这是我多年来一直想写的博客文章。 我对自己的任务管理系统感到满意。 我喜欢我正在使用的日历应用程序。 而且我知道何时使用Evernote和何时使用Dropbox。 但是多年来，我一直对我的电子邮件管理系统不满意。 尽管尝试了许多不同的应用程序，但我找不到能够在台式机和移动设备上正常运行的系统，该系统可以满足我的所有需求。 不过，现在，我认为我终于可以共享我用于管理我非常满意的电子邮件的系统了。
有关此主题的原始帖子和我的播客讨论可以在我的网站上找到。
我不想急着写一篇帖子，分享一个我不完全满意的系统，因为拥有正确的系统很重要……对吗？
人们常常会被电子邮件淹没。 又为什么呢？ 毫无疑问，在当今时代，拥有如此多的出色工具，应用程序和扩展程序供我们使用，管理所有电子邮件应该很容易。 但是，随着我们发送的电子邮件数量不断增加，以及大量电子邮件应用程序和工具可供选择，我们仍在努力保持头脑清醒。
实际上，问题仅仅是由于变得更糟。 2015年一项有关电子邮件消费的研究发现，每天大约发送和接收215封电子邮件，随着人均电子邮件帐户数量和收到邮件数量的增加，这一数字预计每年将增长5％。
在过去的几年中，我一直在尝试寻找一种更好的方法来管理电子邮件。 而且我一直在努力……我从来没有想过要让我非常满意的系统。 有一些不错的电子邮件应用程序，即使一个应用程序确实非常好并且是一件特别的事，但它可能缺少我需要的其他一些基本功能。
现在，我相信我已经找到了一种管理我个人非常喜欢使用的电子邮件的方法。 该系统的优点在于，当我首先检查电子邮件时，就好像有人已经进入我的帐户并对其进行分类，然后根据邮件的重要性或需要执行的操作将邮件移至正确的文件夹中。 因此，除了通过电子邮件进行分类之外，我还可以直接进入收件箱的业务范围，回复重要的消息，清除废话，然后按我认为的适当处理其余部分。
电子邮件管理原则
在进入用于管理电子邮件的应用程序和流程之前，让我先介绍一些我喜欢遵循的电子邮件原则。 这些是决定在桌面和移动设备上使用哪种电子邮件应用程序和流程时要牢记的原则。
收件箱零
如今，“收件箱零”一词泛滥成灾，我认为人们已经忘记了该词的真正来源。 实际上，我只是在听了Productivityist播客的这一集之后才发现，获取收件箱零并不意味着清除电子邮件收件箱，而是清除未知的收件箱。 这是关于处理您的电子邮件的信息，因此您知道每封电子邮件需要做什么，并且对下一步需要处理的电子邮件造成零混乱。
作为“收件箱零”描述者的创建者Merlin Mann：
电子邮件不过是一种媒介。 它把事情从一个地方转移到另一个地方。 您没有理由生活在电子邮件中，因为那不是操作所在。 电子邮件非常适合处理问题，但是您不希望将重点完全放在电子邮件本身上，而是将电子邮件中需要释放到其他地方的内容排除在外，例如约会，任务和参考资料。 我相信所有内容都只有一个地方。
可能会改变您现在的生活的唯一做法是，每次您进入收件箱时，处理都会归零。”
这是我要遵循的基本原则之一，它使我能够始终掌握电子邮件。 我需要一种有效且有效的方式来处理为零，以便我知道需要处理该电子邮件。
批处理电子邮件
我遵循的另一个原则（虽然实际上与您使用的应用程序没有任何关系）是分批管理您的电子邮件。 因此，我没有整天打开电子邮件，而是每天打开几次，处理我的电子邮件，然后离开。 除非我有时间回复并且有足够的电子邮件可以回复，否则我什至没有回复任何东西。 如果我有时间，但只有一封或两封电子邮件，我将等到还有几封电子邮件要处理后再批处理所有这些电子邮件。
我的电子邮件记录
在详细介绍我现在正在使用的系统之前，让我向您详细介绍我在电子邮件领域的发展历程。
它始于1999年我在Yahoo中注册我的第一个电子邮件地址时…
好吧，开玩笑吧！
对于我的个人电子邮件，自2006年购买第一台MacBook以来，我一直在使用Mail.app（Apple Mail）。那时（当时是iCloud之前的日子），我正在使用Gmail帐户，并将其同步到我的Mac通过IMAP。 当iCloud在2011年问世时，我将所有个人邮件的电子邮件都移到了@ me.com电子邮件地址，从那时起，我就一直使用Mail应用程序管理电子邮件。
我的桌面邮件体验非常简单。 至于iPhone，我尝试了一些新的邮件应用程序，但从未能够找到默认的Apple Mail应用程序的理想替代品。
但是Apple Mail应用程序是如此基础！
