像大多数研究人员着手进行新的研究项目一样，最近我一直在重新评估完成工作所使用的工具。 一两年前，我以为我对工作流程进行了排序：项目文件（我每天工作的具有离散“输出”的文档，例如Word文档和Scrivener文件）将存放在我的iCloud帐户中的项目文件夹中； 历史资料（通常为pdf）将放入另一个文件夹，按年份，作者和标题整齐地组织； 而几乎所有其他内容（笔记，管理内容，扫描）都将进入Evernote，它被称为可以帮助您“记住一切”的应用程序-永远不会忘记的大象。
现在，作为工作的一部分，我要处理的数据量巨大，这迫使我重新评估该过程。 我是Evernote的长期高级用户，并且是同事中该应用程序的知名推广者。 我仍然认为这是一个了不起的研究管理解决方案，特别是对于仍沿用旧方法进行工作的历史学家而言，即允许成堆的数字化数据堆积在硬盘上，并使枯死的树木在办公室周围聚集。 我对Evernote的生态系统投入如此巨大，以至于我购买了它们的许多配件，例如Jotscript Evernote版手写笔（用于在iPad上书写）和Moleskine Evernote笔记本（用于在会议上手写笔记，并能够无缝扫描）这些到云端）。 为了便于数据捕获和搜索以及为手写笔记编制索引，Evernote的强大功能无与伦比。
但是，像许多Evernote大量用户一样，由于我的研究管理需求变得越来越复杂，并且我的笔数稳步增长，因此使用它进行研究也带来了种种烦恼。 在撰写本文时，我大约有3,000个笔记，实际上是相当适中的。 但是即使在这个级别上，我也很难将Evernote用作研究工作流程的一部分。 每天使用五年后，我的观察结果是为什么我发现Evernote对于像我这样的用户而言越来越成问题。
单一数据库
首先，它是一个单一的数据库。 这意味着您收集的笔记越多，寻找所需内容的搜索就越多，无论您使用标签和笔记本如何组织。 此外，还没有办法（取决于您的生活和工作需要）划分您的笔记。 当然，您可以将个人物品放入单独的笔记本中，并在这些笔记本（或标签）上进行有限的搜索，但是当我只是在界面周围显示它们时，没有人希望看到我的个人健康信息或shakshuka食谱。 这很令人反感。
有限的组织选择
Evernote的整个MO在于搜索是令人难以置信的。 的确如此，但这就是事实： 研究不仅需要搜索文档或特定信息 。 只是去那里寻找东西的研究员根本根本就没有在做研究-这是您所做的研究很重要的基础。
对于定性研究，尤其是历史研究，至关重要的是要了解文档之间的关系并将它们放在更广阔的环境中。 如果没有将您的消息来源具体化，您就有可能严重扭曲您的分析或得出令人误解的结论。 到目前为止，我认为Evernote不能轻易地促进此类工作。 它非常适合“截取”特定信息，而不是“确定”场景。 Evernote最有用的功能之一就是所谓的“上下文”，它在Evernote界面或运行Internet搜索时在Web浏览器中显示相关文档。 但是，上下文目前非常有限，仅显示一些相关文档。 更糟糕的是，由于它允许来自特定发布者的赞助结果，因此它可能是广告的工具。
由于Evernote是围绕搜索构建的，因此它消除了传统的组织工具（例如层次文件夹）的使用。 但是组织本身就是研究的重要方面，因为组织使您可以可视化数据并查看与整体相关的部分。 像许多研究人员一样，我喜欢尝试如何呈现我的数据，以查看原本可能不明显的模式。 另外，我喜欢在视觉上标记或标记数据，以便为特定文档分配含义-是我需要阅读的内容，重要内容还是需要采取措施的内容。 Evernote允许您通过标记来执行此操作，但这相对复杂，难以维护，并且本质上是文本的，而不是视觉的。
您可以将搜索保存在Evernote中，但迄今为止，它仍然被隐藏在菜单中。 我真的希望保存的搜索成为台式机Evernote应用程序的一个更为突出的功能，理想情况下是与某种智能搜索功能结合在一起的，该功能使您可以根据特定查询将文档分组。 这将使Evernote成为分析和数据收集必不可少的工具。
蟑螂汽车旅馆
