率，那么我就算出了如何在更少的时间内完成更多工作的方法。 最好的是，这不需要大量的资本投资，漫长的培训课程或昂贵的顾问。 我只用了三天的时间就做到了。
这是计划…
第一天：选择主动，而不是被动
我开始思考如何度过自己的时间，并意识到一天的大部分时间都花在回答问题上。 发起人想要进度更新和预测。 团队成员对优先级，到期日和责任有疑问。 此外，客户对其他功能有“有益的”想法。
收集信息以回答这些问题花费了很多时间。 然后，我将花费更多时间来按摩信息并准备答案。 这项工作使我很忙，但并没有推进项目。
同时，项目本身变得越来越复杂。 我们同意新功能而不真正权衡它们涉及的内容，因为这将花费很长时间。 是的，我知道范围蔓延的陷阱，但这是客户付账的……
我意识到，如果我消除了这些临时询问，我将有更多时间专注于项目交付。 因此，我决定不去回答问题，而是建立用于传递和共享信息的系统。
今天，我已经定义了通信流程，并且使用技术来实现更好的信息共享。 有一个团队成员可以交流其任务状态的系统，还有一些我可以用来与利益相关者共享信息的系统。 电子邮件是一种工具，SharePoint是另一种工具，如果您不介意的话，还有许多其他用于项目交流的好工具。
第二天：例外管理
作为项目经理，您的工作实际上是确定与计划的偏差并让团队按计划恢复工作。 如果项目要计划，那么您应该没有太多工作要做。 好的，这是一个简化，但这也是一个启示。 我意识到我不需要跟踪所有内容，前提是一旦出现任何偏差 ，我就会收到警报。
我要做的第一件事是停止安排许多团队会议，其主要目的是获取进度更新。 这些会议为项目团队占用了很多时间，而这些时间最好花在处理项目任务上，因此消除或至少缩短他们的时间对团队有帮助。
另外，我在项目审查会议上听到的很多内容都不重要也不有用。 我决定对于大多数任务，除非另有通知，否则我应该假设每个任务都按计划进行。 当然，向团队说明这一点很重要，这样他们才能了解自己的责任和期望。 首先需要一点手，但是很快我就可以相信，除非我听说有问题，否则我可以假设任务正在顺利进行。
其次，我意识到我应该专注于关键路径而不是甘特图 。 甘特图非常适合向利益相关者显示何时完成任务和完成项目，但对管理项目却没有多大用处。
另一方面，网络图显示了依赖性。 利用这些信息，您可以确定关键任务； 如果延迟的话，将会拖延整个项目。 这告诉我作为PM，我必须密切注意哪些任务。 不在关键路径上的任务不需要如此严格的监控，因为一点点疏忽不会危害整个任务。
因此，我在第二天所做的更改是关于认识关键路径的好处并使用异常报告。 那些在时间和预算上已经完成的任务不需要PM的任何帮助：只需让它们按原样进行即可。
第三天：要求问责制
当然，您实际上并不想知道任务或活动何时延迟并延迟项目。 您想知道它在延迟项目之前 。 这就是为什么任务需要截止日期的原因，以及为什么您需要团队成员对完成任务负责。 一旦他们意识到自己要迟到了，就需要告诉你。 换句话说，他们必须对自己的任务负责。
那么我如何使我的团队负责？ 理想情况下，我会在项目计划阶段执行此操作。 我会由负责工作的人来确定任务的持续时间和完成日期。 然后，我要做的就是安排工作并找出必须在何时开始的任务。
照原样，当我意识到必须提高生产率时，我们的项目已经在进行中。 尽管不是没有可能，这使得实行问责制更加困难。 因此，我绕过了PM尽量避免的一对一对话。
对我来说，有两点可以理解。 首先，每个团队成员必须了解他们的一项或多项任务与其余工作之间的关系。 第二，他们必须遵守任务期限。
我认为重要的是在这里要注意，您不能只强加最后期限。 是的，您可以，但是如果不可能击中该团队成员，那将使他失去动力。 取而代之的是，必须进行某种协商，以使团队成员真正兑现为止。
另外，我意识到我必须确保人们不要害怕给我坏消息 。 为此，我明确指出举报问题不是应受惩罚的罪行。 但是，最确定的是不标记问题。
我的项目今天如何运作
自从掌握了工作效率以来，我的生活发生了翻天覆地的变化，这不仅意味着我的职业生涯。 由于将自己从无关紧要的细节中解放出来，我有更多的时间去思考和预测问题。 这意味着所涉及的每个人都会减少惊喜和压力。 另外，团队成员本身会表现出更大的动力，因为他们有了更大的信任和责任感。
最重要的是，尽管我的项目取得了更大的成功，但我并没有花费我的晚上和周末来回复电子邮件和灭火。 我不仅生产力更高，而且我也更加享受生活。
