不知何故，人们仍然惊讶地发现我维护了Inbox Zero（收件箱为零），却不知道如何做到这一点。 收件箱为零只是意味着大部分时间收件箱中没有电子邮件。 最近，我帮助几个朋友建立了流程，使他们的收件箱不再是一个可怕的怪物。 当我看到749条新消息并看着人们试图弄清真正重要的内容时，我感到非常畏缩。 这是过去几年来我一直在做的事情。
注意：我使用我的个人Gmail帐户和在线Gmail界面将我所有的专业电子邮件地址集中到一个位置，然后在此分类邮件。
您需要首次进入“收件箱归零”。 此处的主要功能是存档和星级。 星号用于保存重要的电子邮件以供以后使用。 下面的存档说明。
存档如何工作？
Gmail的工作方式，唯一要做的就是从电子邮件中删除“收件箱”标签。 实际上，您的收件箱只是此搜索“ label：inbox”的命名视图。 因此，通过存档您不会丢失电子邮件，只是从所有选定的邮件中删除该标签，即它们不会显示在收件箱中。
日常清理
这是一个快速例程，可让您筛选尚未阅读的所有内容并摆脱它。
- 在Gmail搜索中输入“ is：unread” ，这将提取您所有未读的电子邮件
- 识别重复的电子邮件，并通过包含from：关键字来扩展搜索范围-例如“ is：unread from：@ eventbrite.com ”
我使用iPhone上的Outlook可以在早上快速浏览邮件。 我有2条规则：
- 如果我能快速做出回应（不到2分钟的时间）-我会立即做出回应
- 如果电子邮件太长/不清晰/需要更多数据给我-我将其加注星标并存档
其他所有内容均已存档。 由于某种原因，Apple的默认Mail应用程序不允许进行多点触控滑动。 由于Outlook会将您的电子邮件自动归类为“重点”或“其他”，因此我通常只将“大多数”中的邮件存档（Outlook允许我一次发送4封邮件）。
我没有在手机或计算机上设置任何电子邮件通知或徽章或任何形式的通知（有关详细信息，请参阅：CEO Diary＃2信息过载解决方案）。
可以按自己的时间分批处理它们。 我将手机用作电子邮件的分类设备，而将计算机用作偶尔处理电子邮件的设备。
结果：我的收件箱中经常有零邮件要处理。 我不需要沉迷于需要阅读或回应的内容，因为我根本不记得这些是什么。 我设置一天中的特定时间，以便在计算机上浏览已加星标的电子邮件，从而以一种无压力的方式快速处理它们-通常是在一天的开始和结束时。 同时，我只对重要的部分加注星标，然后将其余的归档。
问：Gmail的优先收件箱/收件箱类别如何？
答：老实说，我认为没有其他原因可以帮助您快速存档不应该放在首位的电子邮件-如果您没有阅读它们，为什么不过滤掉或取消订阅呢？
问：我应该如何处理其中的所有新闻通讯？
答：只需退订或创建一个过滤器，即可自动将其删除或跳过收件箱。
问：很好，但是您的收件箱不应该成为您的待办事项清单…？
答：是的，如果您将其视为其他人不断从您那里获取的东西的源源不断的话，那不应该。 使用加星标的邮件并设置特定的时间来处理您的电子邮件会改变该等式，您可以决定何时以及如何处理它，同时还可以让自己精神上的休息。
