您通常在工作上花费多少时间？ 您实际上在工作几个小时？ 考虑到无数次会议和技术问题的解决方案，更不用说对无关紧要的话题的讨论和冷水机对话，因此8小时的工作日大大减少了4-5小时的生产性工作。 而这是根据最乐观的估计！ 项目经理如何防止浪费时间？ 实际上，这里有一些简单的规则，可以遵守这些规则可以大大减少截止日期和项目失败的次数。
1.避免不必要的会议
根据The Muse的说法，经理们将约35–50％的时间用于会议。 这种浪费使团队的所有成员烦恼，并且随着时间的流逝，员工开始寻找各种借口和借口来避免这些借口。 这使已经毫无用处的会议的效率更低。 体会您的时间和员工的时间-将会议次数减少到真正必要的会议次数。 下次您要召开会议时，请问自己几个问题：
- 这次会议的目的是什么？ 如果您只需要传播一些信息，使用电子邮件或其他通信渠道代替实时实时对话会不会更容易？ 同样，如果只需要计划或分发任务，可以使用团队使用的项目管理工具来完成吗？ 会议的唯一有效目的应该是讨论和制定团队决策，但是即使在这种情况下，召开会议也不总是合理的。
- 你准备好开会了吗？ 您是否拥有所有必要的数据来立即解决紧迫的问题，而无需以后再组织其他会议？ 还是“为了开会而开会”？ 如果是这样，将其推迟到有意义的那一刻。
- 我们真的需要召集所有这些人来应对吗？ 当然，团队通常应该对隔壁发生的事情有一个大致的了解，但是他们不必一定要花时间在所有细节和讨论上。 适当的项目管理工具可以充分告知他们团队其他成员的占用情况。 相反，计划进行简短的一对一对话或与某些特定的参与人员进行会议将更有效率。
2.保持沟通平衡
沟通是工作流组织中的另一模糊事物。 保持联系是保持理想同事的一种好方法，但不要忘记自己的职责。 在“可能有紧急情况”的情况下，在所有可能的工作聊天中不断分散注意力，阅读电子邮件，检查多个Messenger会严重影响您的工作效率。 根据情况使用适当的通信方式，根据目的分发聊天，设置通知以立即响应紧急情况，但不要因闲聊而分心。
3.鼓励自力更生
您花费多少时间进行计划和估算任务？ 让您的员工在自己的职责范围内做出自己的决定，而不是与您或其他人协调每个动作。 正确分配角色和职责不仅会增加项目管理的灵活性和各个团队的独立性，而且会大大减少花在官僚主义问题上的时间。 在您的员工中培养责任感和决心，随着时间的推移，他们将需要更少的控制权，几乎可以自主执行任务。
4.自动化您的工作流程
适当的项目管理和协作工具可以简化工作流程，并使您的团队摆脱一些例行任务。 人工智能用于准确的任务估计，自动时间跟踪，机器人用于不断地通知和跟踪进度等，所有这些选项使您可以始终了解整个项目状态，而无需经常干扰同事的工作。 现代技术成就了奇迹，但是即使是简单易懂的应用程序，只要在正确的位置进行操作，都可以避免不必要的错误并降低风险。 此外，使用行之有效的方法还可以使您从工作中避免不必要的问题-所有团队成员将知道做什么和何时去做，因此您不会在组织问题上浪费时间。
5.寻找中庸之道
沟通不畅和缺乏控制可能会带来危险，就像持续不断的chat不休和过度的官僚主义一样。 额外的会议分散了工作的注意力，但使您的团队更紧密地团结在一起，从而改善了团队合作精神。 使用熟悉的工具和方法有时有时很难为新问题找到最佳的解决方案。 每个项目和团队可能都需要一种特殊的方法，而经理们总是必须在有限的资源（例如时间和人员）与渴望做好一切的愿望之间取得平衡。
从其他公司的例子中学习是好的，但是并没有相同的工作条件和统一的协作方式，而是要寻找自己的规则并与我们分享。
最初发布于 Riter Blog 。
