由于有许多人在外面，我正在使用“个人看板”来组织和交付在我的日常生活中发生的任务。 这对我来说一直很好。 但是，当我用David Allen的“完成工作”构想和Web自动化服务的超能力增强了我的Personal Kanban方法后，真正的好处就显现了。
如果您想在实现目标的同时提高“个人工作量”，而又不会感到压力引起工作压力，并且不介意安排工作和使用数字助手，那么您可能会发现这篇文章值得一读。
通过这篇博客文章，我无意为您提供有关如何更改您的个人看板的详细说明。 此外，这对如何使您的个人看板方法有点顺风车有所启发，帮助您更加专注和减轻压力。
每当您从第一个“个人看板”板开始时，您很可能将具有“待办事项”，“进行中”和“完成”列。 虽然这是一个很好的起点，但很快就会导致在同一列中排列非常不同的任务的情况。 例如，一项任务可能是“打电话给迈耶先生讨论任命事宜”，另一项任务是“与管理小组准备工作坊”和“与朋友一起买杂货共进晚餐”。
尽管这看起来简单而合理，但是在实践中，这很容易在这些不同类型的任务之间创建详尽的上下文切换，从而限制了可能的完成率。 您过去可能也曾经历过。 很难完成一项任务并流畅地进行下一项任务。 这通常会导致您开始重新安排“待办事项”以找到适合您当前情绪和情况的合适任务。 这会花费时间和精力，并破坏了宝贵的流动状态。 我经历了所有这些。 一开始，我无法完全阻止我。 然后我意识到，在同一“待办事项”中，伴随这些不同类型任务的上下文切换使得使用我的“个人看板”板的这种过度简化的版本变得不切实际。
考虑到看板练习，我知道让自己的作品清晰可见将有助于我实现目标。 因此，我并没有轻易放弃Personal Kanban。 前段时间，我重新阅读了David Allen的经典著作《 Getting Things Done》，并尝试将“ Getting Things Done”和Personal Kanban的核心思想结合起来。 结果大大改善了我的生活质量。 有了《做起来的事情》（GTD）和《个人看板》，淹没了我的工作量已不堪重负。
我不会全面解释“完成工作”的想法。 如果您有兴趣，请随时阅读本书的最新版本。 但是，在这篇文章中，我将选择一些“完成工作”的核心概念，并简要地解释它们，以将它们连接到Personal Kanban。
大卫·艾伦（David Allen）声称，为了不被工作困扰，您必须实现“像水一样的头脑”。 这意味着您不应该一直考虑所有任务。 要实现“像水一样的头脑”状态，必须明确记录每个工作项-为了“减轻”大脑的压力，避免不断提醒您有关这些工作项的信息。 这对于其他人为您创建的工作和您自己创建的工作都是正确的。 每当您“查找”任何类型的工作时，都应立即输入一个收件箱，稍后将通过该收件箱进行整理。
除了为您的所有传入工作提供一个入口点之外，David Allen还建议根据它们的执行相似性将您的传入任务聚类。 从上面的例子来看，这意味着要有一个集群，例如电话，写电子邮件和购买食品。 实际上，这使您随时可以在一个集群中处理所有任务，更加轻松。 这样就避免了上下文切换，并改善了工作流程，因为您不必搜索要执行的下一个动作。
大卫·艾伦（David Allen）提醒我们注意两分钟规则，该规则规定，如果完成特定任务所需的时间少于两分钟，则应直接关闭“输入队列”中的每个任务。 每个可能需要更长时间的任务都应移至命名的“存储桶”或集群中。
落入“输入队列”中且当前不在您关注的任务将移至“某天可能”“存储桶”。 艾伦（Allen）区分项目（例如举办大型生日聚会）和任务（例如购买汽水）。 项目需要进一步的“分解”来交付。 在板上，您可以使用颜色指示来指示需要进一步细分或澄清的工作项目。 如果您希望使用“个人看板”来确定流程状态，那么董事会上的每项任务都需要做一件事：您需要定义下一个有形步骤才能完成此工作项。 如果您不知道下一步，请立即将任务移至“存储桶”，以提醒您在有时间和氛围的情况下进行分解。
为了保持工作的最新状态，David Allen建议每周进行一次自我检查，以获取“清晰，最新和富有创造力”。 从根本上讲，这意味着您可以通过写下来将您的脑海中的所有任务记下来，检查已记录下来的任务的有效性，并删除不再需要的工作项。
您可能已经看到了前进的方向。 在许多业务应用程序中，我们已经拥有了类似David Allen建议的通道（输入队列，故障，等待，完成）。 因此，我们也将其简单地用于我们的个人看板。 以我当前的“个人看板”董事会为例（由于我正在根据不断变化的需求调整董事会，因此知道它会随着时间而变化）。
