如果您想使自己更有条理，更有效率，可以给您最好的建议之一是将完成所有必要的工作写下来。 简单地将您的所有想法放到列表上的动作将立即消除很多压力，并给您带来更好的控制感。
我们的大脑不能很好地存储提醒，并且很难提醒我们在正确的时间做某事。 我敢肯定，当您发现自己需要在早上喝咖啡的同时购买更多咖啡时，已经注意到了这一点，而忘了在一天结束时回家时忘记这样做。 第二天早晨，您的大脑会提醒您购买更多的咖啡，并尝试制作早晨的咖啡。 非常令人沮丧的一个很好的例子，说明了为什么不应该依靠大脑成为待办事项。
创建无尽的清单
不幸的是，当您开始将待办事项写下来时，清单可能会变得无止境。 最初的脑力下降可以非常缓解压力，但它确实引发了其他问题。 最大的一笔就是一旦您写下所有要做的事情，便完成了这些任务。 可悲的是，生命不会仅仅因为您已写下所有内容而停止。 生活在继续，您的待办事项在继续增长。 如果您没有比待办事项快完成待办事项，您的清单就会越来越长，这就是为什么这么多人放弃编写待办事项清单的原因。 这成为一个永无止境的循环。
这就是大卫·艾伦（David Allen）的《完成事情》方法坚持这么长时间的原因之一。 它不只关注一个中心列表，而是针对您生活的不同领域创建列表。 例如，您在计算机上工作时的任务清单，在家时的清单以及与伴侣在一起时的清单。 这种方法可以将任务列表上的任务数量减少到仅可以立即完成的任务，因为您拥有工具或在正确的位置，或者由合适的人员来完成任务。
要明确要做什么。
待办事项列表有时会失败的另一个原因是您编写任务的方式。 如果在待办事项清单上写上“咖啡”，则不清楚您需要做什么。 如果您在疯狂的会议和危机中度过了一天，当您在一天结束时看到清单上的“咖啡”一词时，可能很难立即理解您需要对咖啡做什么。 同样，如果您在星期五下午在待办事项清单上写“银行业务”，目的是在星期一在银行做某事，那么当星期一临近时，您会在清单上看到“银行业务”一词，那么您将不得不想一想您对“银行业务”应该做什么，而通常您会完全忘记那是什么。
为了克服这个问题，可以通过添加动作动词来更改编写任务的方式。 例如，不要写“咖啡” ，而要写“在回家的路上买更多咖啡”，或者不要写“银行业务”，写“在银行更新银行存折” 。 保持简单明了。
我了解您在收集任务时经常会着急，这就是为什么在一天结束时进行迷你审查很重要的原因。 您可能已经在收件箱中收集了一个任务，上面写着“简设计批准”，所以当您进行迷你审阅时，可以将任务扩展为“与简谈下个月的文章设计批准” 。
今天早上坐在办公桌前时，我看到了“写本周博客文章的初稿”的任务。 很明显，我毫无疑问地需要做些什么。 如果我只是写了“博客文章” ，那可能意味着很多事情。 这可能意味着我需要编辑一个博客文章，或阅读一个博客文章或为该博客文章找到合适的图像。
当您以明确的，面向操作的方式写出任务时，会创建列表，以更好地指示您需要做什么以及需要多长时间。 撰写博客文章的初稿大约需要90分钟。 去银行更新存折大约需要二十分钟，而在下班回家的路上买咖啡则需要五到十分钟。 这意味着当我查看当天的待办事项清单时，我不仅立即知道我需要做什么，而且我还很清楚自己的任务要花多长时间。
花时间创建清晰的待办事项列表将对您更好。 您不再需要停下来思考一下最初编写任务时的意思，您会立即知道，并且您会发现自己将能够更好地计划您的一天，从而减少压力和负担。
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