我知道，我将继续讨论（以及解决方案），但现在，让我告诉您有关我过去尝试过的应用程序的更多信息。
我真正坚持使用了一段时间的应用程序之一是Mailbox 。 不幸的是，在被Dropbox收购之后，Mailbox现在不再可用。 Dropbox在尝试使用此应用程序做大事时有一个很好的突破，但是据我所知，他们一直在努力通过该应用程序获利，并且它真的没有足够的商业意义来继续开发它。 当Mailbox通过其精美的预告视频向全世界宣布时，我迅速注册了Mailbox beta程序，以便可以立即测试该应用程序。 太棒了！ 一阵子…
该应用程序……对不起，它的设计非常好，它简单易用。 邮箱率先推出了轻扫以存档/移动功能，该功能在当今大多数电子邮件应用程序中非常普遍。 当Mailbox启动时，能够在您的邮件中快速滑动以快速存档和移动邮件是非常新颖的，这使得通过收件箱的访问变得非常快。 邮箱是（如果不是）第一个引入贪睡的应用程序之一。 例如，可以将邮件从收件箱中移出，并在第二天或下周的2小时内重新出现。 但是，其他应用程序迅速赶上并加入了这些滑动和贪睡功能，邮箱失去了优势。 对我来说，邮箱的缺点是它不允许我将iCloud邮箱同步到我的帐户。 您只能使用确实同步到桌面应用程序的“列表”，但这并不能弥补iCloud邮箱的不足。 他们也有一个Beta版的桌面客户端，但是它有很多错误，并且同步问题使它难以使用。
因此，我转到下一个应用程序CloudMagic 。
CloudMagic是一款出色的应用程序，其杀手级功能（我认为）是方便使用的卡片，可让您通过电子邮件执行各种操作。 例如，集成Asana或Todoist可以使您直接从电子邮件中快速创建新任务。 或者，您可以使用Pocket快速保存电子邮件中的链接。
该应用程序经过精心设计，易于使用，这些卡确实是不错的奖励。 CloudMagic令人失望的是，iOS应用程序不支持线程化电子邮件。
听起来还不错……
这只是我一个人，但是如果我想保持电子邮件的状态，则应用程序至少可以做的是将所有消息整理到一个线程中，而不是将所有消息单独列在收件箱中。
就是这样……我尝试了CloudMagic一段时间。 我给了一个很好的选择。 我真的做到了！ 但是缺乏线程化的电子邮件实在令人无法忍受，因此我默认使用iPhone上使用苹果公司标准的Mail应用程序。
Apple Mail有什么问题？
Mail.app并没有什么大不了的“错误”，只是有点基本……而这也许就是我喜欢它的原因。 因为它并没有像贪睡，电子邮件跟踪，联系信息卡和所有其他这些东西一样打扮得很漂亮，所以它确实很好用，可以快速搜索，从来没有真正成为问题。
我一直希望自己拥有的一件事是一种更好的“分类”和分类邮件的方法。 我希望能够通过以下方式分隔电子邮件：
- 我需要回复的电子邮件。
- 我需要阅读的电子邮件。
- 我不再需要的电子邮件。
- 电子邮件，我需要采取一些措施。
Gmail具有您可以应用的漂亮“标签”，而Apple则缺乏这种“标记”电子邮件的功能。 我尝试解决此问题的一个选项是MailTags ，我必须说，我真的很喜欢，几乎已经购买了。 MailTags唯一让人失望的是它仅在台式机上运行，无法与Apple的移动应用程序一起使用。 因此，我将对我的所有电子邮件进行排序，整理所有内容，然后在手机上打开Mail时，那里什么也没有……没有标签，也没有……
我使用了一段时间的过程是内置邮件标志。 在桌面上，您可以标记邮件，更好的是，您可以将标记从“红色”，“绿色”和“蓝色”重命名为有用的名称，例如“阅读”，“回复”或“待办事项”。 但可惜的是，我仍然没有找到理想的电子邮件工作流程，因为标志的颜色和名称与iOS应用程序不匹配。 因为iOS Mail应用程序仅支持一种颜色的标志（橙色），所以我会在桌面上对我的所有邮件进行排序，然后在手机上打开它时，所有消息都将标记为橙色标志，并且有所区别。
我当前的电子邮件工作流程
那么，我使用的这种神奇的电子邮件系统能保证所有这些写作？
Sanebox
在过去的一个月中，我一直在使用名为Sanebox的便捷服务来自动对我的所有电子邮件进行排序。 如前所述，当您使用Sanebox时，就好像我有一个虚拟助手会自动对我的电子邮件进行排序，以便在我打开Mail应用程序时，所有邮件都被整理到正确的位置。 Sanebox的美丽之处在于它可以在服务器端运行，这意味着它将在云中对您的电子邮件进行分类，因此，无论您是从台式机还是手机上的任何位置访问邮件，Sanebox都已经在整理一切。 这是真正在Sanebox上卖给我的杀手级功能，也是我这么快采用它的原因。 无论您使用哪种设备，我都无法表示自动为您分类电子邮件是多么方便。
