在Creative Market，我们经常使用Asana。 从计划团队旅行到管理设计和开发工作，这是我们所做工作的核心枢纽。 无论是谁做的，或他们在做什么，我们都将其放在Asana中。
Asana是一个真正强大的工具，但是却带来了复杂性。 我最近注意到，Asana庞大的功能集可能会吓倒我们团队中的许多成员，并对如何执行某些动作感到困惑。 我开始写一些内部技巧，但认为其他产品团队也可能会觉得有用。
您可能已经了解这些功能，但是以防万一，这里有一些使您充分利用Asana的快速提示。
- 每天检查您的收件箱： “收件箱”标签是您的朋友。 它可以让您掌握最近发生的所有重要事件。 确保每天至少检查一次，以免被赶上。
- 存档旧项目：项目混乱是导致团队中的人们在提拔Asana时完全不知所措的最大原因。 存档所有未在积极处理的旧项目，并使其目标尽可能保持项目清单的清洁。
- 私人项目：保持项目清单整洁的另一种好方法是在私人项目中组织自己的个人工作。 我在私人项目中进行了很多混乱的头脑风暴，并且我爱我不必担心它会给我团队的其他成员造成混乱。 需要进行协作时，您可以清理混乱并将其迁移到公共项目。
- 使用团队：我们过去常常将所有项目归入一个大团队，但是随着我们的员工人数的增加，这种情况很快就中断了。 通过在Asana内部建立不同的团队，我们为每个人提供了一种简单的方法来专注于与他们相关的项目。
- 永远不要让人们挖掘评论来完成任务：如果您正在运行一个项目，确保所有任务描述保持最新是您的工作。 这听起来很小，但是对此懒惰会带来灾难性的后果。 有人接任务时，他们应该能够阅读说明并开始工作。 如果任务的性质在描述下方的五十条注释中发生了根本性的变化，而这些更改永远不会对描述造成影响，则您的团队将浪费时间和金钱来做错误的事情，以正确的方式重做，然后召开会议关于为什么一切都出错了。 避免麻烦，并始终通过关键更改来更新任务描述。
让我们从基础开始。 通过Asana，您可以将任务组织到不同的项目中，但是即使在单个项目中，任务列表也可能不堪重负且难以筛选。 抢救节！
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当我刚开始使用Asana时，我看到其他人正在使用部分，但是我一生都无法弄清楚他们的工作方式。 找到这很棘手！
事实证明，您必须将鼠标悬停在任务列表上方的区域上才能看到“添加部分”按钮。 拥有一个直到您将鼠标悬停在该按钮上才出现的按钮，这真是太奇怪了，但这就是它的工作原理！ ¯\ _（ツ）_ /¯
温馨提示：快捷键
我每天都在Asana中使用板块，但是我从不单击上方屏幕快照中的按钮。 创建部分更快的方法就是简单地用冒号结束任务名称。 它将自动变成一个部分！
如果您的团队像我们一样，那么您就有100万个项目在浮动，那么就很难迅速找到您本周要关注的三个或四个项目。 消除混乱并只关注您关心的项目的最佳方法就是列出收藏夹。
为此，只需单击项目标题附近的小星星。 您的收藏夹列表应显示在左侧边栏的顶部。
在大多数情况下，无论您是在列表中还是在木板中，在Asana中移动任务的最简单方法就是简单地单击并拖动它们。 但是，当您有一个包含许多任务，列或节的复杂项目时，这将变得困难而乏味。
在这种情况下，使用任务左上方项目名称旁边的小下拉菜单会更加轻松快捷。 只需选择所需的列或部分，任务就会更改项目中的位置。
一些任务需要由从事不同项目的不同团队中的多个人跟踪。 但是，这样的任务应该住在哪里？ 这里要避免的事情是在多个项目中创建任务的重复项，然后尝试手动保持同步。 废话 幸好。 Asana允许您使一个任务出现在多个项目中。
在任务顶部的项目区域中，您可以查看任务当前在哪些项目中，并使用右侧的图标添加/删除项目。 这样，您既可以将一个任务添加到多个项目中，又可以轻松地将一个任务移出一个项目并移至另一个项目。
