作为收件箱的奴隶，每当收到一封新电子邮件时，我们都会将注意力转移到当前的任务上。 如今，真正的电子邮件效率是工作场所中罕见的技能。
这是一个问题。 38％的美国人整天或每天超过10次查看电子邮件。 输入此简介时，我检查了三遍电子邮件。
这很令人头疼，因为在分心之后最多可能需要25分钟才能完全专注于原始任务。 学习如何保持电子邮件效率对于保持专注而又不影响注意力至关重要。
如果要收回对收件箱的控制权，请考虑以下四件事。
1.短电子邮件工作。
想要节省时间的精明企业主需要避免使用冗长的邮件。 亚马逊首席执行官经常发送令人讨厌的简短电子邮件是有原因的。 他们节省了您的时间，并指出了要点。
- 别再闲逛了 。 保持简短明了。 较长的电子邮件不会被阅读，这表明a）您不知道如何有效地交流，或者b）您不知道自己在说什么。
- 不要浪费时间 。 请听前国务卿希拉里·克林顿的提示。 除了所有争议之外，她的电子邮件简直是直截了当。 当“请打印”只有8个字符时，您无需键入完整的段落即可。
- 适当时使用自动答复和自动化 。 如果您发现自己反复说同样的话，请将其保存在可以快速复制和粘贴的地方。 与每次制作独特消息相比，个性化自动回复所需的时间更少。
- 如果绝对不能短，请参阅第2点。
2.在电子邮件之外进行通信。
了解如何在电子邮件之外打开通信线路。 作为一家公司，开始就如何内部处理电子邮件进行诚实的对话。 要求员工提供有关此主题的反馈。
在评估您的电子邮件状况时，请考虑其他形式的通信在您的工作流程中所处的位置。 这些替代方法可能包括：
- 亲自交谈 。 如有疑问，请面对面交流，并以此为契机与同事建立更紧密的联系。 提醒自己，对话的两端都有人。
- 考虑为没有机会亲自交谈的远程团队聊天 。 即时通讯员鼓励进行更直接的对话（我们在办公室使用Gchat）。 较长的介绍或结论所面临的压力较小。
- 使用项目管理工具 。 尝试安排会议？ 将其安排在Google日历上，并在活动正文中说明您想见面的原因。 另外，考虑使用工具Time Basecamp来传达截止日期和优先级。
3.去火鸡，对应该改变的事情有个看法。
您是否考虑过一周禁止所有内部电子邮件？ 一周没有收到内部电子邮件后，Learning as Leadership首席执行官Shayne Hughes和他的团队感到排毒 ，自由地提高了工作效率。 尽管有些团队成员本来以为一切都会停顿，但这种经历还是有益的。 该禁令听起来可能很严厉，但可以说明许多工作流程效率低下 。
如果您的工作场所无法支持为期一周的电子邮件禁令，请尝试此实验的一天版本。 大多数办公室至少可以在短时间内找到实现此技巧的方法。 在工作日结束时，举行一次简短会议，讨论每个团队成员从练习中学到的知识。
4.筛选出需要操作的电子邮件。
并非所有电子邮件都是平等创建的。 建立一个区分电子邮件的系统。 分别归档以下类型的电子邮件：
- 可行的电子邮件要求您通过完成任务来跟进。 将它们分组在一个文件夹中，有时间呼吸和吸收手头的任务时可以返回该文件夹。
- 当您致力于与自己领域相关时， 时事通讯和行业新闻电子邮件将非常有用。 这些电子邮件非常适合保存，除非您有额外的时间等待会议开始或上下班。
使用这四个要点来提高电子邮件生产率之后，您将有更多时间专注于其他重要任务（例如内容营销，运营企业或代理商，或与客户共度时光！）。
是否想节省更多时间？ Verblio可以提供帮助。
