让我们想象第二秒钟，埃迪·墨菲（Eddie Murphy）像他在著名的脱口秀喜剧节目《 Delirious 》中那样大声喊着“ Timesheeets !!” 。 这是一个供参考的视频（第二38-45秒）：
好笑吧？
现在，用您的老板或经理代替Eddie的形象。
您将立即失去它并进入战斗或飞行模式。
为了处理这种情况，您需要清理办公桌，在此关闭浏览器选项卡，然后无意打开收件箱，只问自己：
为什么我应该首先追踪时间？
时间追踪神话
总的前提是，时间跟踪与生产力密切相关，生产力可以衡量某人工作效率。 基于这些投入，管理人员在降低成本并改善运营的同时，牢记一个明确的业务目标：增加利润。 时间毕竟是金钱。 正如《哈佛商业评论》所指出的那样，美国经济每天损失74亿美元，这是5000万未追踪工作时间的结果。
这个发现没什么错，但是说实话：8个小时很容易完成，几乎没有完成。 实际上，来自英国的一项新研究发现，我们的工作效率只有2小时53分钟。 剩下的时间充满了分散注意力的活动，例如：浏览社交媒体，阅读新闻以及与同事讨论户外工作活动-排名前三位。 这是注重数量而不是质量的直接结果。 它欺骗我们以为我们可以通过仅显示和填写时间表来掌握我们的工作。
有事吗 是的，时间跟踪实际上在心理上与生产力相关。 它遵守帕金森定律，该定律指出，工作正在扩展，以填补完成所需的时间。 或者简单地说，如果您给某人一个星期完成4小时的任务，那么他们将需要一周的时间。 这是因为，一般来说，人们估计他们需要更多时间来准备任务。 即使他们更快地完成它，完美也会开始，他们会继续微调工作，直到最后一刻（我在这里也感到内gui）。
令人遗憾的是，一些经理仍然将每周40小时作为质量工作的基准。 这并不意味着时间跟踪不会有用。 通过它，管理人员可以通过监视他们平均花费的时间来准确估算任务预算和截止日期。 他们还可以提高对客户的透明度，并实时告知他们项目进度。
一切都很好，但是您呢-员工？ 让我们看看是什么使跟踪时间变得如此困难。
为什么这么难追踪时间
有许多原因。
您可能会害怕受到老板的监督，或者是由软件或随机获取桌面截图的软件来监督，并将其视为无用的管理任务。 您对自己说，问题出在管理层面，谁想要量化一切以削减成本。 对他们来说，这些只是数字，就像文具和办公家具一样。 但是在第一行，您应该在截止日期之后截止，以将这些数字相加。
或者，如果您每天执行多任务，则会发现时间跟踪消耗。 这意味着您需要记住自己所做的工作，时间和时间。 这是不自然的，需要巨大的认知能力，这是一整天结束后不容易进行的努力。
你们当中有些人的工作对于整个团队来说都是可见的，因此感到压力很大。 我的意思是，谁不会呢？
如果事情没有按计划进行，那么所有人（不仅仅是经理）都可以让您对此负责。 您感觉自己一直在忙碌，这很快就会反映出您的工作质量。
很少有人会明白为什么时间跟踪很重要。 从经济角度来看，更多的可计费时间可以增加利润并为您自己和公司创造新的机会。 但是，同样的推理也可以使您不服从帕金森定律，而专注于在项目上花费太多时间（数量）而不是产生影响（质量）。
时间追踪的目的
乍一看，时间跟踪似乎是错误的，因为它不能反映我们的实际工作。 在某种程度上，这是事实，但请后退一步以查看全局。
假设您在一项任务上花费的时间比预期的要多。 这是否意味着您是慢话？
一点也不。 可能发生这种情况是因为从一开始就没有计划好这项任务。 或没有足够的资源来完成它。 或者，您正在等待其他人的批准，但此时此人不可用。
关键是时间跟踪已经发展成为更多的发现工具，它使我们可以放大整个视角，而更少地用于高层管理人员的控制措施。
为了获得全部收益，必须改变心态。 生产力专家，《少做多生活》一书的作者Ari Meisel总结得更好：
“如果您有记录日志的心态……您正在做的每一项活动，实际上实际上会严重损害您的生产力。 接触，接触的思维方式与您从事创造性工作，研究或拨打有效电话所需要的思维方式完全不同。”
那是因为高效率的人一次只专注于一件事，而把所有的注意力都放在一边。 当临近最后期限时，他们利用时间跟踪引发的匆忙作为催化剂，带出自己最好的一面，“而不是utch着拐杖，找借口或祸根”，来形容塞思·戈丁。
那么，您如何激励您的员工跟踪时间而不中断他们的日程安排和流程？ 考虑以下6条技巧，以顺利过渡到时间跟踪：
1）为他们解释其中的内容
首次实施时间跟踪系统时，其背后的原因对于每个人来说还不清楚。 无端地执行它只会滋生抵抗，并使情况变得更糟。
为避免这种情况，请诚实坦率。 解释为什么每个人都需要跟踪他们的时间，以及如何使他们受益，而不仅仅是公司。 但是要小心，动力因人而异。 这就是为什么最好根据他们的角色为他们强调其中的内容。
例如，您可以告诉销售代表准确的时间表消除了服务收费不足的机会，而这反过来又会带来更大的利润和个人奖金。 与项目经理一起，您可能会争辩说，相同的时间表可以帮助他们查看谁被预订过多或预订不足，并且可以更好地提前安排团队的任务和工作量。
