沟通超负荷：研究表明，大多数员工在没有检查电子邮件或IM的情况下都无法工作6分钟小小书 XXshu

您需要使用电子邮件和其他通讯工具来完成工作，这一事实无可避免。尽管人们对电子邮件一生的呼声很高，但这并不是浪费时间。

在工作场所进行交流很重要。 但是，如果我们不断将重点转移到检查电子邮件或Slack消息上，我们将永远没有机会真正专注于最重要的工作。

最近的一项研究仅凭电子邮件发现，这一点最明显。在84％的用户始终保持收件箱在后台保持打开状态的情况下，有70％的电子邮件在收到后6秒钟内打开。

显然，我们一直在不断将问题纳入通讯工具中。在上一篇文章中探讨了使用通讯工具进行多任务处理的效果时，我们希望更好地了解这种上下文切换水平在一整天中的糟糕程度。

这是我们发现的：

这项研究来自 50,000多名RescueTime用户 的匿名数据 。 RescueTime是一个工具，可以准确地向您显示您如何花费数字时间来帮助您提高生产力和专注力。 在这里注册一个免费帐户。

对于知识工作者（如作家，设计师，开发人员和项目经理）而言，现代化的工作场所是在交流工具上运行的。我们的工作越来越依赖于更多的协作，更多的信息访问以及更多的实时回答问题。

但是，尽管交流工具非常适合使我们快速获得所需的答案，但它们也经常成为 干扰 我们专注工作的 源头。

但是到底有多糟？

当我们查看50,000+ RescueTime用户的匿名行为数据时，我们发现普通知识工作者每6分钟就会使用通信工具“检入”一次。

（在这种情况下，“签到”定义为您在执行另一项生产任务时切换到通讯工具的任何时间。）

所有这些都引发了一个巨大的问题： 当我们在回答电子邮件和消息之间只有几分钟的时间时，我们应该如何完成重点工作？

简短的答案是我们不是。

实际上，虽然我们发现中位数是6分钟，但整个故障看起来同样严峻。

我们发现35.5％的工作人员每3分钟或更短时间检查一次电子邮件和IM。 而只有18.6％的人可以在20分钟以上的时间内不被交流 。

更糟糕的是，我们发现使用Slack（一种旨在减少电子邮件使用的流行团队沟通工具）的人实际上更频繁地切换到沟通工具。 Slack用户平均没有花时间在通信签入之间花费5分钟，而非Slack用户则花费了8分钟。

但是请稍等。这些只是平均值。在一定时期内，我们需要大量使用通讯工具，而在其他时期，则需要长期集中精力，对吗？

不完全是。

我们都知道，要尽力而为，我们需要长时间的集中精力。不幸的是，我们的数据表明，我们很少有时间进行深入的工作。

实际上，我们的研究发现， 普通知识工作者在集中精力的时间连续40分钟左右就可以达到最大化，而没有沟通 。

再一次，这是中位数。当我们挖掘数字时，数据说明了一个更大的故事。

17％的人在没有交流的情况下甚至无法获得15分钟的专注时间。 而只有30％的人每天有一个小时的专注时间。

如果您觉得自己在工作日中很难找到合适的时间，那么您并不孤单。

我们认为，这些数据清楚地描绘了现代工作场所中发生多少通信过载。但是，要真正了解这些数据的含义，我们希望将其降低到个人水平。

使用RescueTime数据科学家Madison Lukaczyk自己的数据，我们发现在整整一周的时间里， 她只有8个半小时的生产性工作，而她没有通过电子邮件或IM进行检查：

为了更深入地了解一下，让我们放大其中的一个小时块：

6月5日上午10点至11点之间，麦迪逊在12个5分钟的区块中的3个切换了通信工具。这意味着在她工作期间，该小时的25％内会使用通讯工具。

您如何使用电子邮件和通讯工具将取决于您的工作性质。但是，我们可能都同意，我们希望有更多的不间断时间集中精力进行有意义的工作。

实际上，在查看麦迪逊的数据时，我们发现，尽管她仅将其总时间的 21 ％花费在电子邮件和IM上 ，但这些工具却在一天的44％时间内可用 。

较高的出席率并不一定意味着您会因为交流而分心。但是，如果您的日常通信存在率远远高于您在这些工具上花费的总时间，则您可能会被它们分散注意力。

现代化的工作场所充满了分心。而且，我们不会通过不断检查通讯工具来帮自己任何忙。

虽然我们永远都无法摆脱工作日中的电子邮件和即时消息（而且也不想这么做）。了解它们的存在可以帮助我们更好地选择它们的使用方式。

许多生产力专家建议在一天中将通信分批处理到特定的块中。其他人则建议在一天中不太需要您的部分时间（例如，清晨），花一个小时或更长时间专注于工作，而无需电子邮件或IM。

无论对您和您的角色有什么作用，可以肯定地说，在何时何地使用通讯工具进行检查时要有目的性，比让他们花费一半的时间来更好地提高工作效率和专注力。

您是否感到很难在工作场所中找到没有交流的重点时间？ 在此处注册免费的RescueTime帐户 ，然后重新控制您的时间。