能够有效沟通是一项可以使您在个人和工作生活中都处于稳定状态的技能。 但是， 错过重要的工作沟通可能是项目失败或成功之间的区别 。 如果任务特别复杂，并且有多个团队成员和大量文档，则失去对话的记录变得更加容易。
多个通信渠道可能会增加混乱。 通过即时消息共享一些信息，而其他文件则通过电子邮件发送，并且进一步的对话以文本完成，很容易看出重要的通信在过渡过程中会如何丢失。 在与最后期限作斗争时，浪费了寻找特定文件所花费的时间，结果造成混乱。
解决此问题的一种方法是使用集中式通信。
什么是集中通讯？
集中通信涉及将所有利益相关者连接到中央集线器，该集线器将所有通信 （包括所有必要的文档和信息） 存储在一个地方 。
它使交流可以根据主题和项目进行情境化，甚至可以细分为小节，从而可以有效地跟踪和维护每个对话，包括所有相关的文档和计划。
集中通信的好处很多，其中包括：
增加透明度
项目期间经常遇到的一个问题是右手不知道左手在做什么。 如果有任何沟通混乱，则意味着团队在任何特定时间都不清楚确切的情况。
集中通信消除了这一障碍。 您可以访问所有通信，以及所有相关文件保存在一个易于访问的区域中。 这样可以提高透明度，并确保每个人始终处于同一页面上。
每个页面上的所有人
随着电子邮件的来回飞行，很容易错过这种至关重要的交流 。 使用集中式系统，没有人会错过信息。 所有团队成员都不断了解最新的对话，文档和信息。 这意味着每个人都必须始终保持最新的沟通方式。
寻求建议和帮助，或发现和处理潜在问题时也容易得多。 由于所有团队成员都可以访问彼此的文件和通讯， 因此可以很容易地在错误变成问题之前进行处理。
定义自己的受众
通过集中通信， 可以与整个公司，特定团队或一个人进行通信 。 根据任务或项目，您可以创建自定义受众以将特定信息传递给该受众。 只有那些需要特定信息的人才能收到该信息。
但是，您仍然可以选择与任何人或可以访问或参与任何支持角色的每个人聊天。
安排一致性
集中式通信系统为整个团队的更紧迫的计划提供了更多机会。 所有参与者都通过透明性充分了解团队成员的动向，并且可以在不不断检查可用性的情况下安排重要任务。
易于共享文档
当用户通过集中通信系统共享文档时，该文档将保留在系统上。 如果添加了较新的版本，则如果需要，两个版本都保留在系统上以供参考和比较。
共享文档不仅容易，而且可以为每个特定任务访问正确的文件。 这也意味着每个人都拥有所有通信的最新副本。
增加任务重点
通过在中央存储所有通信，可以更轻松地专注于手头的任务。 例如，对于电子邮件，您经常被无关紧要的消息所震撼，这些消息很容易分散您的注意力。
当您在特定项目的委派通信平台中专门工作时，您仅会受到与在手任务有关的信息的约束。 另外， 任务优先级变得更加容易和一致。
快速追踪
在计算机的文件管理器中存储消息，文件和相关信息是完全可以接受的。 但是，根据您使用的系统，在需要某些文档时可能需要一段时间才能对其进行跟踪。 添加其他形式的通信，例如即时消息，电子邮件，会议记录等，准确地找到您要查找的内容是一项艰巨的任务。
使用集中式通信系统意味着可以将与每个不同任务和项目相关的每条信息都存储在您可以找到的位置 。 您不必第二次猜测该文件在哪个文件中，使用的通信渠道或文件使用的名称。
改善时间管理
这些天大家都很忙。 太忙而浪费时间去寻找电子邮件，跟踪文件，打回电话，安排会议-只是为了确保您的通信网络畅通无阻。
使用集中式系统，那些日子已经过去了。 因为完成任务所需的一切都在您需要的地方，所以对于您和整个团队来说， 您都可以节省数小时的宝贵时间 。
文件安全
根据您正在执行的任务，某些文档和对话可能会很敏感，而不适合常规广播。
最好的工具可以让您如上所述选择受众，但同时也可以通过网络安全措施（例如密码和加密）保护您的通信和文件。 因此，通信和文档在其服务器内保持安全。
员工流失
无论您从事什么业务，员工中总会有人员流失。如果它发生在项目的中间，则可以在新成员快速成长时将任务重新设置。 另外，必须转移前成员的所有通信，以便新员工拥有他所需要的一切。
使用集中式通信，这不再是问题。 在系统中添加了新的团队成员之后，他可以花一些时间来追赶过去的交流 ，阅读文件和消息，并通常熟悉项目。 同时，工作正常进行。 通过这种方法，可以最大程度地减少人员流动的影响。
提高生产力
浪费在收发电子邮件和开会上的时间减少了， 结果是 提高了生产率 。 随着人们对每个项目的关注度提高，以及更好的沟通效果，项目管理变得更加高效。
