电子邮件。 这是一种祝福和诅咒。 但主要是诅咒。 当然，沟通的方便和快捷，等等等等。 然而，对于大多数人来说，电子邮件也是一个巨大的麻烦，并且浪费时间。 仅仅提及就在肚子上扎了一个坑，在眼睛上镀了一层釉。 我们需要将电子邮件放在适当的位置。
这是东西：
1.如果您不停地检查电子邮件，在早上发送电子邮件并使用通知，则表示您输入的电子邮件有误。
2.如果您现在的收件箱中有旧电子邮件，则表示您在发送电子邮件时出错。
3.如果您从最近收到的电子邮件开始，然后一直往下走，则表示您的电子邮件地址有误。
4.如果您多次查看电子邮件（也许两次），则表示您的电子邮件有误。
5.如果您经常删除来自同一个人或公司的电子邮件，则表示您的电子邮件有误。
让我们依次处理这些问题。
这里有5条简单但功能强大的提示，可帮助您为您的电子邮件服务而不是与您不利：
1）仅在设定的时间检查电子邮件
我讨厌横幅通知和自动电子邮件检查应用程序。 它使琐碎的事情从本质上转移了。 我正在尝试使用技术来简化事情，这样我就可以做重要的事情，而没有一堆事情吸引我的注意力。
您需要执行以下操作：关闭横幅通知。 他们全部。 （好的，也许短信除外）。 不要使用Gmail通知程序。 每当有人喜欢您的帖子时，都不会收到通知。 完成后完全退出您的电子邮件应用程序，因此看不到那个红色的小数字。
我不愿被创意或虔诚的节奏打扰，只是删除一封鼓励我购买不需要的东西的电子邮件。
相反，请确定设置时间，然后仅检查您的电子邮件 。
我个人最重要的日常任务完成后，当正常的工作量开始减少时，我会在上午10点至11点首次检查电子邮件。 我通常会在一天结束前的下午4点再次进行检查。 而已。 一天两次，没有更多了。
猜猜看，没人介意！ 没有人追赶过我，因为我没有足够快地看到或回复电子邮件。 实际上，由于我有一个快速有效地处理电子邮件的系统，因此我几乎总是在同一天答复，因此我收到了我的迅速答复，我对此表示感谢。 在您的特定工作中，电子邮件流可能较大，需要3到4次检查，但这对于大多数人来说是最大的。
生产力与能源管理有关。 电子邮件是一项低能耗的任务。 删除一些垃圾并键入一些响应并不需要太多。 因此，永远不要在早上使用宝贵的高能量，高精力的时间来处理像电子邮件这样简单而又简单的事情！ 上午10点后进行第一次电子邮件检查。 去尝试一下。 您会惊讶几乎所有电子邮件都不紧急。
2）进入收件箱零
如果您像大多数人一样，您的收件箱范围从满到爆裂到可笑。 那是因为大多数人看着他们的电子邮件，却不知道该如何处理，因此他们将其留在收件箱中。 更糟糕的是，即使不是这样，它们也可能会被“标记为未读”，留下的阅读和未读消息混合在一起只会让人讨厌。
一年来，我一直在调整电子邮件系统，使我的收件箱自由，清晰。 感觉很棒。 我喜欢看着一个空白的收件箱。
目前看来这是不可能的，但是您也可以使用一个空的收件箱。
它需要做的主要事情是拨出一些时间，甚至一整天，然后耕种。 这似乎令人生畏，但我保证这将是值得的。 降至零所需的时间比您想象的要少，将来它将付出巨大的红利。
请记住，您可以搜索某些发件人，“全选”并单击保存它们。 另外，我将教您如何创建过滤器和应用规则，以便自动为您分类电子邮件。 如果您现在的收件箱中有5,458封电子邮件，这并不意味着您需要对每个邮件进行单独排序。 您可以实现收件箱清洁！
仅当您进入“收件箱零”的幸福状态时，看着凌乱的收件箱的精神压力才变得明显。
对于Inbox Zero的实际帮助，您不能比Matt Perman的文章或《亚洲效率》的好家伙做得更好，后者提供了详尽的文章和免费的工具包。
3）优先使用过滤器和文件夹
现在，您需要确定收件箱的优先级，以便为最重要的邮件分配最佳的时间和精力。
想象一下，根据最后一次引起您注意的人参加会议。 那太疯狂了。 您将被吸引到各处，成为最新最响亮的人的受害者。
然而，我们许多人正是以这种方式处理电子邮件。 我们收到的最后一封电子邮件在顶部，并且首先引起我们的注意，无论是老板的重要建议还是我们订阅Vogue的建议。 显然，这些并不是优先考虑的问题，那么为什么我们让自己沦为收件箱中最后一位的人呢？
这个概念来自罗里·瓦登（Rory Vaden）关于“拖延的三种类型”的演讲。当我们对其他优先事项做出反应而不是独自行动时，他称之为优先稀释。
