五项关键项目管理任务和工具

五年前,我开始在一家200人的广告公司中担任项目经理。 今天,我在一家精品设计工作室Superlab工作。 但是,无论公司规模大小,我的工作几乎都是一样的。 这是我们运行项目的方式,我们使用的一些工具以及一个秘密要素。

#1管理
每个机构中的每个项目,无论规模大小,都从一些管理任务开始。 与客户的合同必须经过批准并签署,Dropbox和Google云端硬盘上的共享文件夹需要设置,并且联系人详细信息需要收集和共享。 如果您违反此原则,您将在以后付款。

#2规划
计划是我工作的核心。 作为PM,我一直密切关注客户的截止日期,并尝试将其与我们的资源相匹配。 我尽力避免可能出现的问题,并在任何人都未注意到之前找到解决方案。 我们使用Teamweek进行资源规划,因为它对可用资源具有出色的可视化效果,并且界面易于使用。

#3时间日志
时间记录,每个代理商的陷阱。 没有人喜欢这种管理上的麻烦,但这是每个机构财务管理的关键。 但是,我们使用时间日志不是为了控制我们的员工,而是跟进我们作为一个团队的进度和可计费性。 它是一种金融工具,而不是一种绩效工具。 Everhour是我们处理此杂务的首选武器。

#4发票
不管喜欢与否,我们需要在月底赚一些钱。 当然,我们热爱工艺,但是如果没有稳定的收入,就不会有超级实验室。 因此,我的重要任务之一就是管理收据和收据。 我没有为此使用特定工具,但已在Google表格中制定了详细的预算表模板。 我们都使用这两种方法来衡量我们自己的进度,以使客户保持最新状态,以便他们也可以管理预算。

#5护理
但是我要做的最重要的一件事情就是增加一些爱。 我关心Superlab,也关心客户。 我知道他们喜欢什么,不喜欢他们什么,我会尽力在他们的喜好与我们的可能性之间取得平衡。 我也照顾我们的团队。 我确保桌子上有健康的食物,并在午餐时间提醒所有人,以免他们饿了。 避免危机。