正如我之前说过的，我想到或别人想到的每一个想法和每一项任务都落在我的输入队列中。 我每天至少排序一次此队列。 我可以在不到两分钟的时间内完成的任务会立即完成，其余的将得到排序。 必须强调的是，我第一次接触每个工作项目时都要做出决定。 我避免多次触摸输入队列中的工作项。 这就是为什么列“不会做”和“立即完成”如此接近“输入队列”的原因。 这样可以更轻松地对输入队列进行快速排序。 这也清楚地表明，即使是分类工作也需要特别关注。 这就是为什么我不总是这样做，而是每天至少一次。
我以每天五分钟的入住时间开始自己的一天，在那里我设定了一天的目标并抓紧了一些需要我立即注意的任务。 在那之后，我就做我的正常工作。 这里没什么特别的。 我准备并参加研讨会和会议，在办公桌前准备即将进行的工作，并时不时写一封电子邮件。 您会看到这些活动中的每一个在我的个人看板板上都有自己的专栏。 因此，当我完成工作时，我只会在适合我的心情和情况的特定列中查看等待的任务。 我确保您可以减少上下文切换并提高个人吞吐量。
我可以向您保证，起初我记下我想到或别人提出的每一个想法，电子邮件和任务似乎很荒谬。 但是，事实并非如此。 在自动化的一点帮助下，我完成了此任务。 我没有立即自动化整个工作流程-自动化是一个反复的过程。 您将了解随着时间的流逝，通过个人看板委员会改善工作流程的自动化可能值得考虑。
我的第一次自动化活动旨在收集新任务。 让我简要地向您展示一些有关如何自动执行几乎所有任务收集的示例：
我使用的工具： Siri，Amazon回声，谷歌电子邮件帐户，IFTTT，Zapier和LeanKit
抓住所有想法
每当我在旅途中想到一个想法或一项任务时，我只要让Siri提醒我这个想法即可。 Siri将这个想法添加到我的iOS提醒中，这些提醒被IFTTT提取并转换为电子邮件，并发送至我的收件箱。 然后，使用Zapier将收件箱中的每个新项目转移到我的LeanKit输入队列中。 当我在家时，Amazon echo添加的待办事项列表条目也会发生同样的情况。
使用IFTTT的Do Note App，无论何时我不想与Siri交谈时，我都可以从锁定屏幕上迅速收集到我想到的任何想法。
为了避免电子邮件收件箱泛滥，我还自动删除了电子邮件。 每当源自电子邮件的任务在“个人看板”板上移动到“完成”时，该电子邮件也会在我的收件箱中被删除。 Zapier再次完成了此操作。
是否想稍后再阅读网络上的内容？
每当我在网络上浏览时，只要发现似乎值得阅读的文章，我都会以类似的方式进行处理。 使用Zapier，我只需将URL推送到我的LeanKit输入队列。
随时花时间深入研究IFTTT和Zapier的可能性。 一篇文章不可能涵盖所有疯狂的“食谱”以使您的日常生活自动化。 但是，我可以向您保证，它对我来说非常有效。 由于自动化，我将我的个人看板板作为我的唯一工作来源。
处理重复任务很容易。 您可以再次使用IFTTT。 选择一个重复的日期和时间，IFTTT例如向您发送一封电子邮件提醒，其中包含有关您重复任务的详细清单，然后将其再次转移到您的输入队列中。
每周检查一次，每周一次。 每个星期五下午我都会有一个日历阻止器，以使之清晰，最新且富有创造力。 实际上，例程比这更详细。 不要忘了评论的一个要素，我有一个经常性的电子邮件提醒，它解释了我想要检查的内容，以便在整周的工作中保持积极的态度。 此清单的一个元素是仔细查看未移动七天或更长时间的任务。 LeanKit提供了一个整洁的过滤器，使您一眼就能看到这些任务，从而有助于确定哪些任务可能不再值得了。
个人看板就是看板，而看板则是关于流程的。 因此，我还使用每周检查来检查我是否仍处于平衡状态或需求是否超出了我的水平。 我只是使用LeanKit指标来检查哪些通道填充得比清除通道快。 如果我发现流程受到干扰或交货时间开始增加，那么我将定义特定的进行中（WIP）限制以支持健康的平衡并恢复流程。
如您所见，Personal Kanban，David Allen的“ Getting Things Done”和自动化组成了一个完美的团队。 它们共同帮助您像水一样实现您的想法，增加吞吐量并减少负面上下文切换。 当您知道个人看板板包含了您的所有任务时，很多压力和压力就会消失。 您会感到放心，您可以更好地专注于工作或休闲活动。
