这篇文章首先发表在 EffectifyMe.com上 ，在这里，战略生产力比做更多，更多，更多要重要。
Wunderlist，ToDoist，Toodledo，Omnitask等，他们都试图实现同一目标。 管理任务列表。
有了这么多可用的应用程序，您很容易犯与所有其他工具相同的错误。
选择您的应用程序作为第一步，只是后来发现所选的应用程序并不能胜任这项工作。
选择一个新的应用程序玩是一件令人兴奋的事情。 首先做到这一点是愚蠢的。
这是一个示例，向您展示首先选择工具是多么的毫无意义。 然后尝试将您的需求和生成的流程压缩到其中：
假设您打算从巴黎旅行到纽约。
在没有先定义您的要求（舒适，干燥，保持生命）的情况下，您的工具将如下所示：飞机，轮船，汽车，自行车，步行工具。
这些选择中有几个没有跨越大西洋的目的（自杀的选择除外）。
但是，这是大多数人使用IT软件（例如任务管理器应用程序）所做的事情：
步骤1：我乘车（工具）
步骤2：我从巴黎去纽约（过程）
第3步：试图穿越大西洋，淹死在自己的车中（在拿起工具时忽略了“保持干燥”，更重要的是“活着”的要求）。
就像一个不太了解的孩子一样，您可以尝试并玩这个应用程序。
如果没有先定义需求，就不会知道您的应用程序是否会为您完成工作。
乍一看似乎是这样。 但是几周后，所有的独角兽和彩虹镜片开始出现小裂缝。
更为明智的方法是：定义您的需求，然后选择满足所有（或大部分）需求的任务管理器应用程序。
但是您怎么知道有效的任务管理器应该有哪些要求？
最佳任务管理实践介绍：David Allen完成事情
大卫·艾伦（David Allen）在他的著作《完成事情》中为您做了艰苦的工作。 需求，过程。 全部设置完毕。
这本书已成为一种方法论。 教您如何有效（做什么）和有效（如何做）解决所有任务的方法。
它教您如何保持头脑清晰，思想井井有条，以取得有效的结果。
完成工作的要求：
- 任何未完成的事情都需要尽快摆脱，因此您可以专注于手头的任务
- 在所有未完成的工作中，您必须决定要做什么，要删除什么，要推迟什么，要委托什么
- 在决定要做什么之后，需要以一种有组织的方式提醒您下一步该做什么。
最后是流程：GTD流程，用于选择在任何给定时刻要执行的任务：
- 语境
- 有空
- 可用能量
- 优先
支持GTD的最有效的应用程序-和最好的名字。
记住牛奶（RTM）。
自2012年以来，我一直是RTM客户。从那时起，RTMS用户知道，确实不是吸引用户的设计。 它看起来像一个用颜色编码的HTML编辑器。
不，正是功能吸引了人们。
快进到2017年，功能强大的功能现已集成到现代设计中。
我的观点不是偏见。 我尝试了许多任务管理器应用程序。
Wunderlist，Omnitask，Toodledo，TodoIst等。 但是几周后（通常比那早得多），我总是回到RTM。 因为每个其他应用程序都缺少使RTM如此高效和有效使用的一个或另一个功能。
这是过去五年来我学到的一些功能。
离线
这是巨大的。 这些天，您几乎可以在世界上的所有地方连接到互联网。 但是有时候您无法访问互联网，例如在飞机上，在森林中奔跑时，您的思维会四处游荡，并提出最佳想法（和任务）。
如果您的任务管理器不支持脱机访问，则将其写下来（或尝试记住它，直到以后）。 当您回到互联网领域时，您已经忘了它。
使用RTM，您可以随时随地添加任务。 当您重新联机时，RTM会将其同步到他们的服务器。
移动应用
好吧，这对于当今的大多数应用程序来说都是应该的，特别是对于任务管理器来说，由于其性质，它强烈要求移动性。
令人惊讶的是，尽管所有任务管理器都附带了他们的移动应用程序，但好坏之间却有很大的关系。 RTM还提供了它在浏览器和台式机版本中提供的几乎所有功能。
桌面应用
