当我阅读文章和博客文章并观看有关生产力的YouTube视频时，我惊讶于有多少人使用大量应用程序来完成工作。 这些天来似乎迫切需要继续尝试新应用来完成简单的事情，并最终将工作存储在各处。 一些工作存储在Google云端硬盘中，一些工作存储在Dropbox中，其他工作保存在iCloud中。 然后我发现有些可以在Google文档中使用，有些可以在Microsoft Word中使用，有些可以在Apple Pages中使用。 一切似乎都不必要地复杂。
所有这些复杂性只会增加您的数字压力。 无法立即知道东西在哪里，因此必须检查从Gmail帐户到公司Outlook系统的收件箱。 拥有公司日历和Google日历，并使用Slack之类的应用程序，希望这会清除您无法保持收件箱顶部的功能（不会）。 我什至看到人们使用OmniFocus进行个人任务和项目管理，并使用Asana作为团队的项目管理系统。
如果您是这些人中的一员，请停下片刻，对自己完全诚实。 所有这些不同的工具是否真的使您的工作效率更高？ 我的猜测是他们不是。
一个好的生产力系统应该可以帮助您成为自己最有效的版本。 必须检查多个收件箱，云驱动器和待办事项列表无法实现此目的。 如果您要成为自己最有生产力的版本，则需要将所有内容都放在尽可能少的位置。 工作时，在计算机上打开许多窗口只会增加您的注意力，并降低您专注于手头工作的能力。
与所有这些《快速致富》书籍一样，大多数提高生产率的应用程序都不会这样做。 大多数只是玩具（有些是昂贵的玩具），其中许多只是为了完成需要做的工作而改编，由于它们自身的复杂性，只会在组合中增加一些拖延感。 （我应该为它加上什么颜色？应该使用粗体还是斜体？应该如何提示我？等等）。这实际上并不是使自己的工作效率最高的方法。
要成为自己最有效和最有生产力的版本，您只需要几个项目，这些项目越简单，它们就会越好。 这些项目如下：
- 待办事项列表管理器
- 在云中存储您的工作的地方
- 日历
- 通讯录/联系人列表
- 一个收集所有电子邮件的电子邮件程序
- 写作套件，例如Microsoft Office，Apple iWorks或Google文档，表格和幻灯片。
- 笔记应用
- 即时通讯应用
- 数字参考资料存储
就是这样。 当然，根据您所做工作的类型，您可能需要一些专门的软件，例如Photoshop，Premiere或BBEdit，但是基本知识无需针对您所从事的工作类型而改变。
您不需要任何这些项目的许多不同形式。 每个选项之一就足够了，这取决于您如何配置这些项目。 建议您在用于工作的设备，计算机，平板电脑和电话上都可以使用这些项目。
当您考虑一下时，这些年来情况并没有真正改变。 在黑白电视时代，我们有一张桌子，一台打字机，一个文件柜，一本日记和一张纸来写下我们的待办事项。 唯一的变化是所有这些东西都已经数字化。 当然，我们没有三台打字机来打字不同的文档和三本日记来记录我们生活中的不同部分。 在廉价塑料笔出现之前，我们通常随身携带同一支笔。 啊，那时的生活简直太简单了。
为每个特定的工作拥有一个专用的应用程序将使您成为自己效率最高的版本。 如果必须编写报告，则选择与之一起编写的应用程序，如果需要准备演示文稿，则选择始终用于演示的应用程序，如果您有任务要做，则将其写下来在待办事项列表中经理，如果您收到一份参考文件，则可以将其归档到数字归档应用中。 无需考虑如何编写文档或将项目保留在何处。 该决定已经为您做出，您可以继续做下去。
是的，我知道有些公司必须使用特定的文档类型。 但这仍然并不意味着您必须拥有许多不同的工具。 Apple iWorks和Google Docs一样允许您将文件导出为Microsoft Office文档。
当然情况会发生变化，更好的工具会用很长时间。 更改工具没有问题。 您唯一的问题是在已经膨胀的工具包中添加更多工具。 保持工具袋轻便好得多。 它还使您可以了解有关所使用工具的所有知识，因此您可以更快，更高效地使用它们。
我必须承认，我是根据经验写的。 我一直在使用多个可以完成相同工作的工具，并且一直处于数字压力之下，不得不决定应该保存不同文件的位置，然后在噩梦中走了几周，试图记住在哪里我把文件放在从中国到英国购买紫色充气青蛙的物流中。 只是发现我以非IOS兼容格式编写了文件，并且没有随身携带笔记本电脑来发送文件。
那么，为什么不在本周末花几天时间清理工具。 为您执行的每个特定任务选择一种工具，然后删除所有其他工具。 您会发现自己的数字压力减轻了很多，决策将变得更快，并且您将更加接近自己成为最高效的版本。
记住：一种工具，一项工作。
卡尔·普莱因（Carl Pullein）是《 数字生活》 的作者 ：使您的生活井井有条并使技术为您服务所需的一切 ，这是一本有关如何在二十一世纪使自己井井有条的书