2）使时间跟踪变得轻松灵活
时间跟踪本身就是一项艰巨的任务。 您也可以简化员工的流程。 选择一个像Paymo这样的直观项目管理软件，使他们可以轻松地填写时间表，只需单击几下即可创建可自定义的时间报告。
Paymo：与任务和项目管理软件一起更好地工作
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还要考虑他们的流动性。 该软件应包括一个移动应用程序，以便您的员工无论身在何处，都可以在互联网上（无论是在咖啡馆，客户现场还是出差中）注册时间。
想象一下，一旦任务结束并打开工作时间即可打开手机，而不是等待返回办公室，这将多么方便。 感觉很自然，使员工能够专注于手头的任务，而不必将项目添加到他们的心理工作清单中。
3）自动化整个时间跟踪过程
如果您的员工在几个并行项目中以较短的时间间隔（10-15分钟）工作，那进进出出只会使他们落后于工作呢？ 在这种情况下，您可以完全自动化该过程。
选择一种自动时间跟踪工具，该工具可以记录员工在浏览Internet，编辑文档或使用某些桌面应用程序上花费的时间。 这样一来就无需记住他们最初从事的工作和时间。 还有一部分是您的角色。 您不必再不断提醒他们登录他们的时间了。
PaymoPlus做同样的事情。 它在后台运行，并代表员工记录所有活动，不留任何误解的余地。 最后，员工可以将活动与其相应的项目和任务进行匹配，或者设置规则以使这一步骤自动化。
4）有明确的指导方针
正如Dilbert漫画的创作者Scott Adams所说：忘记目标，而是专注于构建系统。
您的员工是否以正确的方式跟踪时间也没关系。 这些都是明确的准则和程序，每个人都需要遵循这些准则和程序才能充分利用时间跟踪的好处。 但是，如何设置它们呢？
假设您正在管理PR团队，并着手开展活动。 您的团队到达活动地点，并通过与承包商和赞助商进行小型交谈开始新的一天。 他们确切应该从什么时候开始跟踪时间-在他们到达或客人出现时？ 事件休息期间花费的时间也算在内吗？ 15分钟以下的时间输入是否应该四舍五入？
这些都是在整个对话过程中都会弹出的问题。
关键是在制定流程之前，尽可能多地询问并权衡所有人的意见。 最后，您都会从中受益。 您的员工将知道如何准确地跟踪时间，同时您将可以访问组织的数据池以进行挖掘。
5）以身作则-追踪自己的时间
不要在场外强迫改变。 特别是如果您是一家大公司的一员，那需要花一些时间才能推出并实施。 成为它的一部分，并充当其主要驱动力。
如果您跟踪自己的时间，则会向员工发出强烈的信号。 即使他们的经理不害怕公开时间表，他们也会将这种行为视为一种有价值的做法，并且是非侵入性的。
通常，首先培训对团队有直接影响的经理。 然后，让他们充当成功的拥护者，让其他人参与进来。 与软件支持人员这样的外部联系人相比，员工将更加信任同事。
6）寻求反馈
等到发生故障以改善它意味着灾难。 积极主动地向您的方法询问员工的反馈意见。 毕竟，他们是在第一行中“战斗”的人，因此，他们知道您业务的来龙去脉。
使他们易于表达自己的担忧和改进建议。 创建民意测验或调查以收集所有结果。 然后将它们包括在讨论会议中，以找出所有潜在问题并提出一个更好的系统。
成为解决方案的一部分，将使他们更容易采用时间跟踪软件。 更重要的是，他们将被高层管理人员所重视，并被鼓励以有意义的方式做出贡献。
不要激励时间跟踪
如果您想知道为什么我们没有将其作为提示，我们是故意这样做的。 那是因为我们反对。 一些公司竭尽全力将整个时间跟踪过程进行游戏化。 他们向那些准确填写时间表的人提供奖金，亚马逊礼品卡，免费午餐或休息日。 尽管在短期内有效，但这些类似于“胡萝卜”的方法目前为止还没有到过。
在某个时候，员工习惯了，要求更多的钱，更多的假期，更多的赠品。 发生这种情况时，他们很快就会想到欺骗系统并记录尽可能多时间的方法。 作为回报，他们的工作质量将受到影响，因为他们将专注于错误的度量标准-登录小时数而不是交付结果。 认识到他们的目的是什么？ 是的，帕金森定律。
最后的想法
现在，我们已经揭穿了时间跟踪的神话，我们可以将更多的精力放在对工作场所产生影响上，而不是机械地记录工作时间并为此而责骂我们的经理。 在您一天的工作中，请记住这一点，并将时间诱发的匆忙视为使自己发挥最大作用的一种方式。
对于所有在场的经理来说，这都是一个建议。 与其他任何软件一样，不要首先投入精力。 首先测试几个工具，然后看看哪个可以满足您当前和将来的业务需求。 幸运的是，Paymo提供2周的免费试用期，因此您可以体验功能齐全的应用程序而无需附加任何条件。
无论您选择哪种解决方案，您都将获得比指标更有价值的东西：缓解压力的环境，每个人都可以自由地管理自己的时间并表达自己的真诚。 快乐文化的真正标志。
最初发布在Paymo的博客上。
