我已经担任应用程序开发人员/团队负责人已有一段时间了。 在我的职业生涯中，我看过成千上万的非技术人员要求支持的电子邮件。 在大多数情况下，回复这些消息很乏味并且不利于生产力。
受托比亚斯（Tobias）关于向忙碌的人写电子邮件的帖子的启发，我决定进行跟进。 以下是与普通人联系的技术人员的实用指南。 我的目标是向您展示如何减少通信开销，获得答复并完成任务。
这篇文章是关于问题的描述。 提出的方法还可以帮助您总体上编写更好的电子邮件。 您的接收者是技术人员还是只是“ 忙碌 ”都没关系。 通常，不详细描述问题会导致您在单击“ 发送 ”之前找到解决方案。
在解决一个常见的“ 我无法发送电子邮件 ”问题时，让我们通过七个准则。
电子邮件撰写指南
1.您的问题是什么？ （摘要）
从问题的2–3句开始。 只需写下您需要的帮助即可，不必花哨。 简洁明了。 稍后会有时间详细说明。
如果您遇到重复出现的问题，通常可以立即得到答复。 请记住要完善您的简短摘要。 即时答复表吗？ 是的，只要您提供了良好的描述并且不会陷入情绪高涨，这是可能的。 您不会通过编写“ 这个愚蠢的应用程序已损坏！！！ 立即修复！！！ ”。 保持凉爽……但也要保暖。
您也不必炫耀任何浮华的技术术语，因为您可能也不是任何这种方言的亲戚。 普通的英语就足够了，而且最重要的是不要尝试精通技术。 任何IT人员都会在一英里之外发现它，并将其视为嘲弄。
例
假设您无法向同事发送电子邮件，并且您的报告已经晚了1个小时。 给您的IT部门写信很诱人-“电子邮件不起作用！！！！！ ”，并在3-4个工作日内解决了问题。 是不是很诱人？ 我们想把事情做好，所以我们选择写：
嗨，我在发送电子邮件时遇到问题。 我在下面附上了对该问题的详细描述。
现在开始描述自己的问题。
2.发生了什么事？ （观测到的）
只需写“ Que pasa？ ”。 不过要精确。 “ 该死的不行！！！ ”绝对不是详细说明。 只需记下发生的情况，无论做什么，无论做什么。
最好将自己放在读者的位置。 问问自己-如果有人给我写这个问题，我能理解吗？ 看起来，它的工作原理是这样的……如果您不够精确，那么即使是您最好的技术朋友也将陷入疯狂的猜测。 因此，您不必在Facebook上看着猫，您就必须找出问题，再次打扰您的头脑，等等。为什么第一次不正确呢？
例
我给同事史蒂夫•乔布斯（Steve Jobs）发送了一封电子邮件，30分钟后，他仍然没有收到邮件（ 双关语 ） 。 我收到了“交货状态通知”。
接下来，我们将现实与期望进行对比。
3.您想要什么？ （预期）
对于某些人来说，这可能是一个丑陋的错误，而对于另一些人来说，则是一个可爱的玩具。 如果您想传达错误，则必须陈述您的期望。 这也是很好的生活建议，所以请停下来-给自己一点时间来考虑一下。 晚点再谢我。
首先，您对结果的预测可能是问题所在。 例如，这可能发生在新的UI元素或不挖新跑车的女孩身上。 有时您可能会确定预期的结果，但是包括说明仍然很重要。 您所寻求帮助的人将更容易快速找到问题所在。
例
电子邮件应在几分钟内到达史蒂夫。
在这种情况下，这是显而易见的，因此可以省略。 但是我们必须解释“ 如何？ ”，让我们继续前进。
4.怎么回事？ （如何复制？）
您做了什么才能最终成为这个不幸的职位？ 无论发生什么事，都可能是罕见的情况。 复制它可能比解决问题本身更难。 不要让想要帮助的人感到困难。 把事情做得愚蠢！ 添加简短的步骤报告将使您几乎一无所获。
但是，不要仅依靠记忆。 写下您记得的步骤并进行验证。 这个很重要。 自己重现该错误，以检查是否确定导致问题的原因。 如果您能够删除不必要的步骤，请在背面放一块垫子。 您的技术朋友会为此而爱您。
例
从我的地址tylerburnman@apple.com发送电子邮件到Steve Jobs stevejobs@apple.com。
