这是Outlook生产力专家技巧的第三部分，旨在帮助因电子邮件超载的企业员工克服这一障碍，提高工作效率并重获新生。 在第3步中，我们将介绍应该如何清洁Outlook收件箱，因为第一部分介绍了如何创建统一的收件箱和适当的清洁时间。
因此，您知道为什么我觉得我的技巧可以帮到您，我是Microsoft Cortana项目的一名工程经理，并且还与数百种新的日常电子邮件作斗争。 我不得不想出一种以结果为导向的技术，这种技术对我来说证明是成功的，并且我还一直在Microsoft的频繁生产力研讨会中对其他员工进行教育。
您需要仔细检查这些步骤，确定是否要执行这些步骤，是否需要针对您自己进行调整，然后再采取行动。
如第二部分所述，我从历史最悠久的电子邮件开始，然后逐步发展。 我使用Outlook对话视图可以非常快速地删除线程中不包含附件且不是讨论的叶节点的所有邮件。 这给我留下了相当平坦的消息清单。 然后，对于每条消息，我都应用5个D中的一个-必须花费不到2分钟的时间才能完成。
5个D：
1.删除 ：这是处理电子邮件最有趣，最常用的方法。 如此之多的电子邮件仅用于供FYI，半相关的广告，社交网络消息，自动生成结果之类。 我键盘上的Delete键是其中最破旧的。 我只是喜欢删除电子邮件。 我估计我删除了收件箱中约70％的电子邮件，没有任何re悔。 当然，删除一条消息花了我不到2分钟的时间，这样做实在太有趣了。
2.这样做 ：如果您可以在不到2分钟的时间内处理电子邮件，请执行所需的操作，然后删除该消息-这就是D的目的。 收件箱中显示的消息“您能给我发送John Doe的联系方式吗？”或“您能安排一个简短的会议？”之类的信息很适合此类。 这里重要的一点是在收件箱中不要留下任何证据。 在不到2分钟的时间内，原始电子邮件在经过处理后不再存在。
3.推迟 ：这是针对需要您处理但需要2分钟以上才能完成的事情。 我试图不要太严格，允许少于10分钟的项目仍属于“执行”类别。 但是，任何比这更长的时间都只需要我的时间和精力-而这不会在我的收件箱清洁会话中花费。 这就是Outlook日历派上用场的地方。 我选择消息并将其“移动”到日历。 这将在我的日历中创建一个仅包含我的新约会。 它自动包含原始电子邮件，因此在需要处理任务时可以参考它。 以下是属于此类别的收件箱项目的一些示例：“您能写一篇简短的博客文章来介绍如何处理电子邮件吗？”，“请给博士打电话并进行预约”，“系统，需要您的关注”等。我相信您会有所收获。
故事的寓意很简单：收件箱是您的传入管道。 您应该每天保持清洁。 日历是画布，您可以在其中计划“实际工作”和活动。 如果需要您的时间和精力，请在日历中为其留出空间。 在日历上移动内容是非常正常且非常典型的。 我们都玩俄罗斯方块。 它应该反映您的计划和优先事项。 您是单身人士-日历上的两次预订（或更糟糕）应被视为与某些物理基本定律相抵触。
4.委托 ：此类别适用于通过收件箱输入的任务，但您确实需要他人的帮助才能完成。 您不应将其与误输入到收件箱的“抱歉，输入错误的号码”消息混淆（它们应属于“执行” D）。 这里的一些示例包括“您能解决bug X吗？”，“请与John一起完成项目Y”或“问题Z的答案是什么？”在每种情况下，我都无法简单地指导他人获取答案或完成任务，然后自己忘记。 在这些情况下，我将负责确保通过或与他人一起完成任务。 这是我使用Outlook任务的地方。 我执行以下操作：我将电子邮件转发给需要做某事的人（例如Project Y示例中的John）并由我本人抄送。 通过CC’ing自己，我发送了一条简单的消息，表明我正在跟踪此消息。 然后，我删除原始邮件。 一两分钟后，“抄送”消息将显示在“收件箱”的顶部，这时我将其“移动”到任务文件夹。 这将创建一个新任务，其中包含原始电子邮件。 我将到期日设置为将来的某个时间，例如从现在起2天，设置正确的类别（可选），然后保存并关闭任务。 而已。 它只是从我的收件箱中删除了所有东西。 我的收件箱变得更加整洁。 现在，我的Outlook任务中有一个任务等待约翰完成。 当John答复并完成任务时，我可以使用他的内容答复该任务中嵌入的原始电子邮件。 如果约翰是个懒惰的人，那么该任务将在我的任务视图中显示为红色（过期），我可以对他的状态和进度执行ping操作，同时在以后的几天更新到期日。 对我来说，Outlook中的task文件夹是我管理其他人的工作的地方。 我希望他们能以某种方式答复我，并且总是有明确的截止日期。 借助这种技术，我可以向涉及许多不同主题的许多不同的人发送100封电子邮件，同时跟踪谁按时答复，谁比较懒惰并需要一些后续措施。 我做到了所有这些，没有在收件箱中留下任何痕迹。
5.数据存档 ：这是大多数人失败并滥用其收件箱的地方。 有许多符合“为将来保存”需求的消息，并且始终存在。 我为此使用其他邮件文件夹。 有些人“依靠”并使用单个邮件文件夹作为“东西”，并依靠Outlook的索引编制和搜索功能找到解决方法。 其他人则更加痴迷（您的意思是），被称为“文件提交人”。 我们创建每个主题的子文件夹，并将这些“我们需要记住的东西”仔细归档在正确的文件夹中。 无论您是“文件提交人”还是“堆放对象”，只要确保将那封电子邮件从收件箱中移出即可。 切记：您的收件箱是一根烟斗，每天结束时应确保它保持清洁。
就是这样。 如果您遵循统一收件箱，设置正确的时间来清理收件箱并使用正确的’D’规则进行检查的基本规则，那么您已经设置好了。 就像我在上面说的那样，这需要实践和纪律，但是一旦正确就可以了。
克服Outlook中电子邮件过载的第三步，祝您好运和收件箱清洗愉快。
如果您有其他已证明对您成功的Outlook技巧和技术，我很想听听他们。 在下面发表评论。
[此文章最初发布于Knowmail，这是一种针对电子邮件的个性化人工智能解决方案，可帮助专业人士专注于最重要的事情，以更少的精力做更多的事情，并平衡工作和生活。 了解有关Knowmail解决方案的更多信息]
