如果您正在阅读本文，您可能知道处理费用可能会浪费您员工的时间和资源。
同时，您可能也很清楚，这是经营业务的必要部分，永远不会消失。
我们大多数人在某个时候处理过费用，会很讨厌弄清楚褪色的收据上打印的内容，试图阅读难以辨认的笔迹以及纠正错误类别下的索赔要求。
这增加了团队的工作量，为人为错误创造了更多机会，并增加了整个公司的成本。
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根据全球商务旅行协会（GBTA）的最新研究：
- 一晚酒店住宿平均需要花费20分钟才能完成费用报告。
- 19％的费用报告中包含错误或信息遗漏，因此需要18分钟才能更正。
- 每年，公司平均处理51,000笔费用报告，花费将近3,000个小时，花费大约一百万美元纠正错误。
换句话说：大量资源浪费在纠正错误上，对于在精益组织中工作的任何人（可能已经有足够的能力来应对）而言，这都是一个巨大的头痛。
在管理他们的业务费用时，这是可以帮助您的团队升级的方法。
教育和澄清
当存在灰色区域时，业务费用管理中的许多混乱都源于对费用进行分类。
其他常见的错误包括混淆个人和工作费用，四舍五入收据记录，混淆那些令人讨厌的外汇汇率，通常会导致错误的假设。
通过一些教育是可以避免的。
无论您的费用管理系统是在Excel，纸质表格还是SaaS工具上运行，请向您的团队询问提出索赔时的痛点。
在此基础上，创建明确的准则以消除任何歧义或混乱的地方，因此他们没有借口下次再犯错。
激励进步
为了鼓励行为改变，请通过为您的团队游戏化流程来增加额外的激励。 挤出那些创造性的果汁，并提出有趣的方法来奖励员工的积极行为，同时也消除粗心大意。
例如，保持友好的记分牌，并为费用报告需要零更正的员工颁发星巴克优惠券作为奖励（本身就是奇迹）。
除了鼓励理想的做法，这些“规则”还可以演变为团队文化中的一个有趣部分，同时鼓励员工对费用负责，并注意处理这些费用的人员。
提升技术链
尝试尝试各种基于软件的解决方案，以解决当前的低效率问题。
如果您当前使用的是Excel，请尝试升级Xero和Travelstop等SaaS（软件即服务）解决方案。
这样的平台利用技术来简化会计和支出流程的各种功能，减少对当前监督费用的团队成员的依赖，并降低人为错误的风险。
但是，如果您属于经常出差的组织，那么您可能会意识到，商务差旅费用会带来其他复杂性。
许多商务旅行者，尤其是刚接触劳动力的旅行者，可能不熟悉经验丰富的同事已经具备的条件。 例如，认识到他们有权获得旅行保险，从家里到机场的交通以及餐费的报销。
此外，出行时担心放错收据，以不同币种提出索赔，以及翻译您不再记得以您不使用的语言记录的物品的麻烦，可能使出差变得更加压力了解。
基于技术的解决方案专为迎合国际运营和全球抱负的公司而构建，可以简化支出流程，从而使商务旅行更加轻松。
同时，此类平台利用并处理输入到其系统中的数据，以提供有关组织差旅费用的见解，从而可以帮助您制定战略决策，例如削减成本。
运营和战略双赢！
值得的投资
通过更改团队管理费用的方式，您可以成为公司的英雄，为他们节省大量资源。
对团队进行教育可能需要大量的时间，耐心和金钱的前期投入，但应将其视为长期投资，以防止代价高昂的经常性低效率。
同样，虽然SaaS的费用通常是按用户收取的，并且视公司的规模而定，但是很可能，这些费用与您的组织已经为当前工作流程中埋没的低效率所付出的价格无法相比。
如果您陷入了尚未为您的组织工作的业务支出系统，那么请采取一些措施。
熟悉各种可用的解决方案，找出最适合您的团队的方法，进行成本效益分析，与队友一起使用，并一步步迈向更优化，更高效的工作场所。