优先处理收件箱的主要工作是创建过滤器和文件夹。 过滤器使某些邮件跳过您的收件箱，而文件夹将邮件从某些发件人发送到预先选择的目的地。 这样，您可以从重要的事情开始，然后按优先级而不是按时间顺序工作。
创建名为“超过2分钟”和“等待”的文件夹。一些电子邮件将需要一些时间来处理（“超过2分钟”，标题在下一个提示之后会更有意义）。 有些在您完成操作之前需要更多信息或其他人的答复（“等待”）。 您还可以使用允许您“暂停”电子邮件的程序，以便在指定的时间段后它将回弹到收件箱中。 然后，您甚至不必使用“等待”文件夹。
这些文件夹会优先处理您的收件箱。
真正紧急的电子邮件可能会通过。 这是我关于早上不检查电子邮件的规则的一个例外。 您可以创建一个标有“紧急”的文件夹，并使您的电子邮件客户端自动将某些人或带有某些关键字的邮件过滤到该文件夹中。 然后，您可以在早上检查电子邮件，但仅查看那些邮件。 不要陷入“我只回答其中一些问题”的漩涡中。当您将精力投入到更有价值的任务上时，这将极大地消耗您的精力和精力。
您在该系统上花费的时间越多，您就越可以完善文件夹上的设置。 有些人喜欢根据发件人的重要性（VIP）或类别（“工作”，“朋友”和“家人”）创建更多文件夹。 然后，您可以提高电子邮件客户端将某些发件人和关键字的邮件归档到正确文件夹中的能力。 随着时间的流逝，您将自动将电子邮件分类到适当的位置并按重要性顺序进行处理。
4）有一种疯狂的方法。
一旦实现了“收件箱归零”，保持这种状态就很重要。 每次查看电子邮件时，精神能量都需要付出很小的代价。 这就是为什么您只应查看一封电子邮件，有时要查看两次的原因。
那怎么可能？
您需要一个用于处理电子邮件的系统。
作为首要原则，您每次查看电子邮件（我都不能高估这个简单提示的重要性）时，请使用David Allen的2分钟规则。 每当您看到可以在2分钟或更短时间内处理的内容时，请立即进行处理。
现在，针对实际系统。
首先，检查“紧急”文件夹并处理所有值得您立即注意的事情。 如果实际上并不紧急，请将其移至“超过2分钟”。
接下来，处理您的主要收件箱。 立即处理将花费不到2分钟的时间。 耗时超过2分钟的所有内容都将放入方便的“超过2分钟”文件夹中。 如果您收到任何任务，请将其移至待办事项列表应用程序并存档消息。 约会应移至您的日历。 任何重要信息都可以保存在Evernote中。 不要使用电子邮件进行存储！
接下来，将“超过2分钟”文件夹处理为零。 我喜欢只在每天结束时这样做，因为在那一天的那一天，我没有比电子邮件更多的精力。 您对该邮件进行排序时只看到一次，这是您第二次查看该邮件。 这也是最后一个，因为您将处理每个电子邮件以完成操作。
最后，查看表单和订阅的汇总（请参见下面的＃5）。
您有一个用于维护收件箱干净整洁的系统：
每当您打开电子邮件时，请先检查“紧急”文件夹。 然后使用2分钟规则检查常规收件箱，然后将电子邮件分类到适当的文件夹中。 然后转到“超过2分钟”。将这些文件夹中的每一个处理为零。 最后，查看汇总。
5）离开那个名单！
使电子邮件保持最少时间和精力的一种重要方法是首先减少电子邮件的接收。
我强烈建议使用UnrollMe。 在短短的几分钟内，他们将确定您当前收到的每个电子邮件订阅。 然后，您可以在列表中查看并标记为“取消订阅我”，“继续进入收件箱”或“向上滚动”。
您的第一步是无情地考虑每个订阅是否真正值得，并取消所有不清楚的“是”。
通过一种简单的方法可以轻松查看所有订阅并一键退订，这是非常有用的，但是“ Roll Up”是UnrollMe的真正天才。 您希望继续接收的所有电子邮件，但其重要性不足以立即访问收件箱，可以将其放置在您的每日汇总中。
UnrollMe会将所有这些电子邮件保留在您的收件箱之外，然后将其“汇总”到指定时间发送的一封电子邮件中（我下午2点到我的邮箱）。 这样一来，您就可以一眼看到许多不相关的电子邮件，然后将它们全部存档。 如果要查看或回复消息，只需单击它。 如果您担心重要的东西放在那里，可以随时访问汇总。
然后你去。 5个易于实现的步骤，可以将电子邮件放置在适当的位置，而不会使您的生活变得步履维艰。 执行这些操作，您将花费更少的时间来更好地处理电子邮件。
注意：这是我的电子书中的一章，“更好地工作：关于生产力的基督教入门”。在 我的博客上 免费获得它 。
本周待办事项：
•将所有收件箱归零
•注册UnRoll Me并对您的订阅进行排序
•创建必要的文件夹
•创建并坚持您的电子邮件检查时间