Sanebox可以通过分析您的电子邮件历史记录来确定重要和不重要的内容。 任何不重要的内容都将移至名为“ @Sanelater”的单独邮箱中，仅将重要邮件保留在主收件箱中。
您还可以设置许多其他邮箱来启动电子邮件。 您可以根据自己的喜好简单地将其打开，其余的将由Sanebox处理。 我设置了以下邮箱：
- @SaneLater —正如我刚刚提到的，这是所有不重要邮件的去向 。 诸如电子邮件确认消息，通知电子邮件和其他自动消息之类的东西。
- @SaneNews-这是所有新闻通讯样式的电子邮件所在的位置。 我可以将其视为我的“阅读”文件夹，并在我有空闲时间阅读一些新闻时深入其中。
- @ SaneTomorrow，@ SaneNextWeek和@SaneNextMonth —这些是基于贪睡的收件箱。 如果您现在不想处理电子邮件，可以将邮件移至这些收件箱之一，它们将在指定时间重新显示在主收件箱中。 Sanebox还使您可以设置自定义打sn时间。 因此，如果要创建一个将电子邮件延后3天的邮箱，则可以在Sanebox首选项中进行设置。
- @SaneNoReplies —这是另一个方便的邮箱，用于跟踪您需要跟进的事情。 当您发送新电子邮件时，Sanebox会自动将其添加到@SaneNoReply邮箱，因此您可以轻松获得未回复邮件的列表。 自然，如果您在收件箱中收到答复，Sanebox将从无答复文件夹中删除副本。 您甚至可以自定义此文件夹，因此，除非经过一定的时间（例如，两天内没有回复），否则已发送的项目不会出现在“无回复”文件夹中。 您可以在此处使用的另一种方便的技巧是，如果您不想将要发送的电子邮件添加到此文件夹中，只需在主题中添加“ FYI”即可，Sanebox知道不将其添加到“无回复”中夹。
- @SaneReminders —除了标准的贪睡文件夹，您还可以设置自定义提醒。 例如，您可以发送或转发电子邮件和抄送：11thjune@sanebox.com来设置自定义提醒，Sanebox将使该消息在该日期重新出现。 @SaneReminders文件夹显示您已设置的所有自定义提醒的列表。
- @SaneReply —这是我已设置的自定义文件夹。 我已经训练了……是的，……训练了该文件夹，以便将任何来自我的读者的电子邮件移至此处。 例如，对我的时事通讯电子邮件的答复，来自我的网站联系表单的电子邮件和博客评论都将移至此处，因此我可以清楚地列出需要答复的电子邮件和消息。
您还可以将许多其他的Sanebox邮箱添加到您的帐户中，而我们实际上只是在此简单介绍一下。
由于Sanebox非常出色，因此我与Sanebox的人们联系，看他们是否可以支持我的出色读者。 因此，如果您通过 单击此处 注册Sanebox ，您的帐户中将获得10美元的信用额，可用于付费订阅。 首先免费试用14天的Sanebox，看看它能为您的收件箱做什么！
所以你有它。 很酷吧？
基于动作的电子邮件呢？
我很高兴你问…
发送电子邮件到Asana
我用来清除收件箱的另一种方便的策略是，尽快将所有可操作的项目移出电子邮件。 因为我使用Asana进行任务管理，所以最简单的方法是将电子邮件转发到“ x@mail.asa.com”。 Asana会识别我的电子邮件地址，并根据电子邮件的主题行和内容创建一个新任务。 它甚至会将电子邮件中的所有文件附加到任务中，因此我可以将所有需要的东西放在一个地方。
就在最近，我试图提出一种将电子邮件发送到Asana的更快方法。 我希望能够使用一个快捷方式快速启动电子邮件，而不是输入转发快捷方式电子邮件并手动输入“ x@mail.asana.com”地址（这可能花费太长时间）。
我设置了Automator工作流程，并注入了一些Applescript，该脚本会自动创建与主题和内容与所选电子邮件相同的新电子邮件。 然后，我可以快速编辑主题以调整任务名称，然后单击发送。 然后，原始电子邮件将发送到存档，因此收件箱中我无需担心其他事情。
您可以在此处下载我方便的工作流程。
轮到你了
您如何使用电子邮件？ 我很想听听您的电子邮件工作流程以及您在以下评论中使用的任何应用程序！ 当然，一定要去看看Sanebox并免费试用 14天。
