一般的会议参加者在一个月中花费31个小时参加非生产性会议。 具有讽刺意味的是，我们在许多领域努力提高生产力并节省时间。 但是，在开会方面，我们经常失败。
我们与来自三家全球公司的团队负责人进行了交流，以分享他们对开展有效会议的见解。
Shawn Qureshi ，视频协作策略师-企业帐户，放大
Shazam人才招聘总监Ruth Penfold
Asana全球社区负责人Joshua Zerkel
因此，让我们深入研究吧。召开有效会议的秘诀是什么？
肖恩：首先，为内部和外部的每次会议制定明确的目标。
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第二，让出勤可选。 如果某人认为他们会增加价值，并且该小组将从参加会议中受益，那么他们会。
第三，了解什么对您的与会者有价值。 他们是谁？ 他们的业务驱动力是什么？ 内部或外部，将自己放在鞋子里，从他们的角度看事物。
露丝：要具体-有一个议程，并坚持下去。 始终在其末尾制定一个行动计划。 另外，即使在非技术团队中，也要考虑“站起来”式的会议。
乔什：有一个议程。 做好准备 准时开始和结束。
有些公司会迟到唱歌，其他公司则对经营时间过长处以5美元的罚款。 您如何使会议正常进行？
肖恩（Shawn）：从我们的首席执行官埃里克·袁（Eric Yuan）的哲学出发，我明确指出不要参加我个人无法为其增值的会议。我们参加的会议应该有一个明确的目标，并在结束时做出某种决定。 这推动了责任感。
我明确指出，不要参加我个人无法为其增值的会议。
露丝：我们什么都不做。 如果您建立一个基于尊重的环境，那么仅此一项就足以带领您度过并鼓励良好的会议行为。
我认为按时开始会议很公平，因为后来者很容易赶上。
我不确定我是否喜欢您提到的基于没收的策略。 我敢肯定他们本来会轻松的，但是我认为您在娱乐和进一步疏远别人之间要走一条细线。
对于该场景的领导者，我的首选策略是以1：1的方式处理该情况，并在需要时寻找正确的方式来改进行为。
通过按时开始和结束对良好的会议行为进行建模。
乔什：首先，请确保您有一个清晰的议程，其中有目标，谈话要点，预期的准备工作（希望是最少的），并与所有者明确跟进的行动项目。
其次，通过按时开始和结束（或如果会议在预定的结束之前结束，则提前）来建立良好的会议行为模型。
最后，拒绝会议邀请，但不清楚我为什么会在那里或会议目的是什么。
你们都有不同的背景。 您定期主持或参加哪些会议？
Shawn：在销售中，我经常与潜在客户“主持”各种发现会议和产品演示。 我也参加了几次团队会议，与我的销售代表同步，以制定客户计划策略，并对我们的效率产生了影响。
露丝：与我的团队进行1：1的交流，与更广泛的团队进行团队会议，与业务负责人进行会议，全力以赴。
乔希：我主持1：1的例行会议。 除此之外，我全程参加公司，大型营销团队会议，团队领导会议。
您认为哪一个最重要？ 为什么？
肖恩：就个人而言，我认为团队会议和内部战略会议最为重要，因为它们为我们提供了一个使自己承担责任的机会，并且我们可以衡量哪些工作正在产生有效的结果。
露丝：在个人层面上，最重要的是1：1。 现在是领导者真正倾听团队中正在发生的事情并采取必要行动以确保一切都达到最佳状态的时候了。 如果我们不允许谈话的空间，我们将永远不会听到。
对于领导者来说，1：1的机会是倾听团队中正在发生的事情的机会。
乔希：每个人都有其自己的重要性，但作为管理者，最重要的可能是1：1。
技术几乎改变了每个业务领域。 技术如何为您的会议带来价值？
Shawn：技术为我的会议带来价值的一个例子是使用一个记笔记工具，该工具可以智能地记录我的视频会议以及我的电话，从而使我能够充分参与并专注于主题和参与者。 记录转录的一种形式也是Zoom的新功能。
露丝：通过将我们的全球社区团结在一起。 没有它，我们就无法存在。 但是，它也可以反过来，因为人们很容易因打开的计算机或在他们面前闪烁的电话而分心。
我喜欢将注意力集中在所需的时间上，并将这些东西放在一边。
Josh：如果运作良好，它可以让我与远程同事，合作伙伴和供应商建立联系。 同样，共享和显示内容和资源的能力也很有用。
奖励：露丝，您正在Shazam的全体会议中付出很多努力。 他们对公司的主要好处是什么？
露丝：对于Shazam这样的公司来说，全体员工开会非常重要。 我们在全球拥有8个办公地点，这是我们一次让很多人进入“一处”的机会。
我们利用它们作为时间来讨论我们的业务状况，我们的业务状况以及未来的重点。 我们还庆祝Shazamily的新成员（新入职人员和婴儿！）以及任何周年纪念或里程碑事件。
谢谢大家的见解。 我们迫不及待地想见您！
🗓（2月20日加入我们伦敦，与Ruth见面； 2月22日加入旧金山，与Shawn和Josh见面）
最初于 2018 年2月16日 发布在 blog.sli.do 上。
