作为企业所有者或经理，您知道任务管理系统在提高公司的生产力和效率方面具有巨大的潜力。 您了解拥有可视化的工具来跟踪项目的价值，将其作为组织和时间管理的重要资源。 你被卖了。 现在，是时候向您的团队保证。
对于任何陌生的新事物，将在线任务管理软件引入您的办公室可能会缺乏热情，尤其是在暗示需要改善当前性能的情况下。 因此，为了避免进一步的怀疑，您可以通过以下方法将您的团队介绍给您的新系统。
步骤1：说明新软件的原因
企业决定引入任务管理系统的主要原因之一是提高他们的组织能力，因为这最终会导致生产率和效率的提高。
例如，如果您觉得没有足够的时间花在获利的企业上，请讨论新的任务管理软件如何帮助您的团队在与客户会面或专注于销售之间确定优先级。 说明集中化的工作将如何减少人为错误和重复，最大程度地提高工作质量，并促进协作文化。
如果主要目的是升级到可以满足您企业不断增长的需求的系统，请说明先进的任务管理工具将如何使您的团队始终担负起责任，并让他们争取更大的机会。
无论您的主要目标是减少花在琐事上的时间，集中工作还是只是升级到更复杂的方法，向团队解释原因将使他们深入了解目标是什么，以及他们可以做什么来帮助实现目标。
步骤2：为什么使用此特定软件？
解释了新任务管理系统的目标之后，现在您必须揭示所选软件背后的决定因素：为什么您认为这一特定软件可以将您的团队转变为非凡的组织。
当前市场上有大量的任务管理软件。 知道您是否选择了最合适的应用程序，实际上取决于其功能如何满足您的业务项目需求。 不同的产品具有不同的功能，但是良好的任务管理系统应具有覆盖团队基本要素的能力。
合作
能够与您的团队有效协作是公司转向在线项目管理工具的主要原因之一。
一项重要的协作功能是能够共享项目并将任务分配给其他团队成员的能力。 这可以帮助每个人跟踪自己的待办事项清单，并且可以轻松地跟踪每个成员如何很好地履行职责。
通知功能将确保每个团队成员都知道他们正在处理的项目的重要更改。
其他有用的协作功能包括对任务进行评论的功能，甚至可以通过@mention团队成员向其发送重要消息。 内置的通讯工具将协调工作流程，并使您的员工彼此保持最新状态。
项目追踪
如果跟踪项目进度的视觉方式对您很重要，请寻找一种支持看板，思维导图，标签或其他视觉助手的工具。
标签可以帮助您根据优先级，部门，功能或您需要跟踪的任何其他类别对任务进行分类。
能够有效地调度是管理大多数项目所必需的另一个关键功能。 日历功能将帮助您计划和安排最需要关注的内容，并确定可以等待的内容。 日历也是跟踪延伸目标和团队截止日期的好方法。
甘特图对于跟踪关键期限和任务依存关系也同样重要。 尽管甘特图似乎更像“高级”功能，但无论大小团队都可以成功使用它们。
文档存储和共享选项是另一个重要功能，因为大多数项目都需要在团队之间存储和共享诸如文档，图像，视频等类似内容。
对于任何任务管理系统而言，分析数据和抢占结果的能力是一项很棒的功能。 与任务跟踪工具在同一平台上进行一些数字运算的选项可能会带来巨大的好处。
最后，使用高级过滤器或全局搜索功能搜索整个项目的能力还将确保您可以深入挖掘数据，并且不会丢失任何数据。
易于采用
优秀的任务管理系统的真实测试是人们可以轻松适应的测试。
定制功能将允许团队中的每个成员根据自己的喜好调整视觉工具。 选择不同视图和多种工作样式的选项意味着他们可以进一步调整系统以适合他们。 模板和直观的界面也将增加用户友好的体验。
提供的信息越多，例如好的文档和教程，团队的透明度就越高，实现起来就越容易。 如果您遇到任何不幸，拥有一个带有易于联系的服务台的系统将会产生奇迹。
可以使用公司已使用的其他应用程序以及新的任务管理软件来提供集成功能。 例如，您可以通过Zapier集成将Zenkit连接到其他应用程序（并且正在进行更多集成！）
最重要的是-如果您的任务应用程序足够灵活，不仅可以满足项目管理的需求，还可以使不同部门受益，那么您就知道自己已经成为赢家。
通过详细介绍所包含的功能，您的团队不仅可以更好地理解决策背后的逻辑，而且他们将不可避免地意识到使用在线任务管理器带来的好处。
步骤3：谈论工作津贴
最后但并非最不重要的一点是，突出优势肯定会让您的团队动摇。
实施在线任务管理系统的最大好处之一就是能够将您的业务转移到数字工作领域。 仅需互联网连接，即可提供灵活的工作环境，这意味着您的员工不再仅在办公时间内在办公室工作。 它还使您有机会将项目外包给承包商和自由职业者，或迎合已经在办公室外工作的人员。
但是，我们不要忘记最明显的好处-增强的组织。 团队中的每个人都将学习如何提高工作效率并控制自己的工作，这意味着您（经理）可以花更少的时间进行微观管理，而将更多的时间用于自己的工作目标。 每个人效率的提高将提高业务的整体绩效质量，从而可以提高客户满意度和更有效的工作环境。
这样，您就可以使用三个简单的步骤将团队介绍给在线任务管理。 只需记住会有一些反复试验，但是一旦结果实现了，您的团队就会欣赏新系统。
您如何向您的团队介绍当前的任务管理？ 请给我们打个电话，让我们知道您如何说服您的团队有更好的方法。
