通过乔安妮·沃特曼发表于六月28，2018
高绩效组织经常利用人类心理学的见识来提高工作场所的效率和生产力。 个人生产力教练可以帮助他们的客户在解决困难的任务或朝着个人目标努力时达到高峰。 如果您在进行业余爱好或运动时感觉自己像在“地带”，那么您就体验了流动的状态。 完全关注，对时间流逝的意识不足，无视个人需求的能力以及对手头工作的真正热情是这种状态的一些关键特征。 心理学家将流量描述为：
“完全出于自己的利益参与一项活动。 自我消失了。 时间飞逝。 每一个动作，动作和思想都不可避免地接续于前一个，例如演奏爵士乐。 您的整个生命都参与其中，并且您正在最大程度地使用自己的技能。”
传统的工作场所通常会给人流设置很大的障碍，即使最敬业的员工也很难克服分散注意力和信息混乱的障碍。
如果员工在履行职责的同时花更多的时间在这种流动状态下，这不是很好吗？ 最近的一项研究估计，每人每天花费3个小时12分钟来分散干扰，而这些干扰对组织目标的价值微不足道。 中断会占用8小时工作日的40％。
分散注意力的干扰有很多来源：
- 充斥着会议安排不佳的个人日程安排，几乎没有时间集中精力于个人任务列表
- 方向不明确，需要多封电子邮件或临时在办公桌旁“等一下？”讨论才能解决
- 社交聊天-面对面和通过电子邮件，短信和即时消息传递
- 从分心的工作能力转移到困难或平凡的工作
最近的一项研究表明，这些和其他分散工作场所的注意力每年使美国经济损失5.88亿美元。 分心会削弱员工的士气，增加员工流动率，导致更多错误，并降低客户满意度。 混乱且不断分散注意力的工作场所会提高个人压力，降低员工的身心健康，并缩短注意力范围，使任何人都无法达到理想的工作状态。
组织不善的信息会导致员工在完成一项任务时进行寻宝活动，从而导致破坏生产力的混乱：
- 向太多电子邮件收件人发送信息请求，因为不清楚谁是所需信息的权威来源
- 在状态更新中复制太多人
- 邀请非必要员工参加会议
- 收件箱提示过多
- 涉及脱机计算或实际搜索纸质文件的手动工作流程
- 几周后当工作人员执行任务时，可能会忘记在电子邮件爆炸中发布对流程的临时更改。
为了促进流程，您需要在工作流中正确的位置将正确的最新信息放在正确的人的手中。 工作流更改应在工作流本身内实施。 不要依赖在截止日期前工作压力很大的员工的错误记忆。
显然，管理可以通过以下几种方法将干扰最小化，从而促进人员流动：
- 加强会议文化：
- 从紧张的议程中召开会议
- 会议期间强制执行无手机政策
- 最小化与会者列表
- 控制会议讨论偏离主题
- 举办会议停电期间，使员工有更多时间完成任务
- 鼓励制定办公桌政策
- 在工作时间内监控员工的智能手机并尽量减少使用。 即使静音的智能手机振动，它们也会干扰员工的工作流程。
这些策略将帮助您在促进更大的流程上取得渐进的进步，但是对提高员工生产力的最大贡献来自于自动化那些充满内在中断（查找，交接和批准请求）的工作流程。
工作流自动化是指基于工作流规则的流程的设计，执行和自动化，其中，基于预定义的业务规则在人或系统之间路由人工任务，数据或文件。
工作流自动化使您可以实现对请求和索赔的直接处理，并为处理事务的员工创建组织化的工作流。 每个员工不必等待完成任务所需的答案和批准时就搁置一堆交易或请求，而是可以按一个步骤序列处理更多项目-或系统将其保留在标记为进行中的队列中状态。
自动化的工作流程还使管理人员能够洞悉单个员工的效率，从而可以在需要的地方应用额外的指导，培训和帮助。 自动化可以通过多种方式促进组织内部更大的流程：
- 减少了中断，因为许多手动任务由后台软件在后台执行。 手动键入的信息可以从其他软件系统中自动提取。 请记住，即使是工作流程中最小的中断也会非常有害。 最近的一项研究表明，当参与者被要求回忆他们在一系列任务中停下的地方时，短至2.8秒的中断会使错误率提高一倍以上。
- 由于存在自动（且易于重新配置）业务规则，因此需要做出较少决策的会议来决定“特殊例外”。 自动化的业务规则可以大大减少决策疲劳，并可以将管理时间腾出更多时间来承担更重要的职责。
- 信息混乱更少，因为工作流自动化软件将正确的信息路由到工作流中正确位置的正确个人
- 无需电子邮件更新，聊天或会议即可更好地了解任务状态
- 任务无动于衷消失了，因为不再需要工人为艰巨的任务而苦苦挣扎，这些任务是通过电子邮件向某人发送某物的副本，下载电子表格进行更新，查找有关问题的联系人或翻阅纸质文件。
- 后续滞后时间减少了，因为某些交易不再存储在等待决策或批准的桌子上。
- 随着压力水平的降低， 员工参与度更高，因为在工作流程中处理任务具有清晰性和独立性
- 当以更快的速度更专业地处理交互时，可以提高客户满意度
- 减少了员工的加班时间，因为事务处理时间得以缩短
工作流程自动化的好处显而易见。 自动化工作不必是一个庞大的项目，而这会使当前的操作分神。 我们可以帮助您在业务中最分散的领域进行归零，并配置适当的自动化以促进更好的员工流动。 要了解更多信息或要求免费提供演示以查看实际的工作流程自动化，请立即联系Integrify。
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