无论您喜欢与否，会议都是我们日常工作的一部分。 作为一名PM，我的大部分工作涉及安排，运行或每周参加多个会议。 尽管会议通常被认为很麻烦，但我相信会议的价值，并一直在努力提高会议的效率，因此，当我看到Tera Simon在去年费城举行的Digital PM Summit上谈论会议时，我知道我必须参加！
以下是我从西蒙（Simon）的演讲“会议低声说话者”中摘录的内容，以及我自己的技巧，这些技巧可确保您召开尽可能最好的会议。
这可能是显而易见的，但是您应该使用标题清楚表明会议目的。 例如：“ Ecomm Store Iteration Demo”。 这使与会者在查看日历时可以立即知道会议的内容。
日历邀请有一个说明字段，这是有原因的，请使用它！ 描述应包括会议的目标以及与会人员的期望，以便他们可以参加准备的会议。 描述的一个很好的例子是：“迭代演示，开发团队应在此演示中介绍他们完成的工作”。
议程是确保每个人都知道期望的另一种方式。 它可以很简单：
- 已完成作品的演示
- 审查进行中的工作
- 阻滞剂的讨论
- 下一个演示的目标
议程可帮助所有人在会议期间集中精力。 您可以灵活地安排日程，添加或删除项目，但请记住要保持原样。
确保邀请合适的人参加会议，而不是在默认情况下仅将特定团队或项目中的每个人都包括在内。 这样可以确保利益相关者的出席并能够提供他们的意见或反馈，从而使您的会议取得进展并获得预期的结果。
如果要组织会议，请确保提前到达，以便有足够的时间来设置会议室。 以我的经验，设置Google环聊，连接HighFive或拨入GoToMeeting总是花费更多的时间，而且比我想象的要麻烦得多。 您还希望有时间设置您可能正在使用的任何其他技术，例如使用Apple TV进行屏幕共享，以及为会议室准备笔记本，笔和水等。这样，您一定会开始会议准时。
注意与会者的时间，并确保时刻保持时钟。 作为组织者，您有责任确保根据您预定的时间进度。 我使用Google日历的“快速会议”选项。 这会自动将我的会议请求设置为稍短一些，而1小时的会议则改为50分钟，这给与会人员和我自己一个喘息的机会，介于会议和下一次预定的时间之间。 在召开背对背会议的日子里，我尤其感激。
作为组织者，您需要确保尊重会议的议程和目标。 确保对话不会偏离和切线不会接替您是您的工作。 西蒙（Simon）在演讲中提到了“会议劫机者”：利用每个人都在一个房间里讨论不属于会议主题的人。 对您来说重要的是，不要害怕打扰那个人，并说这是以后应该讨论的话题。 不要让自己陷入其中！ 如果这样做，那么您可能会离开会议，但解决了其他人的目标，但没有一个目标。
正如Simon所指出的那样，这是每个人都很难尊重的一个人（包括我自己！），但是却有所作为。
您带多少台笔记本电脑参加会议以做笔记，但最后却检查了Slack，回复了电子邮件甚至浏览了Facebook？
通过要求每个人都抛弃手机和笔记本电脑，它可以确保人们始终专注于正在讨论的内容。 如果有人坚持要随身携带设备，请问他们为什么。 如果要做笔记，建议他们尽可能使用笔记本电脑（正是出于这个原因，我喜欢将备用的笔记本电脑和笔带到我的会议中）。 如果是因为他们需要监视紧急情况，那么您可能需要考虑重新安排会议的时间。 为了使会议取得最佳结果，每个人都需要保持注意力集中。
重要信息，想法和目标应始终来自会议。 太好了–除非所有人在离开房间的那一刻立即被他们忘记了。 这就是确保会议记录正确的关键，这对确保会议成功至关重要。 如果您是组织会议的人，则请其他人做笔记。 如果这不可能，那么不要害羞地告诉您的与会者，您需要花几分钟来记录正在讨论的要点。 会议结束时，一定要告诉参与者会议记录将被共享，然后确保您可以将其共享给所有人。 我喜欢在项目的Basecamp的文本文档中向团队发布笔记，但是您也可以轻松地在Google Doc或Evernote中共享它们。
我喜欢用会议的最后5/10分钟来确定讨论之后的下一步，这样每个人都可以感觉到有一个具体的计划。 知道我的团队已经建立并收到了可以付诸实践的宝贵信息，这是确保成功的最佳方法。
