关于如何召开更好的会议，有很多很棒的文章，但其中大多数似乎都集中在筹备或执行上，例如如何组织和计划会议或如何召开有效的会议。 令人惊讶的是，在会议结束后，关于发生或应该发生的事情的报道很少。
如果您阅读了我关于公司文化的文章（如何帮助初创企业脱颖而出），那么您会理解我对良好沟通的重要性的看法。 我认为，这有助于建立蓬勃发展的文化。 为了使沟通真正有效，它必须是：公开，直接，透明和包容的。
仍然存在一个大问题：您能否在保持对会议人群的控制权的同时，保持与团队的沟通渠道公开 ， 透明和包容 ？
输入会议回顾！
回顾是一种快速简便的方法，可以捕获会议中发生的事情，记录讨论和达成共识的要点，所有结果和要做的事情，同时确保组织的其他成员可以访问该信息。
概述的三个简单步骤
1. 会议抄写员：在会议开始之前，请确保指定某人为会议抄写员。 您可以在发送会议邀请和议程时或在会议开始时执行此操作。 通常，我喜欢将此角色分配给召集会议的人员，因为他们通常有或应该有这样做的强烈理由，并且对讨论的内容及其结果有既得利益。
无论您选择分配角色，请明确说明，尽管欢迎每个人都做笔记，但会议的文职人员有责任承担构成摘要的正式笔记。 只要关键点和决定清晰准确，他或她就可以自由地以他或她认为合适的任何形式来编写和整理笔记。
2. 电子邮件摘要：会议结束后，会议主持人应在电子邮件中写下他或她的笔记，然后将其发送给所有会议参与者。 他或她应确保包括：
- 世卫组织出席了会议，世卫组织承担了要做的工作或其他行动
- 讨论的内容和特别说明
- 会议举行的时间（日期/时间戳）以及应采取的某些行动
- 为什么以特定方式做出决定
可能的话，我想在会议结束后做我的总结，因此我所拥有的所有想法和想法以及笔记仍然在我的脑海中浮现。
抄写员应确保提醒接收者，在与公司的其他成员共享摘要之前，他们需要阅读笔记并根据需要提供输入（我通常以“评论，反馈，更正”的方式结束我的摘要。受欢迎的”）。
给与会人员24-48小时以自己的话语回应总结（尝试不同的时间范围，并找到适合您团队的时间范围）。 如果他们发送评论，反馈或更正，则抄写员应再编辑一次笔记，然后重新发送最终摘要。 如果没有人发表评论，请继续进行下一步。
3. 发布摘要：确保摘要完成后，将其发布到贵公司使用的任何内部沟通工具中。 无需将其发送给整个组织，但是您应该确保公司中的每个人都知道摘要过程及其所在位置。 理想情况下，您的内部文档系统包括搜索功能。 这使搜索WHO，WHAT，WHEN和WHY的特定信息变得更加容易。
如果在会议期间记下了良好的笔记，那么整个总结过程通常只需要花费不到十分钟的时间即可进行摘要，电子邮件，编辑和发布。 在过去一次会议上就某个特定决策提出问题或疑问时，一个月或一年下来，您会拥有美好的思想记录，从而避免了因不得不记住旧决策而痛苦和痛苦。
愿回顾与您同在！