对Evernote的另一种普遍批评是，获取东西超级容易（凭借其受欢迎程度，API和其他应用程序的广泛支持，它几乎可以从任何地方（甚至是使用Evernote摄像头从物理世界中吸收信息）！）真的很难解决-“蟑螂汽车旅馆”。 输入的更多信息将使Evernote变得越来越强大，但是当另一个数据库（例如，参考管理软件）需要您的文档或者您需要与不使用Evernote的另一个人共享它们时，这可能会成为一个问题。 这也是长期数据安全性的问题：如果Evernote Corp.折叠，您的数据将会如何处理？ 注释的附件（如Word文档或pdfs）可以相对容易地取出。 但是，如果您还选择导出便笺，则它们将以HTML或Evernote专有的ENEX格式输出。
幸运的是，由于Evernote具有基于XML的ENEX的远见（一种使用自定义元数据编码和传输信息的方法），因此Microsoft OneNote等第三方工具可以导入您的Evernote笔记本，标签和其他相关元数据。 因此，如果Evernote消失了（我真的希望不会消失），您的重要信息将被保留。
青贮警报！
在过去的一年中，我对Evernote的最大抱怨可能越来越明显，那就是在我放入Evernote的信息与我进行其他工作的其他数据库中的信息之间存在着越来越大的鸿沟-更是鸿沟。
Evernote本身并不一定是问题，而通常是数据库，尤其是那些“隔离”文档的数据库，因此您只能从数据库内部而不是其他地方访问它们。 当您将数据放入数据库时。 。 。 快乐的时光！ 您将获得数据库的全部好处，它可以索引，搜索，阅读和编辑文档，并执行许多奇妙的技巧。 如果您不导入文件。 。 。 你不走运。 您没有任何好处。
当您不需要数据库外部的文档时，这不是问题，但是当您在其他地方也需要文档时会发生什么呢？ 例如，您的参考经理在引用方面做得很好，但在做笔记或管理文档方面做得不好，因此您将它们放在Evernote中。 但是您的参考管理员不再能够“查看”这些文件，因此您无法轻松地从那里搜索或链接到它们。 通常，解决此问题的方法是复制文件，以便在Evernote和参考管理器中都有文件（为此，我使用名为Hazel的实用程序）。 但是，您有两个相同文件的副本，占用了不必要的磁盘空间。 并且，如果您需要编辑文件，您选择哪个副本？ 一旦做出了这一选择（无缝研究的另一障碍），您在一个副本中所做的编辑就不会反映在另一个副本中。
这是将所有内容放入Evernote的一个问题，但是还有另一个鸿沟–在您的超级傻瓜，Evernote的全部唱歌和跳舞的文档与您决定放入通用文件系统的文档之间。 如今，Evernote是我大部分工作的自然归宿，但无论出于何种原因，我都喜欢或需要将东西存储在其他地方：iCloud中的当前工作文件，因此可以使用我选择的软件轻松对其进行编辑，并可以从所有人我的设备； 占用大量空间的视频和音乐； 我需要的机密文件在本地保存或加密。 Evernote不能在不导入的情况下“查看”或编辑这些文档，因此我无法使用Evernote的出色搜索功能。 同样，如果您只有几个文档并且本能地知道事物在哪里，这不是问题。 但是，当您有大量文档，分布在多个位置，并且您需要轻松地搜索和访问所有文档时，事情就变得非常复杂。
结论
在另一篇文章中，我将解释如何将Devonthink Pro Office与Evernote一起使用来解决许多这些问题。 但是，目前，Evernote不再是我进行研究管理的家。 其他工具更适合于此目的。
我仍然是Evernote的忠实拥护者，作为消费类产品，我认为它仍然是大多数人最好的笔记/文档管理解决方案。 作为一名历史学家，我有一个非常具体的用例-大多数人没有我的需求，因此Evernote的搜索和组织工作会很好。 但是，Evernote的可伸缩性问题已得到充分记录。 不仅有成千上万的笔记，要找到想要的东西并以适合自己需求的方式组织东西变得越来越困难。 我从Evernote中脱颖而出，因此尽管最近价格上涨，但我将继续成为一个热情的订户。 但我希望Evernote在不久的将来能为像我这样的重度用户解决许多此类问题。
下一篇文章：DEVONthink：逃离筒仓
本文最初发布在 www.chrissirrs.com上 。
