电子邮件成瘾是真实的。 您可能已经在这里，这里或这里阅读了有关它的信息。 您可能已经经历或正在经历电子邮件成瘾。 症状包括：
- 始终打开/固定电子邮件应用程序或推送通知
- 每天每隔一分钟检查，回复或撰写工作电子邮件
- 使用电子邮件作为您的默认瑞士军械库文件存储列表质量信息通信项目跟踪问题解决调解工具
- 到达收件箱底部时立即落后于电子邮件
为什么这样不好？
做电子邮件感觉像是工作，但电子邮件不起作用。 电子邮件是元工作：任务旨在提高生产力。 但是，电子邮件通常会偷走宝贵的时间。 卡在电子邮件仓鼠轮上会产生负面影响，例如：
- 多巴胺小打使您有生产力，但实际上并不能帮助您完成工作（谢谢，对收件箱零的崇拜！）
- 由于格式的即时性，倾向于紧迫性 （快速反应）而不是重要性（重大影响）
- 发送电子邮件通常会带来更多工作
最后一点很重要 。 我经常发现自己在周末“忙于接收电子邮件”，虽然我感觉自己像生产力， 但周末发送电子邮件的唯一内容就是更多的周末电子邮件 。 同事在周末看到您的电子邮件，进行回复，这样，您会有更多的电子邮件。 这是元工作的恶性循环。
如何在不失去控制的情况下离开仓鼠轮子
我会想念老板的一封重要电子邮件。
有人会在我可以之前回复一个带有想法的大型电子邮件链。
同事们会认为我很懒。
在阅读时，这些恐惧（充实和不充实的恐惧）可能会突然出现。 通过个人经验，我能够安全地离开仓鼠轮，而没有上述恐惧。
请按照5个步骤发送电子邮件给幸福的人（确保您完成所有5个步骤；我所说的很多人都失败了，因为他们只执行了步骤3）。
步骤1：与周围的人一起设定期望
这是第一步也是最关键的一步 ：告诉您的经理，团队成员和其他直接同事，您将只在特定时间检查电子邮件。 这里的关键是确保他们理解即使您没有使用电子邮件，您仍然可以响应并且可以使用 。 为此，我设定了以下期望：
- 我每天只会检查2至3次电子邮件 ，但您仍然应该期望我在24小时内回复大多数电子邮件
- 对于无法等到第二天的任何及时消息，请通过IM与我联系（例如Google Hangouts，Slack，HipChat）
- 紧急情况 ，请致电或发短信给我
这一系列的升级步骤使我周围的每个人都清楚，我仍然可以随时获得帮助。 但是，这些期望要求每个人在试图确定如何最好地联系我时都认真考虑优先事项。
当然，如果您还没有，则必须通过IM或文本进行额外的响应。
步骤2：为成功建立工作环境
此步骤的关键是消除所有进入收件箱兔子孔的诱惑 。 我们的电子邮件应用程序内置了大约一千个触发器， 希望您对其进行冲动检查 。 这是每个人都应立即采取的一些关键措施：
- 关闭手机的电子邮件通知
- 在计算机/浏览器上关闭电子邮件应用
为了进一步确保您为成功做好准备，请尝试以下渐渐强烈的建议和策略：
- 轻度电子邮件成瘾 ：安装应用程序或浏览器扩展程序，使您可以访问某些电子邮件功能（例如撰写电子邮件），而无需向您显示收件箱
- 大量电子邮件成瘾 ：安装应用程序或浏览器扩展程序，这些应用程序或浏览器扩展程序会完全阻止某些网站/应用程序，从而使您难以访问收件箱
- 严重的电子邮件成瘾 ：授权您的同事和同事在您每次在指定时间之外使用电子邮件抓到您时，将您投入一美元放在“电子邮件罐”中（如果一个小组一起对抗成瘾，效果很好）
- 极端电子邮件成瘾 ：购买防震手链并对其编程，以在您访问电子邮件时震惊您（我有一个朋友用它来控制Reddit的成瘾）
随心所欲地发挥创意，随心所欲地扩大规模。 如果您所处的角色是快速响应入站邮件 （例如咨询，销售，客户服务，BD，客户管理），请考虑设置过滤器或其他系统，以从您的噪音中解析出有价值的信号收件箱。
步骤3：腾出一些弹性时间来检查电子邮件
这是显而易见的一步，尽管大多数人都直接跳到了这一步，而没有建立上面的某些系统。
对我来说，一天检查大约2至3次非常有效-您可以根据您的角色，团队或公司的节奏上下调整。 我的三个时隙是：
- 早上有必要的第一时间的时间。 我想至少在第一次见面前一个小时就参加。
- 在时间允许的情况下 ， 可选的中午30分钟 ，最好是在我吃完午饭之后，这样电子邮件就不会接管任何加油站（尽管免费提供食物，但在初创公司吃午餐似乎是一个越来越大的问题！）。