当然，您尝试自己修复它。 不是吗
5.您尝试了什么？ （试过）
搏击俱乐部的第一条规则……我的意思是自助是自己寻找答案。 如果需要5分钟。 谷歌比为什么还要打扰别人？ 实际上，为什么还要打扰自己呢？ 您将必须等待，然后回复…当您可以在五分钟内解决待办事项时。
如果您尝试过像样的搜索，但没有发现任何问题，请尝试自己解决问题。 令人震惊吧？ 好吧，这可能不会花很长时间，但是可以增强您的自力更生。 通常，您也不必担心忘记打开WiFi的尴尬。
例
我发送了4次电子邮件。 我还重新启动了电子邮件客户端和Internet连接。
我们一定不要忘记传递此案涉及的所有信息。 下面的更多内容。
6.重要信息（数据）
如果您在软件方面遇到问题，提供有关该版本的详细信息至关重要。 该软件可能已过时。 如果您确保最新，则可以省去很多麻烦。 书呆子可能已经解决了您的问题！
提交软件版本时，您应该提供完整图片。 例如，对于网页问题，它应该是：URL，浏览器版本和OS版本。 通常，您可以在程序主菜单的“ 关于 ”部分中找到信息。 提供版本号将使技术人员能够快速重现该错误。 不要让生活变得比现在更艰难。
如果可能，请提供错误的屏幕截图。 您可能会错过描述中的重要细节，良好的形象可能会有所帮助。 如果要突出显示图像的某些部分，则最好还包括未包含涂鸦的原始版本。 您不想最终偶然覆盖重要的部分。
例
我包括：我想发送的完整电子邮件，附件和退信。 我在OS X El Captain版本10.11.2上使用Postbox 3.0.11。
最后一个很棒的准则，我们正在总结……
7.写出好的主题行
我把这留给了最后，用一块石头杀死了两只鸟。 由于通常会发生这种情况，因此在结尾处写下您想说的所有内容的一句话摘要比较容易。 是的，一支班轮很可能会成为一个很好的主题。 如果您正在处理特定项目，则最好添加项目标签。 如果您正在处理，它可以是[WRLD DMNTN]。 请勿使用[尽快]，[优先级]或[!!!!!!!!!!!!]之类的标签。 不知道如何设置墙纸不会威胁地球上的生命。 它可以等待，相信我。 更加关注生产力，并使其他人更容易。
例
[公司年度报告]-发送电子邮件时出现问题。
女士们和男士们…
总结
请记住，您的目标是把事情做好，而不是和某人聊天。 如果您的意图有所不同，请尝试为他/她喝咖啡。 如果您想了解有关如何带他们出去吃午饭的其他技巧，那……超出了本文的范围😉
分（遵循托比亚斯的建议）写作也有帮助。 让他们知道您的意思！
完整的例子
[公司年度报告]-发送电子邮件时出现问题。
嗨，我向同事史蒂夫（Steve）发送电子邮件时遇到问题。 我在下面附上了对该问题的详细描述。
1.观察到：我给同事史蒂夫·乔布斯发送了一封电子邮件，但30分钟后他仍然没有收到该消息。 我收到了“交货状态通知”。
2.预期：电子邮件应在几分钟内到达Steve。
3.如何复制：从我的地址tylerburnman@apple.com发送电子邮件到Steve Jobs stevejobs@apple.com。
4.尝试：我发送了4次电子邮件。 我还重新启动了电子邮件客户端和Internet连接。
5.数据：我包括：我要发送的完整电子邮件，附件和退信。 我在OS X El Captain版本10.11.2上使用Postbox 3.0.11。
如果您今天无法解决此问题，请告诉我何时才有可能？
最好的祝福，
泰勒·伯曼（Tyler Burnman）
备忘单
有什么问题 （摘要）
问题详细信息：
1.发生了什么事？ （观测到的）
2.你想要什么？ （预期）
3.怎么回事？ （如何复制？）
4.您尝试了什么？ （试过）
5.重要信息（数据）
主题行
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