简单是最终的复杂性。
–达芬奇（Leonardo da Vinci）
您是否曾经需要过一个重要的文档，只是意识到您已将其保存在另一台计算机上？ 您是否曾经需要就某件事获得反馈，并让自己沉迷于通过电子邮件发送一连串文档副本的痛苦过程？ 如果您遇到以下任何挑战，则需要使用OneDrive。
为什么要使用OneDrive？
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随时随地访问
使用OneDrive的好处是，它使您可以随时随地访问信息。 无论您使用台式机，笔记本电脑，平板电脑还是移动设备，OneDrive都可以使您快速获取信息。
简化生活
OneDrive使您可以停止发送多个文档副本，只是为了获得反馈。 它使您可以使用一个文档而不是多个文档，从而减少了因错误版本而无意工作的风险。
什么是OneDrive？
OneDrive是基于云的文档存储库。 您可以注册一个免费的个人帐户或一个付费的企业帐户。
个人帐户为您提供了基本的存储功能，而企业帐户则提供了广泛的存储以及一系列文档控制功能，例如加密，合规性和安全性。
版本控制
OneDrive的另一个关键功能是它能够对信息进行版本控制。 这意味着OneDrive将维护文档的运行历史记录。 基本上，您所做的任何更改都会记录在日志中。 这有助于防止潜在的信息丢失，同时使您能够在发生不必要的更改时还原到以前的版本。 但是，版本控制的最重要好处是您可以避免创建多个文档来跟踪版本，从而减少混乱和使用不正确文档的可能性。
如何组织OneDrive？
OneDrive的桌面客户端为您提供了更多工具来组织文档。 使用这些工具，您可以使用元数据，文件夹，视图和分组来提高查找信息的能力。
元数据
元数据被定义为关于数据的数据。 元数据是我们分配给信息的标签，用于告诉我们文档所包含的内容。
对于放置在OneDrive中的每个文档，您应该再花几秒钟的时间将元数据添加到文档中。 这可以通过以下方式完成：
- 在OneDrive中保存文档
- 打开文档，然后单击顶部屏幕上的“文件”选项卡
- 将打开一个摘要页面，在右侧显示文档的元数据属性
3.单击显示所有属性链接以显示所有可用的元数据字段
- 使用类别字段通过键入关键字对要保存的文档类型进行分类
- 您可以使用的一些文档类别关键字是程序，策略，管理，合同，培训，参考
- 仅使用一个类别关键字。 使用更多功能会使您的系统不必要地变得复杂，因为您必须记住每个文档的许多关键字变体。
- 为您认为合适的元数据类别输入其他描述符。 您应用于文档的关键字稍后将用于使用分组功能来组织文档。
资料夹
文件夹使您可以按上下文（例如职能或部门）分隔文档。 例如，如果我正在使用多个不同的客户端，则可以为每个客户端创建一个文件夹。 主要目标是将文件夹专用于您的重要业务和生活场所。
列表显示
使用视图是一种预配置文档快照的好方法，它可以为您提供最大的信息。 列表视图可以有效地提供有关文档以及其他元数据的创建和修改日期的见解：
- 文件类别
- 文件大小
- 文件主题
- 以及更多
通过执行以下步骤配置文件夹的列表视图：
- 单击进入您的一个文件夹
- 点击屏幕顶部的查看标签
- 单击详细信息选择
- 这将显示一个文档，向您显示所有应用于它的元数据
- 点击添加列链接
- 选择类别选项
- 选择要在视图中显示的所有其他列
- 选择列链接将显示要选择的元数据的完整列表。
分组视图
分组功能使您可以根据应用于文档的元数据来组织文档的视图。
分组功能可将您的文档合并为一个元数据类别。
分组不仅可以帮助您保持文档的清晰视图，而且可以避免创建子文件夹的永无止境的路径。
使用以下步骤对文档进行分组：
- 单击其中一个文件夹。
- 点击页面顶部的分组依据链接
- 将出现一个下拉字段，显示可用于分组的元数据类别
3.选择类别选项
- 现在，您的文档视图将围绕您应用于文档的category关键字进行合并和组织
- 没有类别关键字的任何文档将被分组到未指定的组中
摘要
OneDrive是一种工具，可让您通过在需要时访问文档来提高效率。 通过利用元数据，文件夹，视图和分组，您将能够最大限度地利用OneDrive。
