对于现代企业而言，处理大量电子邮件是现实。 根据Adobe Digital Insights的2016年调查，员工每天花费超过4个小时检查电子邮件，比去年同期增长28％。 尽我们所能，电子邮件并没有消失。
对于许多公司而言，一般的电子邮件地址（例如contact @，** sales @或help @）是客户尝试联系的最简单方法。 但是“尝试”通常是关键词。 几乎每个人都可以与将多封电子邮件发送到各种支持电子邮件有关，希望有人最终可以就您的问题与您联系。
这些电子邮件地址另一端的团队也感到痛苦。 电子邮件基本上是为一对一通信而设计的，当我们尝试以这种方式使用电子邮件时会遇到一些问题：
- 团队成员使用共享的登录名来管理单个地址（例如help @），并且必须在其各自的电子邮件地址和共享的电子邮件地址之间来回切换。 该共享地址的收件箱很快就变成了一个黑洞-无法看到谁在处理什么，或者其他人很快就会登录以处理其他消息。
- 他们设置了从共享地址到其个人收件箱的转发。 在每个线程都有转发，抄送和密件抄送之后，会生成不必要的消息，团队中的每个人都花时间自己处理。
- 电子邮件组是下一步：每个人都会自动收到每封邮件的副本。 同样，这意味着团队中的每个人都花时间阅读和分类相同的消息。 如果没有明确的所有权或避免同时做出回应的方式，客户会从多个人那里收到不同的答案，或者根本没有答案。
由于所有这些电子邮件混乱，您的团队很容易迷失在共享地址生成的混乱对话中。 更糟糕的是，某人可能会意外地用要发送给队友的消息回应客户
一个熟悉的问题
在这一点上，团队通常采用以下两种方法之一：
- 收件箱黑客攻击：Gmail，Outlook和其他客户端是有效收件箱的基础-取决于您自己的工作流是由您自己决定的。 团队可以使用颜色编码的标签，复杂的文件夹结构和自动收件箱过滤器来拼凑出一种解决方案，该解决方案可以减少手动排序，但不能解决核心协作问题。
- 服务台：正是出于这种目的出现了传统的服务台软件-帮助支持团队将客户请求转换为可跟踪，可分配和易于索引的故障单。 当他们解决一些协作难题时，由于价格和可用性，通常只有支持团队会容忍这些挑战。 在仅支持人员使用的工具中，关键客户环境十分孤立，而其他高电子邮件量的团队（例如销售，招聘或财务）却没有解决方案。
我们认为理想的解决方案是这两者的混合，这就是我们在Front上试图建立的解决方案。 任何团队的集中式交流平台，它将电子邮件客户端的原始功能与帮助台的功能结合在一起。 一个共享的收件箱平台不可见地位于常规电子邮件客户端的顶部，因此您的客户感觉就像在接收个人电子邮件，而不是自动发送票证。
我们已经与许多团队进行了交谈，他们一开始都不愿使用共享收件箱的想法-害怕丢失消息，笨拙的邮件格式或浪费时间整理混乱的收件箱。
他们在尝试使用Front时会发现以下内容，以及共享收件箱如何为您的团队工作：
1.使收件箱为零成为现实
像Front这样的共享收件箱使您可以管理客户所依赖的共享地址，而不会淹没团队中的电子邮件。
发送到您的共享地址的每封电子邮件都可以在整个团队可以访问的统一收件箱中看到。 将您所有的电子邮件都放在一个地方，您的团队就可以通过分配任务来声明单个消息的所有权，这样可以了解谁在做什么。 传递消息就像将消息重新分配给合适的人一样简单。 使用仅内部注释的内联注释，可以很容易地收集内部反馈或协调下一步操作，从而保持上下文所属位置，并且不会创建更多电子邮件。
在每个邮件的单个共享副本上使用一个共享收件箱工作时，您的团队不再将宝贵的时间浪费在重复的工作上。 每天都能使收件箱归零，这不仅对您的团队来说是可能的-您可以更快地到达收件箱。
2.缩短响应时间
响应时间对于当今的任何企业都至关重要，因此毫不奇怪，缩短响应时间是大多数销售和支持团队的优先考虑。 我们发现了响应时间的三个主要驱动因素：
- 上下文。 您的团队是否具有工具和培训以快速回答请求，还是需要在平台之间切换以收集更多数据？
- 效率。 请求路由和上报会迅速将消息发送给合适的人吗？
- 资源。 您的团队是否配备适当的人员来处理您的消息量？
撇开资源问题，传统的电子邮件组和共享的登录信息会影响上下文和效率。 服务台在这些方面进行了改进，但是界面不直观的缓慢平台可能会继续拖慢您的团队。 他们可见的消息格式还使您的客户感到排队中的数字，而不是您业务的重要部分。
Front的共享收件箱通过直接在您的收件箱中带来更多的上下文和效率收益，从而使缩短响应时间（甚至很容易）成为可能：
- 规则。 如果-那么”的自动化功能使将消息快速路由到合适的人或一群人变得容易。 使用主题行或消息正文中的关键字，一天中的时间，联系人组等触发器来应用标签，分配消息，甚至发送自动答复。
- 整合。 在工具之间来回切换会花费您的团队宝贵的时间。 我们与Salesforce，Intercom，HubSpot等的本机集成将来自其他系统的客户数据带入您的收件箱。 您还可以在不离开Front的情况下使用其他工具创建和更新记录，因此您的CRM和其他应用程序始终是最新的。
