对于许多员工来说，电子邮件可能是一个有用的工具，也可能是一场灾难。 尽管电子邮件提高了沟通的便利性，但是收件箱中的困难实际上可能会降低生产率并挫败用户。 当您考虑到电子邮件对于许多工作的重要性时，这尤其重要。
如果您在每个工作日首先打开Gmail收件箱，则需要知道它可以实现高效的工作流程。 优化收件箱时，可以简化生活，这对您的职业和压力水平都有好处。 您可以使用以下10个技巧来控制收件箱。
拥挤的收件箱会使您不知所措，并让您略过重要邮件。 同样，如果您收到大量电子邮件，则较低的显示密度可能无法消除它。 Gmail提供了三种显示密度供您选择：默认，舒适和紧凑。 您可以通过单击右上方的齿轮图标在这些显示选项之间切换。 选择最适合您的选项。
如果您在Gmail上花费了大量时间，则可能需要进行很多点击操作。 这可能会使您在回复电子邮件时放慢速度，并导致时间流逝。 幸运的是，Gmail支持许多键盘快捷键。 您可以根据需要在Gmail的常规设置中打开现有的快捷方式，也可以在高级选项中启用自定义快捷方式。
收件箱配置决定了您如何处理邮件。 Gmail包含五种不同的设置：默认，重要优先，未读优先，加星标优先和优先收件箱。 某些配置（例如“重要优先”）依赖于Google确定哪些消息首先出现在您的收件箱中。 其他人（例如先出演星标）可以让您更有控制权。 试用不同的配置，看看哪种最适合您的需求。
尽管电子邮件可能是您工作的很大一部分，但这并不是您唯一要做的事情。 因此，设置电子邮件以支持重点很重要。 通过禁用通知来提高生产力。 无论您是在手机上还是台式机上查看电子邮件，都可以通过在预定时间检查电子邮件来完成更多工作，而不必响应Gmail的每一个提示和呼叫。 您可以在常规设置中更改通知首选项。
如果您使用Gmail，则在使用“撤消发送”功能发送邮件后，可以方便地改变主意。 这减少了向您的老板，客户或其他重要联系人发送不幸的电子邮件的可能性。 通过将撤消发送从默认的5秒扩展到30秒，给自己更多的时间来重新考虑。 您可以在Gmail的常规设置中找到此选项。
如果您对大量垃圾邮件进行分类以获取重要邮件，请通过阻止麻烦的发件人来节省时间。 当您从烦人的发件人处收到邮件时，请单击邮件右上方的三个点。 然后单击“阻止”以将邮件从该地址直接发送到垃圾邮件。 如果您想在不阻止发件人的情况下停止查看对话，则也可以选择“静音”。
如果您需要大量可视化的组织提示，请考虑使用Gmail的全套星标。 在常规设置下，您可以激活整个设置，包括五个不同颜色的星星和其他引人注意的图标，例如感叹号。
Gmail插件可让您通过收件箱访问其他重要应用。 他们可以改善您的工作流程，并允许您更快地完成小任务。 当前可用的一些附加组件包括Asana，Trello和Intuit QuickBooks Invoicing。
如果您使用大量标签来组织收件箱，找到合适的标签可能会减慢您的工作流程。 通过设置中的“标签”标签隐藏旧的和未使用的标签。 在这里，您可以选择显示或隐藏某些类别。 您仍然可以访问隐藏的标签-它们不会出现在侧边栏上。
通过在Gmail的设置中主动启用脱机邮件，确保即使在没有Internet访问的情况下也始终可以访问收件箱。 使用脱机邮件时，您可以在不连接的情况下阅读和撰写邮件，从而确保您的工作流可以连续进行。
电子邮件是大多数人工作的重要组成部分，因此至关重要的是确保电子邮件对您有用，而不是相反。 使用这些技巧来优化您的Gmail并立即开始更好地工作。
最初发布在 facilethings.com 。