一些任务管理器不再具有桌面应用程序。 不是很大，但是很不方便。 我发现在桌面上使用应用程序要比浏览器中的标签容易得多。 当我不小心用其他打开的选项卡关闭窗口而将其关闭时，该选项卡总是处于灭绝的危险中。
在桌面应用程序中添加任务
现在，这是RTM桌面应用程序真正开始发光的地方。 您可以在计算机上的任何位置向RTM添加任务。
当您记得您想从Tom的某个预算行项目中输入数据时，您可能正在MS Excel中处理项目的预算。
现在，如果您认为打开电子邮件客户端以向Tom发送快速电子邮件是解决方案，那么您就大错特错了。 最新的未读电子邮件潮将淹没您，这很可能会使您陷入混乱。 这很糟糕，因为显而易见的原因，而不是显而易见的原因。
使用RTM，您只需单击预定义的键盘快捷键（无需导航至应用程序），然后开始使用Smart Add添加任务。 是啊。 智能添加❤
智能添加-在不到5秒的时间内添加任何任务
如果我对视频游戏的热爱（别笑，现在与NBA球队金州勇士队和华盛顿奇才队的老板投资电子竞技这是一笔严肃的生意）告诉我一件事，那就是键盘快捷键很重要。 重要时刻。
因此，当将任务输入任务管理器时，我想尽快完成。 RTM有助于Smart Add。
预定义的键盘快捷方式允许输入任务，任务的优先级（“！”），截止日期（“ ^”），持续时间（“ =”），标签（“＃”）和列表（也包括“ ＃”）在5秒或更短的时间内。
毫无疑问，使用鼠标输入任务属性只会更快一些。 但是从长远来看，甚至在一周之内，通过使用键盘快捷键而不是鼠标移动和点击节省的时间也令人难以置信。
不用鼠标导航
您不仅可以在不使用鼠标的情况下添加任务，还可以在不使用鼠标的情况下浏览RTM。
只需查看下面提供的键盘快捷键即可。 效率的新定义。
附言：我相信每个人都需要学习触摸打字。 当您在计算机上创建100％的工作时，键入速度决定了交付结果的速度。
智能列表以及数百个搜索条件
这就是RTM的真正威力-搜索条件和智能列表。
记住，“完成工作”方法学如何优先处理下一个任务？
1.上下文2.可用时间3.可用能量4.优先级
现在可以搜索我们在添加任务时分配的所有任务属性。 该搜索可以创建一个新的智能列表。
让我们来看看以下情形：
我在早上通勤的火车上班。 问题：我该怎么办（除了看着世界过去）？
1.背景
火车就是背景。 没有互联网，但可以自由地在笔记本电脑或移动设备上做事情。 我只是访问了智能列表“上下班（公共）”，并看到了一系列选项。 假设我上下班时可以处理的任务估计在10分钟到90分钟之间的任何时间。
2.可用时间
我大约要60分钟才能到达车站。 我在智能列表中搜索最多需要60分钟的任务。
3.可用能量
现在是凌晨，所以我显然不愿意进行一些富有成效的创作工作。 如果是晚上通勤回家，我的能量水平会更低。 然后，回复电子邮件或读书。
4.优先
只是现在，GTD通过分配的优先级对任务进行优先级排序。 项目预算或社交媒体战略草案是否更重要？ 编写其中任何一个都将花费大量时间和精力。
RTM将任务划分为1-3类，其中1个最为重要。 由于预算对于该项目的当前阶段而言更为重要，因此我将在接下来的60分钟内开始在火车上下班的同时进行预算。
在智能列表的帮助下，考虑到可用的时间和精力水平，我在几秒钟内就决定了如何在此时此刻发挥最大的生产力。
没有标签，上下文和/或智能列表的任务管理器将使它成为不可能，但将在最短的时间内决定要处理的任务。
借助各种可用的RTM搜索条件，您可以创建任何可以想象的智能列表。
记住牛奶-唯一可提高战略生产力的应用程序
如果您像我一样，并且讨厌在与您的愿景和原因无关的任务上浪费时间，那么您会发现RTM像我一样有用。
快速浏览一下应用程序，它就可以与“完成工作”完美契合，并可以立即决定要做什么。