- 文件夹。 将电子邮件地址分组到文件夹中（例如“支持”文件夹中的bugs @，help @和support @），并在需要时限制访问权限。 将相关地址分组到文件夹中，使每个团队都可以在同一平台之外进行操作，同时为不紧密协作的团队减少噪音和消息量。
我们已经看到，即使每天处理数千条消息，团队也使用数百条规则将响应时间缩短一半。
3.一站式管理所有沟通渠道
到目前为止，我们已经讨论了很多有关电子邮件的内容。 但是，客户用于与您的业务联系的其他渠道（例如短信，聊天，Twitter或电话）又如何呢？ 已经出现了专用工具来帮助团队进行管理，但是使用多个孤立的通讯工具会带来其他挑战。 客户需要跨渠道重复问题或提供多次上下文，而您的团队需要在多个平台中进行搜索以整理完整的客户对话历史记录。 通常，在处理来自非传统渠道的请求时，响应能力会受到影响，并且公司会退回给电子邮件。
Front通过将多种渠道类型（例如Twilio SMS，对讲聊天，Twitter，Facebook Messenger等）引入共享的收件箱来解决此问题。 将所有渠道集中在一起，无论您的客户如何联系您，团队都可以轻松快速地与客户联系。 在幕后，您可以像处理电子邮件一样有效地处理来自这些平台的消息：带有规则，分配和注释。 您甚至可以将多种渠道类型分组到一个文件夹中，例如“ Sales”文件夹，其中包含来自sales @电子邮件地址，SMS号码和Smooch应用内聊天的消息。
4.促进透明度
我们在Front的核心价值观之一就是透明度，而我们最喜欢共享收件箱的实际上是他们在您的团队中培养的透明度。 如果您对决策的方式和原因一无所知，那么在大型团队中工作可能会令人沮丧，而如果您不了解正在发生的事情，则管理该团队可能会遇到挑战。 与您的团队共享一个收件箱，使每个人都可以对正在制定的决策有更多的了解，可以互相学习，并对正在完成的工作有鸟瞰图。
这种透明性还可以缓解增长带来的挑战。 在招募新的队友时，您的目标是帮助他们迅速掌握公司的发展情况以及工作的完成方式。 通过授予他们访问团队频道和文件夹的权限，新员工可以立即访问您团队的所有对话历史记录，并在第一天就拥有所需的上下文。
拥有一个共享的收件箱还可以轻松地在整个公司之间共享反馈。 在Front，我们有一个开放的渠道，供我们的客户满意度调查反馈和NPS得分，团队中的任何人都可以阅读，评论或跟进。 我们发现这种共享访问权限可以帮助我们的团队使客户始终保持头脑清醒，并在我们所构建的内容上拥有更多的主人翁感。
5.完成更多工作
借助与Front的所有沟通，您的团队可以利用规则，集成和幕后功能（如评论和共享草稿）来更快地处理消息。 当您可以在一个连接的收件箱中管理所有这些工作流时，无需在平台和应用程序之间切换即可响应客户，更新记录或跟踪反馈。 随着更多信息在整个组织中公开流动并且可以在Front中轻松搜索，您的团队可以更加自信地制定更好，更快的决策。
还记得您的队友上个月发送的惊人的潜在客户电子邮件吗？ 在共享收件箱中，供您参考。 正在旅行，但想知道如何进行公开对话吗？ 只需将他们分配给队友，然后在评论中添加他们需要跟进的任何上下文。 每个人都可以通过与其他人共享对话来学习，并通过有效地管理消息节省团队时间，从而为团队增加更多价值。
我们也知道您的某些工作无法共享，因此Front提供了一个私人对话的空间-您的个人工作空间。 在Front上私下添加您的个人工作电子邮件地址，以与共享的团队信息一起管理您的个人工作。 您可以在一个收件箱环境中无缝管理个人和团队工作，而不必跨两个单独的平台进行优先级排序。 如果您想与队友分享个人电子邮件，只需在评论中@提及他们，即可将其循环到对话中。 他们将无法访问您收件箱的其余部分，而只有您想与他们分享的消息。
6.获得见识
众所周知，电子邮件很难衡量和跟踪。 您的团队每天在收件箱中花费数小时，但那里到底发生了什么？ 您可能想知道：
“他们多快回到客户那里？”
“我们团队最忙的日子和时间是什么？”
“这个特殊问题多久出现一次给客户？”
这些问题的答案要么藏在单独的收件箱中，要么根本无法访问。 如果没有进行大量的调查和可能的自定义数据分析，您将很难找到它们。
这就是为什么我们将功能强大的分析报告为Front的优先原因。 您可以标记消息以跟踪客户的问题或反馈，并生成报告，以查看随着时间的推移出现这些问题的频率。 前台报告还阐明了团队和个人层面的响应时间，消息量以及性能。 掌握了这些数字，您可以测试不同的策略如何影响团队的响应时间，功能发布如何影响反馈量和趋势，或者何时该增长团队。
我们为什么要建设前沿
到目前为止，我们已经与成千上万的客户考虑使用共享的收件箱-也许不足为奇，我们始终从各种客户那里听到相同的主题和痛点。
团队需要快速，直观的工具来提高效率。 经理们希望洞悉团队的状况以及他们如何帮助他们发展。 每个人都希望有满意的客户和协作的工作场所。 电子邮件很痛苦。
我们认为，像Front这样的共享收件箱是解决这些问题并提高工作效率的关键。 如果您准备尝试一下，请尝试一下！