使用颜色可以快速简便地在Asana的很多地方发现对您重要的项目。 例如，在木板视图中，将鼠标悬停在顶部的小彩色条上，可以快速查看任务在哪个项目中。
不要尝试使用随机颜色，而应尝试在公司中开发系统。 您可以将所有增长团队项目设置为绿色，将客户支持项目设置为蓝色，从而为每个团队提供快速视觉参考，以帮助他们在繁忙的董事会或包含多个项目的任务的列表中应注意的任务。
乍一看，Asana仅允许您设置截止日期，这无助于您跟踪任务从开始到结束需要多长时间。 为此，您需要使用另一个几乎隐藏的功能：开始日期！
在任务上设置到期日时，底部有一个很小的文本链接，您可以在其中添加开始日期。
请注意，在上面的屏幕截图中，您还可以设置特定的到期时间。
温馨提示：时间轴视图
在所有任务上使用开始日期将使您能够利用Asana出色的新时间轴视图，该视图基本上是甘特图的版本（如果您的卡纸还多，则还有标准的日历视图）。
在创意市场上，我们经常使用Asana以及其他甘特图工具。 这项新功能使我们可以将项目计划整合到单个应用程序中，这更好得多！
我直到最近才意识到Asana可以做到这一点！ 在上一节技巧中看到的同一小部分UI中，有一些控件可用于设置重复任务。
任务可以根据需要重复执行：每天，每周，每月或每年。 您甚至可以将任务设置为在上次完成后的一定天数内再次重复。
我们通常有一些前端任务，这些任务取决于先前的后端工作才能完成。 通过将任务标记为相互依赖，Asana可以使我们轻松地与所有相关人员进行交流。
要添加依赖项，请单击任务顶部带有三个点的图标，然后选择“标记为依赖于…”。
这里要注意的一件有趣的事情是，依赖关系只能以一种方式发生。 您不能抓住两个任务并将它们标记为相互依赖。
任务底部的注释和文件部分可能会变得凌乱。 在一些人参与讨论后，它会迅速隐藏您希望分配给任务的人查看的重要内容，例如屏幕截图或comp。 为防止这种情况，请单击注释或文件上的小下拉菜单，然后选择“固定到顶部”。
现在，无论评论中的对话进行得多么深入，该文件都不会被掩埋。
我把最好的留在了最后。 自定义字段很容易成为Asana最强大的功能之一，因为它们使您可以添加Asana希望拥有的所有内容。
例如，在创意市场中，我们使用故事点。 将每个项目分解为用户故事，并根据故事的复杂性为每个故事分配一定数量的点。 问题：Asana没有积分功能！ 自定义字段进行救援。
要创建新的自定义字段，请单击项目名称旁边的小下拉列表，然后选择“管理自定义字段…”。自定义字段可以采用以下三种格式之一：文本，数字或下拉列表。
对于我们的积分示例，我们使用数字作为类型，这将输入限制为仅数字。 再举一个例子，我们的团队经常在AB测试中使用“状态”自定义字段。 我们将该字段设置为充满自定义状态的下拉列表，使从事该测试的任何人都可以轻松查看它是否正在开发中，准备就绪，正在运行，当前正在运行等。
小心使用
Asana中的每个项目都可以有其自己的自定义字段集，但是可以选择在其他任何项目上重用这些字段。 在没有任何形式的协调或约束的情况下，我们很快在自己的自定义领域中发现了很多重复和混乱的地方。 以尽可能少的自定义字段为目标，并从其他团队那里获得有关如何构造这些自定义字段以使其尽可能通用的目标。
在公司历史的不同时期，Asana一直是我们项目流程中最好的和最糟糕的部分，每个结果都基于我们的使用方式，而不是工具本身。 无论您是使用Asana，Trello，Jira还是挂在会议室中的白板，都不要指望能够依靠当前的工具并重新使用另一种工具来解决所有项目管理问题。 我保证，您会遇到麻烦！ 相反，创建一个系统，教大家使用它，收集反馈，并在不起作用的部分进行迭代。
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