- 在我上次会议之后 ，有必要的时间 。
您可能会注意到，这些是可以按照我的时间表工作的动态块。 有一点点灵活性意味着您不太可能改变习惯，就像节食期间作弊一样。
除了为电子邮件留出时间外，还有一个额外的好处：无论是在晚上在家中还是在床上早上，您都不必在下班时间查看电子邮件。
步骤4：调整电子邮件以检查您的每日能量循环
一旦进入特定时隙的节奏，我发现自己会根据一天中的能量水平来优化每个时隙的有效性。 例如：
- 我是一个早起的人，所以我会在早上的时间段保留大量的回复 ，特别是因为一夜之间让复杂的问题浮现在脑海中通常会带来更好的解决方案。
- 由于可选的日间检查只有30分钟，因此保留了根据主题行，线程长度和抄送组的大小浏览我的收件箱以查找重要线程的权限。 我只打开需要立即关注的线程。
- 在一天的会议之后，如果我精力和注意力的分散程度最低，那么我在最后一个时段内的重点是阅读所有未读的电子邮件，以将它们快速分类/归类为3个类别： A）我需要阅读但不知道的电子邮件无需回复， B）我可以用不超过3个句子快速回复的电子邮件，以及C）我必须撰写较长回复的电子邮件。 在我通读时，存储桶A不需要采取任何其他操作，存储桶B会立即响应，并在充电后第二天早上将存储桶C标记为响应。
当然，总是会有偶尔的电子邮件进入存储桶F（即f * ck存储桶），但是具有强大的系统意味着您可以快速从任何不规则事件中恢复，而无需跳过任何节拍。
步骤5：优化您的电子邮件习惯以提高效率
一旦确定了适合您的节奏和系统，就可以继续提高流程效率，因为最终目标是减少电子邮件的时间（即效率先于效率）。
以下是一些我逐渐开始使用的聪明应用程序和UX的示例：
- 使用键盘快捷键快速批量处理电子邮件（存档，标记为重要，回复）—这对于中午或一天结束时的电子邮件检查非常有用
- 利用滑动，滚动，跳过或嵌套功能可以快速遍历所有线程，而不必为每封邮件返回收件箱
- 只使用我的手机进行中午或一天结束时的电子邮件检查（即使我在办公桌前），因为这样可以避免我输入冗长的回复
可能的步骤0：使用催化剂对抗仓鼠轮的惯性
仓鼠轮子上的动量越多，安全下车的难度就越大。 来自不同方向的大量压力可以用来证明停留在方向盘上的时间更长一点。
为了能够安全地从仓鼠轮上卸下，您可能需要大量的催化剂，例如规定的截止日期，以摆脱日常工作。 对我而言，这是我计划几个月的离网假期的形式。
结果与教训
在几周的实验中养成这些习惯后，为我和我的职业生涯带来了变革性的经历。 更好的电子邮件习惯为我赢得了在工作期间进行优先排序和认真思考的必要空间。 我将要解决问题并以比以前更高的频率和更高的质量获得见解 。
我还发现，即使没有我的输入，也可以很好地解决电子邮件线程问题 。
最重要的是，最令我印象深刻的一课是： 事情根本不像看上去那样紧迫 ，要花很多时间才能看到。
现在想象一下，如果整个团队或组织都适应了这些电子邮件习惯，那将对生产力产生倍增的影响，因为每个人都会生成并响应较少的不必要电子邮件。 一旦这样的事情成为组织的规范，团队就会将每个人的精力集中在更大，更有价值的问题上。
即使您改善了电子邮件习惯也无法解决…
从最基本的角度来看，电子邮件是一种通信方式（尽管是无效和低效的媒介）。 对于通过更好的电子邮件习惯实现的每项好处，这些习惯可能会突出显示许多潜在的组织沟通问题。 我很幸运地加入了一个功能强大的组织，该组织可以安全地从仓鼠轮上着陆。 但是，许多不良的电子邮件习惯可以归因于根本原因，例如：
- 沟通不畅 ：人群之间缺乏共同的词汇，使命或愿景
- 人际关系不佳 ：以逐步解决冲突的文化（例如，循环执行人员以进行备份）
- 会议习惯差 ：不愿意安排时间或没有效率地召开富有成效的会议
- 不良的责任/问责制定义 ：过于束手无策的行为，以确保讨论和响应是“记录中的”
- 不良的文化 ：组织对长期存在，要求信用或进行一般政治活动的容忍度
甚至更好的电子邮件习惯也不能解决上述组织或文化问题，但可以查看并解决潜在问题。
如果您觉得有帮助，请发短信给我。 我很想听听大家对这些对我有用的技术是否对您也有用的信息！
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