如何使用Podio轻松管理虚拟助手小小书 XXshu

管理虚拟助手可能具有挑战性。您被不同的时区所分隔，缺乏实时通信，这使得监视远程员工变得更加困难。但是，有些软件可以让您将所有员工聚集在一个网络中，检查他们的活动并提供即时反馈。我们在Pod的TimelyPA发誓–我们已经使用了很多年，到目前为止，它是我们尝试过的最好的活动管理软件。

在本教程中，我们将展示如何使用Podio作为您的主要也是唯一的软件来管理虚拟助手。

每个公司都需要自动化流程来平稳地开展业务。现在的问题是–您应该使用哪种软件？有很多可用的CRM和任务管理软件，例如Zoho，Trello，BaseCamp等，但是最终的选择实际上取决于公司的需求。

我们选择了与Podio一起使用，并且它与我们的业务运作良好。 TimelyPA的创始人Patrick Patrick Collins和Patrick Paul Collins营销机构的首席执行官同时管理Podio上的业务和其他项目，这是他使用它的原因：

对于每个新项目，我们首先创建一个单独的工作区。这些用于组织您的工作并邀请您的团队进行协作。例如，我们将要开发“ Project X”-我们将继续为该项目创建一个新的工作区。

>点击“创建新空间”

>为您的公司和工作区命名

>通过单击“创建工作区”使工作区处于开放或私有状态并结束

干得好！新的工作区已创建。您可以随时通过在页面左上角输入名称来访问它（或使用技巧-按下键盘上的“ G”，它将自动带走所有工作区）。

如果您需要修改或删除工作区，只需单击扳手图标并选择“工作区设置”。

您尚未完成。您必须完成构建工作区的工作。 Podio提供了一个很棒的选择，可以在您的工作空间中创建适合您业务流程的不同应用程序。对于我们的“ Project X”示例，假设我们需要一个用于数据报告的应用程序。要创建应用，请点击页面顶部的绿色+

其余的操作很容易-键入名称，项目名称，选择图标，然后将应用程序类型选择为“标准”。

只要您有能力管理所有应用程序，就可以构建任意数量的应用程序。

我们了解，Podio乍一看似乎很复杂，因为您是从头开始构建员工网络和工作区的，并且不知道从哪里开始。为此，Podio具有另一个功能（某些公司会发现确实很方便），称为App Market，您可以在其中搜索数百个预制的应用程序和程序包，这将需要几秒钟的安装时间。

您可以获得用于项目管理，市场营销活动，招聘和许多其他目的的软件包。

要获取预制的应用程序或软件包，请单击“获取软件包”或“获取应用程序”，然后在此处找到它。但是，这些应用程序仅应充当模板，并不总是100％合适并可以使用；因此，请以它们为参考并根据您的需要对其进行自定义。

现在，邀请您新雇用的虚拟助手加入工作区。单击绿色加号，上面写着“ +邀请”

为了掌握所有信息，我们强烈建议为您的虚拟设备设置任务。如果项目很大并且不仅需要数据输入，还需要更多的工作，则将任务分成较小的部分，并将其分配给您的VA。

点击键盘上的“ T”以打开一个用于创建任务的弹出窗口。按照下面的示例，您必须命名任务，将其分配给VA，选择任务的截止日期并添加其他注释。设置截止日期是确保项目按时交付的好方法。它还允许您的助手计划他们的工作计划。

完成并填写详细信息后，单击“创建任务”，您的虚拟设备将自动得到通知。

这里要注意一点—确保任务清晰易懂。具体而言，添加相关链接或示例。您不希望您的VA每5分钟对任务进行评论，询问您的想法或需要完成的任务-这只是浪费您的宝贵时间。

您可以查看所有任务，并检查任务面板中是否有任何过期的任务。将鼠标悬停在页面顶部，然后单击对勾符号以打开所有任务。

您的虚拟助手可以对任务发表评论，也可以通过单击关闭任务来通知任务完成。您从中得到的是有关项目的实时交流和更新，您可以立即答复，检查进度，提供反馈或建议更改。

作为业务经理，将所有内容都放在一个地方是一个大的节省时间的方法。 Podio具有非常方便的内置聊天功能-当您将所有内容都放在一个地方时，无需登录另一种软件。访问页面右上方的聊天。

Podio聊天具有与任何其他通信软件相同的功能-您可以开始视频聊天，添加链接或文件。此功能的优点在于，您还可以通过聊天分配任务-只需单击消息字段上方的三个点，如下所示。

我们刚刚概述了管理虚拟助手的一种方法。拥有多合一的软件意味着您的业务沟通更加顺畅，透明度更高。这也意味着您掌握的工具更少，可以专注于为员工构建网络。

如果您从未尝试过外包并且很想尝试外包，请联系TimelyPA团队，我们将找到最好的虚拟助手来帮助您的业务。