您可能一直都在使用业务技术工具。
毕竟，他们已经帮助企业数十年来提高了工作效率。
从Microsoft的首批Office产品到Slack，企业都需要有效运作的工具。
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也就是说，业务工具可以是一把双刃剑。 放松一下 使用该应用程序，您可能会发现自己与同事闲聊，而不是真正完成工作。
会议工具也是如此。 如果您没有策略性地和有条理地使用它们，那么您会错过。
为什么需要会议工具？
会议可能真的很痛苦。
就直接和间接成本而言，它们都是昂贵的。 例如，他们占用工作时间，糟糕的会议降低了生产力。 同时，毋庸置疑，成功的团队合作是不可避免的。
会议工具可帮助您解决这一确切的痛点-无效的会议。 使用会议工具，您可以管理会议并使会议更有效和更有条理。 Meet-O-Matic，Minute（我们自己的工具！）和NeedToMeet是可以帮助您做到这一点的一些工具。
但是，在开始使用会议工具之前，需要记住一些事项。 它们不会自动执行会议，如果您使用的方式不正确，它们将无法帮助您管理会议。
以下几点将帮助您有效和富有成效地使用会议工具。 下次设置会议时请记住它们，会议实际上会有所作为。
仅使用您需要的会议工具
如果您喜欢ho积应用程序，这是为您提供的现实检查：
您不需要它们。
或者，更具体地说，您不需要所有这些应用程序。 选择与您的需求最相关的工具，并专注于它们。
如果您使用过多的应用程序，您的团队成员最终将不知所措，最终您将不使用任何一个。 您的工具可以支持您的工作，而不是指导工作。
那么，如何确定应该下载并实际使用哪些会议工具？
考虑一下您的会议。 通常最明显的问题是什么？
您在会议上花费了太多时间吗？ 您是否不遵循会议议程？ 还是您不制定可行的议程？
你有它; 通过回答此类问题，您将找出需要解决的问题。 根据需要选择工具。
例如，我们自己的工具Minute可用于计划会议，在会议期间协作处理会议项目以及帮助您在会议结束后跟进议程项目。 以相同的方式，Skype，Google Hangouts或GoToMeeting可以用于举行虚拟会议，而Evernote可以用于个人会议笔记。
您可能会注意到，有些工具没有得到充分利用。 这些工具显然无济于事，因此，您应该确定它们是否值得使用。
养成习惯以充分利用会议工具
虽然下载应用程序很容易，但是定期使用它并不总是那么简单。
通常，当其他工作任务发生时，您会取消对应用程序的优先级。 随后，您不会充分利用该工具的潜力，或者您全心全意地使用它，直到您将其全部遗忘为止。
就像您有检查电子邮件的习惯一样，您应该养成使用应用程序，学习如何正确使用它的习惯，并且，如果您是经理，则应养成对团队进行教育的习惯。
这是您养成该习惯的方法：
- 了解如何在较小的块中使用该工具 。 我明白了–坐下来开始学习如何使用工具可能很耗时。 而是将这种习惯分解成较小的块。 首先学习如何正确使用一项功能，然后扩展以使用所需的所有功能。
- 从小开始。 通过使用所谓的小习惯，您可以采取一些小步骤来实现自己的目标。 首先以最简单的方式使用工具，使您的团队轻松开始使用该工具。 例如，您可以使用我们的工具，分钟，来计划您的会议。 当整个团队都参与进来时，您将以更多样化的方式扩展并开始使用该工具。
使用会议工具时保持专注
许多业务工具（包括会议工具）存在一个主要问题：
它们可能是主要的干扰。
使用数字通信工具，例如Slack。 如果您使用它们来组织或举行会议，则很明显在与同事聊天时会散焦。
为防止这种情况发生，请执行以下操作：
- 如果您使用Slack，很容易会被您所属的所有不同渠道所分散。 为防止Slack成为时间上的麻烦，您应仅使用真正需要的频道。 因此，例如，在与同事讨论会议的通道中使用频道，并忽略除个人提及之外的所有其他通知。
- 电子邮件通常用于管理会议，但是许多人难以有效地使用电子邮件。 在这里，您需要采用最佳的电子邮件管理方法。 例如，设置检查电子邮件的特定时间。 另外，例如，通过设置定期提醒，您可以在会议中自动处理电子邮件。
量身定制适合您需求的工具
许多业务工具具有许多功能。
太多了，您可能不需要全部。
这就是为什么您应该定义您和您的团队如何最好地使用该工具，使其适合您的需求。 这样，同事们就不会花时间去弄清楚如何正确使用该工具或应用程序。
由于某些工具是提高团队效率的关键，因此您应该从制定准则和最佳实践开始。 他们可以帮助您的团队成员迅速了解组织如何使用该工具。
但是，这些准则应该是什么样的？
首先，请记住，您只需要为定期使用的工具创建准则，这些准则会真正影响团队的生产力。
接下来，定义最常使用的功能。 写下（或创建一个视频）您将了解团队如何使用这些功能。 不要忘了包含任何可以帮助您和您的团队更有效地使用该工具的特殊技巧。
有了准则后，尽可能有效地使用该工具变得容易得多。
鼓励团队成员使用会议工具
通常，如果所有团队成员都使用会议工具，则可以充分利用会议工具。
但是，要让您的同事使用新工具说起来容易做起来难。 通常，人们抵制变化。 必须学习使用新工具会改变熟悉的工作例程。 没有明显的好处，您的同事可能会比您对特定工具的热情低。
如果您按照上述步骤进行操作，您就会知道不应使用这些工具，因为它们很不错，但是您需要它们。 当您开始使用新工具时，写下您希望获得的具体好处。 例如，您可以通过帮助同事管理任务来提高生产率。
接下来，与您的同事分享您的目标。 这样，他们会更加有动力开始使用该工具，因为他们现在有明确的目标可以工作。
与您的团队一起，您将了解您的团队如何以最佳，最有效的方式使用该工具。
通过会议工具进行交流时，要非常清楚和简短
在做会议笔记，创建议程或在会议后进行跟进时，您可能会觉得自己清楚地知道您和您的团队下一步应该采取什么步骤。
但是不要以为其他人都会这样做。 可能会有误解，或者翻译中可能丢失了一些东西。 无论哪种方式，您的会议工具都可以促进交流，但是它们只能做很多事情。
您应保持沟通的清晰和简短。 这样，您可以确保在使用会议工具时始终将您的团队保持联系。
开始使用会议工具来改善会议
而已！ 您现在知道如何使用会议工具来真正提高团队的生产力。
会议工具可以帮助您和您的团队更好地工作，并且可以帮助您管理有效的会议。 但是，您需要以战略方式使用它们。
下次组织会议时，请开始应用这些提示。
结果？
您最终可能会降低成本并提高整体生产率。
