即使存在大量的数字消息传递媒体，电子邮件仍被用作主要的业务通信工具。 我们不应该更好地使用它吗？ 我们的电子邮件不应该为我们工作吗？
在与如何正确使用电子邮件进行合作和培训的多年中，我遇到了一些黄金法则……
取消订阅 -这个压力不够大。 如果您没有阅读邮件列表中即将收到的内容，请不要删除它。 花8秒钟并滚动到底部，然后点击“取消订阅”。 每天清除您的认知压力，然后从头开始。
删除 -您无需将每封电子邮件都保留在对话记录中-只需将最后包含对话的电子邮件保留在记录中即可。
您无需保留每个日历邀请-接受或拒绝并删除。 日历上的电子邮件就不再需要了。
您无需保留任何人曾想发送给您的便条，而保留包含关键信息的消息，而丢失其余信息。 如果确实很重要，请将消息复制到Word文档中。
您无需保留附件-打开附件并将其保存在有意义的文件结构中，然后从邮件中删除附件（这也节省了很多所需的驱动器空间）
您无需保留发送的每条消息（尤其是要求答复的消息）-保留答复，删除问题。 尽可能多地清除“已发送”文件。
使用您的文件夹 -收件箱不应该用作接收到的每一封电子邮件的全部（发送邮件的“已发送邮件”文件夹也不应该）。 阅读信息或完成任务后，请立即使用文件夹并将电子邮件移入逻辑顺序。 尝试使您的收件箱尽可能为空，以便它仅包含需要采取措施的邮件。 保持清晰可让您专注于手头的工作。
关闭通知 -在桌面和电话上弹出电子邮件通知会让您分心。 尝试将干扰降到最低，并记下便笺以经常通过电子邮件进行检入。 不要奴役自己。 更有效率。
仅将电子邮件用于非紧急情况 -在您点击发送之前，请问自己-这紧急吗？ 如果您有紧急问题，则电子邮件可能不是正确的选择-考虑一下电话，面对面的交谈或短信。 不要指望别人会因为您发送带有高重要性标记的邮件而丢掉所有东西（有些人并没有像您那样绑定到收件箱）。 发送电子邮件不承担责任！
及时响应 -您应尽力尽快（通常在24小时内）回复所有电子邮件，即使只是为了确认您已收到并在有时间时回复给您/信息。
如果不及时做出回应，您就会被视为杂乱无章，漠不关心或效率低下。 更糟糕的是，如果您的竞争对手反应迅速，那么您甚至在开始之前就已经输掉了比赛。
首先写，以后写地址 —通常，先写好电子邮件的内容并在确定地址之前定稿是一个好习惯。 这样可以防止您在准备好电子邮件之前意外地发送电子邮件，并且在邮件被编写后也将所有合适的人员包括在内。
使用草稿和计划功能 —您是否知道不必立即发送电子邮件？ 关闭未完成的电子邮件会提示您保存草稿，以便您在更清楚或有更多信息时可以重新考虑。
使用“延迟传送”功能，您可以确定何时发送电子邮件，这样您就可以提前编写精美的电子邮件（如果需要，该电子邮件位于“草稿”文件中以进行编辑），并自动为您发送邮件。 （请检查您的客户“帮助”以了解完成方式）
包括清晰明确的主题行 -好的主题行示例包括“会议日期已更改”，“关于演示文稿的快速问题”或“提案建议”。
如果您要转发电子邮件，请考虑主题行-您和您的收件人是否能够逻辑搜索邮件的内容或目的？ 是否足以概括问题？ 转发时更改主题行，使其有意义。
形式化 -电子邮件是一种非正式的沟通方式，发送邮件非常容易而又无需费力思考，但是在形式化方面要考虑听众和错误。 如果这是一封工作电子邮件，请认为您的人力资源团队可能会在有争议的情况下阅读此邮件。
格式设置 -收件人可能正在阅读与在其他设备（电话，平板电脑，笔记本电脑，台式机，手表等）上发送的电子邮件不同的设备，因此请谨慎使用格式。
尽可能使用标准字体（Arial或Calibri作为标准字体-所有电子邮件客户端均已安装）和标准格式选项（粗体，下划线，斜体，项目符号，编号列表）。
不要使文本行适合屏幕的宽度（允许换行），使用标准的左对齐并在段落中书写-收件人系统会根据最适合其设备的方式对文本进行换行。
请勿使用大写字母或大胆的粗体表示。 抵制冲动。
长电子邮件 -尽量不要写几段，但是，如果这样做，请分解一封电子邮件以清除标题和副标题，并确保在第一段（开头）中进行总结并告诉人们您想要他们做什么处理信息。 他们需要回应吗？ 评论？ 带他们去下一次会议吗？ 给予批准？ 让他们知道什么以及什么时候阅读，因此他们更有可能阅读。
附件 -如果要发送的内容不止一个或两个小文档，请当心收件人端的大小限制，并考虑闯入几封电子邮件或询问收件人他们希望如何接收文件。 许多电子邮件客户端（尤其是公司客户端）每条消息的处理量不能超过5MB，因此文档传递服务或云驱动器可能是合适的。
不要插入大图片或使用大字体，因为它会淹没小屏幕，并且在手机上阅读时永远无法正常工作。
拼写检查 -向您发送一封带有拼写错误的电子邮件对您来说可能并不重要，但是对于很多人来说，拼写错误意味着您粗心大意和无礼。 确保始终打开拼写检查器并使用它-多花几秒钟会带来很大的不同。 （您也有语法检查器）
在电子邮件跟踪的开头或结尾仅包含一个抄送给其他人 -您的经理或同事不希望阅读围绕某个问题的对话的每一部分，只需阅读该问题已被确认并发送给正确的人，然后再解决（除非他们明确要求抄送所有内容）。
同样，当您回答问题时，也不要仅因为发件人抄送了他们就抄送每个人，请谨慎使用cc。 尊重每个人的时间。
在点击“全部答复”之前，请三思而后行 -没有人希望陷入一个永无止境的“全部答复”电子邮件组中。 除非您确实认为列表中的每个人都需要接收电子邮件，否则请不要单击“全部答复”。
例如，如果某人正在发送一组电子邮件以征求意见或信息，则仅回复该人，并让他们最后向所有人更新结果。 注意小组时间。
阅读整个记录 -如果您要将消息转发给某人，请阅读整个记录，以确保仅向他们发送他们需要解决的有关当前问题的信息。 删除所有不相关的消息（尤其是那些不正确或不适当的消息），并考虑汇总和发送新电子邮件是否是更好的选择。
不要使用密件抄送（BCC） -除了邀请其他收件人不知道的人参加对话之外，这种无礼的做法还会削弱信任度，而且不专业。 另外，如果他们点击“全部答复”来答复，那么夹具就可以了！
BCC唯一可接受的时间是当您发送到每个人都被BCC管理的非常大的电子邮件组时。 这样可以确保人们无法“全部答复”或知道该消息还发送给了谁。
使用“外出”功能 -如果您一天都不打算回复电子邮件，请使用“外出”功能，但将其视为专业的交流方式-谢谢他们，向他们提供有关您何时不再使用电子邮件的信息，您何时可能返回，以及在紧急情况下该怎么办。 确保您选择了同时回复内部和外部电子邮件的选项。
以结构和目的来对待电子邮件，您将很快恢复控制时间。 请记住，电子邮件只是一种交流工具-您有权使用它以最适合您的工作风格和公司的方式使用，因此不要害怕尝试一下，看看最有效的方法。
