如何提高生产力：个人看板指南小小书 XXshu

了解如何使用个人看板系统来控制您的工作

看板在项目管理领域众所周知，由于市场上以看板为中心的工具（例如Zenkit等）的泛滥，它也进入了个人生产力领域。

随着它的流行，它与看板的发明家大野大一在1940年代后期在丰田汽车上执行的严格规则有所偏离。在本文中，我们将探讨看板的产生方式，它如何适应现代工作场所的发展以及如何对其进行调整以使其适合您。

传统看板vs个人看板

传统看板的发明纯粹是为了管理库存水平和控制工厂的生产率。在开发看板之前，工厂依靠“推”系统，在此系统中可以预先预测和计划需求。这样做的麻烦在于，通常几乎无法准确预测需求，而公司会浪费资源并有可能失去销售。

看板营救！传统看板是一种精益计划和交付方法，最常用于汽车制造中。它基于“拉”系统，由此对产品的实际需求会在整个供应链中产生“拉”。因此，生产者可以采取更快的行动来满足需求并更好地管理其库存。

现在，这听起来似乎很抽象，甚至很无聊，而且绝对与您自己的工作无关（除非您制造汽车）。

但是，如果您考虑一下，无论是创作内容，分析人物形象，编写教学计划还是拍摄电影，我们都会在工作中有所作为。我们每个人都有要遵循的过程以及要达到的最终目标或结果。

个人看板受看板系统的启发，但并非完全相同（感谢天哪）。个人看板只是一个可用于管理待办事项的系统。传统看板所采用的是“卡”，“箱”和“板”的概念。

个人看板如何工作

个人看板出现的时间不长。这个概念是由生产力专家Jim Benson和Tonianne DeMaria Barry在他们的《 个人看板：制图工作》中提出的。 导航生活 ，2011年出版。

个人看板有两个核心原则：

可视化您的工作
限制“进行中的工作”

可视化您的工作

根据作者的说法，

“可视化工作使我们能够将概念性和威胁性工作负载转换为可操作的，上下文相关的流程。（我们看到我们在做什么。）”

这意味着您应该能够随时查看您的工作量，并一目了然地了解下一步需要做什么。还应该有其他视觉提示来帮助您确定任务和截止日期的优先级，并且应该易于重新组织，编辑或添加。以这种方式可视化工作可帮助您集中精力处理任务，并随时间轻松跟踪进度。

限制您的工作

“限制正在进行的工作有助于我们完成起步并了解我们选择的价值。（我们所能完成的工作超出了我们的能力，要明智地选择工作！）”

这是使看板在其他个人任务管理系统中脱颖而出的领域。进行中的工作限制只是在一定时间内可以处理的任务数的限制。您可以定义自己的在制品限额。通过以这种方式限制进行中的工作，可以避免多任务处理的陷阱。看板通过强制您优先处理优先级并仅关注少量任务来帮助您管理工作流程。这样可确保在执行其他任何操作之前，已完成最高优先级的任务。

设置看板

因此，既然我们知道个人看板的工作原理，现在该深入探讨其工作方式了。

设置看板很容易。您可以使用任何东西，从贴在便条纸上的墙壁到具有看板功能的应用程序或软件（您永远都不会猜到我们推荐哪个应用程序！）。您可以通过以下方法在Zenkit中使用它：

创建一个新集合并打开看板视图。创建三个列表或列，分别称为“待办事项”，“正在执行”和“完成”。
在“待办事项”列表上为每个任务创建一个项目，然后添加您可能需要的任何其他视觉辅助工具。显示优先级的标签就是一个很好的例子。
设置一个任意数字作为您的在制品限制，比如说5个任务（您可以随时适应系统进行调整）。当您开始处理任务时，将其移至“正在执行”列表中。确保您不要超过在制品限制中设置的项目数。
任务完成后，将其拖到“完成”列表中，然后将另一个任务从“待办事项”移至“正在执行”。恭喜，您现在是个人看板专家！

您可能已经注意到，您实际上不需要在步骤1上做任何事情。这是因为我们非常相信个人看板，因此在Zenkit中将其设置为默认值！

为什么个人看板有效

“待办事项”列表可帮助您了解自己的工作量，并且是放下那些轻描淡写的想法的好地方。它可以帮助您评估项目是否需要更多时间或人力，或者您是否应该开始多说“不”。

“执行”列表是看板委员会的工作重点。它永远不应包含太多项目，因为如果您开始让任务超载，它将破坏整个系统。理想情况下，它将包含一个主要任务，然后包含一个或两个较小的任务，这些任务可以与该主要任务同时完成或作为补充。如果您开始向“执行”中添加太多任务，那么您可能无法管理多少工作并落入多任务陷阱中可能是不现实的。如前所述，限制“执行”任务会迫使您集中精力。

“完成”列几乎不需要解释。将项目移到“完成”是一种非常令人满意的感觉。另外，看到您已完成的任务集合使您有动力继续前进。

为您制作个人看板

因此，现在您已经掌握了基础知识，该开始进行定制了。毕竟，“一刀切”的东西很少真正适合所有人！

由于个人看板的规则非常简单-请密切注意工作量，不要一次做太多事情-更改它以适应您的工作风格或情况真的很容易。您可以对个人看板进行一些调整：

不同的在制品限制

并非所有任务都花费相同的时间，因此对任务数设置wip限制是相当随意的。设置在制品限制的一种更有效的方法是限制您花费在任务上的时间 。在Zenkit中，您可以使用一个数字字段，其中包含完成任务所需的估计时间，并且可以使用列表顶部的聚合标志来显示特定列表中项目的总小时数。

添加更多列表

尤其是在团队中工作时，任务所经历的阶段可能会有所不同或更细化。在开发集合中添加“要验证”列表将有助于在将错误修复程序加载到实时版本之前检查其有效性。当项目围绕写作或博客撰写时，“要编辑”或“保留”列表将很有帮助。

使其成为矩阵

在Zenkit中，您可以使用我们的2D看板功能查看列表和行以建立矩阵。您可以建立自己的艾森豪威尔矩阵，在一个轴上按重要性对任务进行排序，而在另一个轴上按紧急度对任务进行排序。如果您在团队中工作，则可以按团队成员对进度进行排序，以便对每个团队成员的工作有一个全面的了解，并查看是否有人在挣扎。

连连看

与Pomodoro技术，时间限制或GTD等其他生产力系统相匹配也非常容易。

所以你有它！尽管个人看板听起来像是一堆生产力的术语，但实际上它是一个非常简单，灵活的系统，可以在任何地方为任何人使用。

您如何保持生产力？给我们留下评论，或通过您自己的个人生产力系统发送电子邮件至hello@zenkit.com。只想给我们一些有关我们如何处理博客的反馈？填写我们的博客反馈表🙂

干杯，

Siobhan和Zenkit团队